行政部管理工作手册

狮城怡安（上海）物业管理有限公司

行 政 部

管 理 工 作 手 册

（符合ISO9001∶2000标准要求）

文件编号∶MPS-X1

版本∶C/0

编制∶文件编委会

审核∶

批准∶

分发号∶

受控状态∶

2002.03.29发布 2002.04.20执行

MPS SHANGHAI CO ., LTD

狮城 怡安 修改页

MPS—Z2—02

第 1 页 共 1页

版本/状态：C/0

NO： 章节 修改摘要 修改人 审核人 核准人 版次 实施日期

狮城 怡安 文件目录

版本/状态：C/0

序号 1 2 3 4 5 6 7

名称

MPS—X1 第 1 页 共 1页

编号

行政部岗位职责和入职要求 行政部检查与考评办法 物品贮存规定

MPS—X1—01 MPS—X1—02 MPS—X1—03

名片、图书、职员证管理操作规程 MPS—X1—04 档案管理标准及操作规程 工作、服务计划控制规定 员工服装管理规定

MPS—X1—05 MPS—X1—06 MPS—X1—07

-

狮城 怡安 记录目录

MPS—X2

第 1 页 共 2页

版本/状态：C/0

序号 名称 编号

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

外来文件清单 签到表

MPS—X2—01

MPS—X2—02

合格供应商名录 供应商评定表 供应商业绩复评表

MPS—X2—03

MPS—X2—04

MPS—X2—05 MPS—X2—06 MPS—X2—07 MPS—X2—08 MPS—X2—09 MPS—X2—10 MPS—X2—11 MPS—X2—12 MPS—X2—13

月请购计划表 批量采购订货单

急需物品采购单 物品进出登记帐本 物品验证记录表 物品标识卡 领物单

备忘录

物业项目管理处周工作安排表 MPS—X2—14 部门工作月总结 部门工作年总结

MPS—X2—15

MPS—X2—16 MPS—X2—17 MPS—X2—18 MPS—X2—19

狮城怡安年度工作计划

狮城怡安物业年度工作总结 行政部职员考评表

狮城 怡安 记录目录

MPS—X2

第 2 页 共 2页

版本/状态：C/0

20 员工服装发放登记卡 MPS—X2—20 21 图书目录 MPS—X2—21 22

档案销毁申请表 MPS—X2—22

23 图书借阅登记表 MPS—X2—23 24 部门月工作计划 MPS—X2—24 25 收文簿 MPS—X2—25 26 发文簿 MPS—X2—26 27 行政部经理、主管考评表 MPS—X2—27

狮城 怡安 行政部岗位职责和入职要求

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版本/状态：C/0 第 1 页 共 7 页

一． 岗位职责 1． 行政部职责与权限

1） 负责审核、处理公司内部文书、传真及对外文书、传真等往来文件并归档。 2） 负责法律、法规、等外来文件的收集、管理、归档。 3） 负责公司报刊、杂志的订购、管理。 4） 负责公司合同的整理、归档等管理工作。

5） 制定公司内部规章管理规定，并监督执行，不断根据公司实际情况予以完

善。

6） 负责公司车辆的调度、保养等管理工作。

7） 负责公司及各部门的工作计划、总结的备案、管理。 8） 负责对外联络和对内协调工作。

9） 负责公司会务工作，包括会议安排，会场布置、会场服务等。 10） 负责制定公司员工考勤制度，并负责总部员工的日常考勤。 11） 负责公司固定资产及办公用品的实物管理。

12） 负责公司各类物品的采购事宜，并做好仓库物品和员工职员证、服装、照

片等工作。

13） 负责保险及勤务工作。

14） 办理公司的各类资质证书的年检等工作。

15） 负责公司所有管辖区内最终客户信息、资料的收集、整理。

狮城 怡安 行政部岗位职责和入职要求

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16） 协助总经理处理各类事物的文件。 17） 完成上级领导交给的其他工作。 2． 行政部经理岗位职责

1） 认真贯彻落实公司质量方针和目标，按照质量体系要求，确保本部门工作符

合质量要求。

2） 制定公司行政管理规定，并监督执行。 3） 指导公司的文书处理及其他行政工作。 4） 审核、处理公司对外文书、传真。

5） 审核、修改公司总结、计划等综合性文件。 6） 负责公司内部事物的协调。

7） 管理公司车辆并做好调度、保养等工作。 8） 审核公司采购物品。

9） 处理与机关部门的沟通、协调事宜。 10） 负责公司各项保险事宜。

11） 协助总经理处理各类事物的文件。 12） 完成总经理交办的其他事宜。

3． 行政主管岗位职责

1） 学习和掌握国家的法规和,为贯彻落实公司质量方针、目标，按照

狮城 怡安 行政部岗位职责和入职要求

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质量体系运行要求，开展调查研究努力掌握第一手资料，协助行政经理为总经理的工作决策提供可靠的依据。 2） 做好与各职能部门的联系沟通工作。

