兰台纵横 网络环境下档案资源的管理和利用 文／王连荣 在信息网络化的时代背景下，传统的实体档案管理服务 方式已不能满足档案管理服务体系的需要。以快捷、简单的 途径提供或获取所需的信息资料，是当今社会的客观要求。 在现代网络环境下，如何将网络技术应用于档案管理方式中， 做好档案资源管理工作，已成为新形势下档案工作者需要思 考和解决的问题。 一、网络技术促进档案资源工作的发展 ｌ＿网络技术为档案管理提供了新的手段。随着科学技术 的不断发展和进步，档案工作已经由纸张、文字、图片、缩 微打印、手工操作整理等为主体的传统技术手段，逐步发展 到以计算机、光盘、网络、人工智能、多媒体等为主体的现 代技术阶段。现代科学技术展示了集成性、超文本链接的选 取性、大容量储存的丰富性、高速传输的便捷性、人机交互 的操作性和超时空交流的共享性等鲜明特点，形成了强大的 技术优势，为提高档案质量和服务效益提供了强大的技术支 撑。 ２．网络技术改变了档案内容的形态。档案不再仅仅依托 于传统纸质载体，更多地是通过计算机、网络传递信息，而 且现代的多媒体技术、录像及其摄影技术，将档案这一抽象 概念变得更加形象和生动。如数字档案馆、虚拟档案馆的出现， 档案网站的开通等，借助网络的方便性、快捷性和连续性， 突破了传统档案管理的局限，为宣传档案工作、扩大档案开 放力度以及实施爱国主义教育，开辟了新的渠道和空间。 ３．网络技术创造了多样化的利用服务。档案资源服务通 过信息网络，利用计算机采用复合分组，构建资源丰富、功 能齐全的档案目录检索数据库。从大量的资料中，通过目录 检索查询相关的档案信息，能够快捷地找到所需的资料，大 大提高了利用的效率和质量。如在人才交流市场中心，招聘 单位或就业人员只需通过网络就能立刻获取所需的信息资料， 在方便、快捷地获取所需信息的同时节约了社会成本。 二、利用网络技术，为档案资源工作服务 １．加强信息的组织。网络环境下档案利用己实现了走出 思想封闭、重藏轻用、求稳怕乱的思想误区。档案管理必须 进行数字化建设，实现档案信息网络的标准化运行。具体包 括档案全宗数据库、案卷目录数据库、卷内文件目录数据库、 ５８ 电子文件全文数据库、档案编研材料数据库、收发文管理数 据库等。统一数据格式的标准，是档案信息网络管理服务的 基础，也是实现网络档案资源高度共享的基础。 ２．加强知识和信息管理。网络环境下档案资源管理是一 种知识的管理，有别于传统的档案管理工作。档案信息资源 以数据库、信息库的形式出现，除纸质外，网络档案信息还 采用文本、图形、图像、音频、视频信息等多媒体技术。因而， 在网络环境条件下，档案管理的对象会更加多样化，管理方 法更加智能化，管理的范围更加扩大化，与知识管理、信息 管理更加融洽地结合在一起。 ３．提高档案工作人员的综合素质。档案工作是一门专业 性很强的工作，由于档案时空跨度大，涉及各个学科领域， 种类和载体呈现多样性，管理技术复杂，管理方法不断变化等， 所以，对档案工作售货员在业务知识、科学技术以及管理操 作能力等方面要求较高。首先，档案工作人员要通过继续教 育获取专业理论基础知识，多途径、多方面参加培训和更新 计算机及网络通讯方面的知识；其次，档案工作人员需具备 较高的英语水平；再次，档案工作人员还应具备整理网络环 境下档案信息的能力等。 ４．加强档案资源的共建与共享。网络技术的发展日新月 异，资源共建应做到优势互补、互利互惠，才能发挥整体的 优势。只有通过开发数字化资源，充分利用网络技术，才能 使资源达到共建与共享。档案资源管理工作通过链接，将档 案信息组织成网状结构，通过网络进行实时传递和交换，达 到档案资源网络共享，成为学习、交流、研究、创新、展示 与评价的平台。 ５．加强网络安全保密管理。对于一个开放应用的网络系 统，受攻击的可能性是与生俱来的，如“黑客”蓄意入侵窃 密、计算机病毒等。我们应当高度重视网络中档案信息管理 的安全性。计算机网络安全技术手段日臻完善，如防火墙技 术、身份验证和文档加密手段等，为档案网络信息安全提供 了相应保障。要建立健全规章制度，树立高度的安全责任感， 在工作实践中积极探索破解档案信息管理安全难题。 （作者单位：长白朝鲜族自治县档案局）
