在外部行政行为发生时，管理者需要及时做出应对和反应，以减轻可能的影响并维护组织利益。以下是一些建议：
及时了解情况：管理者需要保持与外部环境的密切联系，及时获取外部行政行为的信息和影响，可以通过与部门、行业组织、律师团队等建立联系渠道来做到这一点。
分析影响：对外部行政行为对组织的影响进行深入分析，评估可能的风险和机遇，制定相应的对策和计划。
沟通与协调：与相关部门、利益相关方进行充分沟通和协调，共同应对外部行政行为可能带来的挑战，形成统一战线。
制定行动计划：根据情况制定具体的行动计划，明确应对策略、责任人和时间表，确保行动的迅速和有序。
风险管理：加强风险管理，建立健全的风险评估和控制机制，及时调整组织结构和业务流程，以降低外部行政行为可能带来的风险。
案例说明：某企业因未及时应对外部行政行为导致被处以高额罚款，后经过公司内部调整和改进，建立了更加完善的风险管理机制，避免了类似情况的再次发生。
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