3） 协助企业发展部做好企业内部员工活动的组织工作，内部刊物的编辑工作。 4） 负责公司报刊、杂志的订阅工作，并管理好公司图书室。 5） 负责物业管理法律、法规的收集工作并分类归档。 6） 负责办公室日常的行政管理工作。

7） 负责做好上级领导及部门人员等来宾的接待，并负责参观活动的安排。 8） 负责公司大型会议的组织工作。 9） 指导全公司的文书处理及其他行政工作。 10） 负责公司的合同管理工作。

11） 制定公司内部规章管理制度，并监督执行，同时根据公司实际情况不断予

以完善。

12） 负责公司及各部门的工作计划、总结的备案、管理。 13） 完成本部门员工的管理教育工作。 14） 完成领导交办的其他工作。

4． 前台接待员岗位职责

1） 2） 3） 4） 5）

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负责公司电话总机的话务工作，执行并监督其他部门执行“电话管理规定”。 负责公司管理层的话务工作。

收发公司所有传真，并复印、登记、存档。 收集公司每天的来信来件，并整理分发。

负责公司办事人员的接待工作，及时与公司有关人员联络、接口。

6） 7）

负责公司文书、传真的运转工作。

负责传真机的使用、维护和保养。有故障时，若自己不能排除，应及时报修，并做好维修记录。

8） 9） 10） 11）

负责办公用品的采购、领用及管理。 订购办公室饮用水并按月报销。 收集各部门的快递单并按月报销。

按照通知应聘人员的时间接待应聘者，让其填写“应聘人员登记表”并通知人事经理进行面试。

12） 13） 14）

负责公司电、水、空调、门的管理。 员工考勤的记录和上报。

完成总经理和行政部经理交办的其他工作。

5． 文员岗位职责 1）

负责公司所有文件和资料的发放、归档和管理工作。

狮城 怡安 行政部岗位职责和入职要求

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2） 3） 4）

负责来往文件的收发、登记、传阅、催办、立卷、归档、保管工作。 负责公司及行政部文书整理和归档工作。

负责公司文件的打印工作，对于打印的文件，要编写目录、登记，打印文件要既快又准。

5） 6） 7） 8） 9） 10） 11）

负责公司的勤务保障工作，如餐饮、通讯、卫生等工作。 负责公司的名片印制工作。

负责会务工作，做好会议通知、会场服务等工作。

负责法律、法规、等外来文件的收集、管理和归档。 负责公司的服装的管理，包括入库、清点、分发、管理。 负责公司工程劳务用品月计划申购。 完成经理交办的其他工作

7． 采购员岗位职责

1） 认真贯彻落实质量方针目标，按照质量体系运行要求，确保本部门工作符合质量要求。

2） 每月底公司进行申购用品汇总，并作出下月需购物品计划，交给经理及财务部会审后，交副总经理、总经理批准执行。

3） 4） 5）

统一确定每个物业项目所需用的物品。

联系各个供应商与供货厂家，选择各物品的品牌，并确定其价格。 负责对供应商供货能力的评审。

狮城 怡安 行政部岗位职责和入职要求

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6） 7）

对各物业项目所申请物品进行记录，并作好存档。

作好公司采购归口管理工作，按《月采购计划》制定的《批量采购订货单》实施公司物品和劳务的采购管理工作。

8）

对物品进行质量验收，确保货真价时。负责对不合格物品清退，调换及处理。

8．0 总经理司机岗位职责 1） 2） 3）

二． 入职要求 1．

行政部经理

大学学历，30—40岁，三年以上企业内部管理经验。熟悉行政管理，较强的人际沟通和协调能力，并有对外谈判和处理应急事务的能力。

2． 行政部主管

大专以上学历，三年以上工作经验，英语CET四级以上。熟悉国家有关的行律法规，具有良好的协调能力、综合能力、较强的工作责任心和敬业精神。

负责总经理的用车，保证做到随叫随到。 负责维护车辆，确保车辆的正常运转。 完成总经理室安排的其他临时用车。

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3． 前台接待员

中专或同等学历以上。外表端庄，身高1.65米以上，待人接物得体、礼貌。懂英语者优先。

4． 采购员

中专或同等学历以上。对上海市场有一定的了解，了解各行业的基本情况，具有极强的工作责任心和任劳任怨的工作态度。

5． 文员

大专学历，一以上相关工作经验。负责公司各种资料的归档、统计，熟练运用电脑，有较强的文字处理能力，待人和善。

6． 司机

高中学历，B照，三年以上驾驶经验，纪律性强，未发生过较大的交通安全事故。

狮城 怡安 行政部检查与考评办法

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1．0 目的

规范员工绩效考评工作，确保公平、公开、公正考评员工的德、能、勤、绩。

2．0 适用公司行政部员工的德、能、勤、绩工作。 3．0 职责

3．1 行政部经理负责行政部员工的检查与考评工作。 3．2 公司分管副总经理负责行政部经理的检查与考评工作。 4．0 程序要点

4．1 行政部员工的工作标准

4．1．1 行政部员工工作应符合《物品贮存规定》、《档案管理标准操作规程》、《工

作、服务计划控制规定》、《员工服装管理规定》、《名片、图书、职员证管理操作规程》中的工作要求。

4．1．2 行政部员工必须参加本岗位的培训和达到培训要求，培训合格后，上岗。 4．1．3 行政部全体员工除应严格按照本部门的标准作业规程进行工作外，还应严

格遵守公司其他相关标准作业规程的要求。

4．2 绩效考核评分结构

4．2．1 绩效考核中的周检、月检、抽检 均按百分制进行。各种检查考评的要求详

见《工作、服务绩效综合考评办法》。

4．2．2 行政部员工绩效考评的周检、月检、抽检评出均按百分制进行。具体构成

狮城 怡安 行政部检查与考评办法

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版本/状态：C/0 第 2 页 共 6 页

为：

a） 工作效果（满分20分） b） 执行规程质量（满分20分） c） 工作效率（满分10分） d） 培训质量（满分10分） e） 服务质量（满分20分）

f） 执行其他相关组规程质量（满分10分） g） 其他质量（满分10分）

4．2．3 行政部主管、经理绩效考评的周检、月检、抽检评出均按百分制进行。具

体构成为：

a） 岗位工作标准、作业程序的执行质量（满分10分） b） 自身工作技能（满分10分） c） 工作责任心质量（满分10分） d） 处理公正性质量（满分10分） e） 团结配合质量（满分10分） f） 道德水准（满分10分） g） 服务质量（满分10分） h） 培训质量（满分10分） i） 工作质量（满分10分）

j） 遵守相关作业规程质量（满分10分）

狮城 怡安 行政部检查与考评办法

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4．3 绩效考评扣分细则 4．3．1 行政部员工扣分细则：

a） 岗位工作效果考评扣分细则：每次检查若发现《物品存贮规定》、《员工服

装管理规定》、《名片、图书、职员证管理操作规程》、《档案管理标准操作规程》、《工作、服务计划控制规定》要求每发现一项一般违规扣该项评分1-2分；严重违反作业规程操作的严重违规，每发现一项扣该项3-5分；引起不良后果的视情况扣减6-20分。

b） 行政部员工不按本部门标准作业规定作业，每次检查没发现一项扣减3-4

分，引起不良后果的，视情况扣减5-20分，扣完为止。

c） 行政部员工工作时违反本部规程中的时效要求，工作效率不够的，每次检

查每发现一项，一般为归扣减“工作效率月0.5-1分”，严重违规扣减2-3分。

d） 行政部员工若不按要求参加相关培训，或培训考核结果达不到培训、上岗

要求，每发现一项，一般违规扣减对应项目0.5-1分；严重违规扣减对应项目2-3分；引起不良后果的，视情况扣减对应项目4-10分，扣完为止。

e） 行政部员工工作时违反本部门对服务质量的要求，言行举止、仪容仪表达

不到要求的，每次检查每发现一项，一般违规扣减对应项目1-2分；严重违规扣减对应项目3-4分；引起不良后果的，视情况扣减对应项目5-20分，扣完为止。

狮城 怡安 行政部检查与考评办法

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版本/状态：C/0 第 4 页 共 6 页

f） 行政部员工除应按本部门标准作业规程工作外，还应同时严格按公司其他

机关标准作业规程工作，否则每发现一项，一般违规扣减对应项目0.5-1分；严重违规扣减对应项目2-3分；引起不良后果的，视情况扣减对应项 目4-10分，扣完为止。

4．3．2 行政部主管、经理绩效考评扣分细则：

a） 严格按行政部各个标准作业规程中指定的标准要领、程序作业、组织、监

控、检查工作。每发现一项，一般违规扣减对应项目1-2分；严重违规扣减对应项目3-4分；引起不良后果的，视情况扣减对应项目5-10分，同时应判断发生违规的主观因素；属培训未到位达标造成的，在检查表“培训栏目”内同时连带扣分；属自身工作技能、素质低造成的，在检查表“工作技能”栏目内同时连带扣分；属处事偏差，有失公正造成的，在检查表“公正处事”栏目内同时连带扣分，属自身工作技能、素质低造成的，在检查表“工作技能”栏目内同时连带扣分；属处事偏差，有失公正造成的，在检查表“公正处事”栏目内同时连带扣分，属职业道德水准差造成的，在“道德水准”栏目内同时连带扣分。如同时数项违规，应在违规的所有栏目内同时连带扣分，直至对应项目分值扣完为止（一般每次发现扣减1~2分；严重的扣减3~10分）。

b） 行政部经理工作时仪容仪表、言行举止达不到本部门服务标准要求的，每

次检查每发现一项一般违规扣减1~2分；严重违规扣减3~4分；引起不良后果的，视情况扣减5~10分，并同时按本款a)项的方法分析造成不合

狮城 怡安 行政部检查与考评办法

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格的主观因素，在相应栏目内同时扣减相应项目分值（一般违规扣减1~2分；严重的扣减3~10分）。

c） 行政部经理组织安排、监督、检查不力，员工工作或本部门工作效果达不

各个相关标准作业规程要求的，每次检查每发现一项一般违规扣减对应项目1~2分；严重违规扣减对应项目3~10分；并同时按本款a）项的方法分析造成不合格的主观因素，在相应栏目内同时扣减相应项目分值（一般违规扣减1~2分；严重的扣减3~10分）。

d） 遵守公司其他相关标准作业规程的，每次检查每发现一项，视程度在“相

关规程”栏目内扣减相应项目分值（一般违规扣减1~2分；严重失职扣减3~4分；引起不良后果的，视情况扣减5~10分；并同时按本款a）项的方法分析造成不合格的主观因素，在相应栏目内同时扣减相应项目分值（一般程度扣减1~2分；严重的扣减3~10分）。

4．3．3 一般违规、一般程度、一般情况是指偶发性的，因粗心大意引起的，或

因记录签名不清、不合要求或有一定的客观因素（需经确认）造成的程度轻微不合格。严重违规、严重程度是指明知故犯引起的不合格；造成不良后果是指亲戚连锁反映，造成实际损害、恶劣影响或引起其他工作质量受到连带影响的结果。

4．3．4 “其他”栏目是为本公司相关作业规程所未包括，或超本规程4．2．2

所列出的原因造成的不合格所设置，如果未发生或未出现，该栏目考评时应当给出满分10分。

狮城 怡安 行政部检查与考评办法

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版本/状态：C/0 第 6 页 共 6 页

4．3．5 考评时受考人的行为造成的不良后果已触犯《行政奖罚标准操作规

程》所列出的必须加以惩处的条款，则除在考评检查表相应栏目内扣完相应分值外，另依据《行政奖罚标准操作规程》对受考人追加处 罚。

4．3．6 绩效考评扣分细则的解释权在公司质管部。 5．0 记录

5．1 《行政部职员考评表》 MPS—X2—19 5．2 《行政部经理、主管考评表》 MPS—X2—27 6．0 相关支持文件

6．1 《工作、服务绩效综合考评办法》 MPS—Z1—03 6．2 行政部所有标准作业规程

6．3 《行政奖罚标准操作规程》 MPS—R1—04 6．4 公司所有相关标准作业规程

狮城 怡安 物品贮存规定

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第 1 页 共 2 页

版本/状态：C/0

1．0 目的

单据和实物相符。

2．0 适用范围

提供适宜的库房，对库存物品实施有效地管理，防止物品在使用前变质、损坏。

3．0 3．1 3．2 4．0 4．1

职责

行政部是本规定的归口部门。 行政部保管员负责具体实施。 程序要点

采购回来的物品必须经专业人员检验产品质量，并要求保管员清点和记 帐，经手人和收款人双方在或收据上签字，然后再入柜或入铁架保

存。

4．2 使用后的工具应及时擦干净，再存放到柜里或铁架上。 4．3 经常保持柜或铁架的清洁卫生。

4．4 机油、柴油、汽油、油漆等易燃、易爆品应存放在按有关的法规固定的地 方，不准随地乱放，并挂有“严禁烟火”的标识，配备灭火器，注意保持 仓库干燥、通风，充分做好隔离、防火、防爆炸措施。 4．5 物品入库时，应做好《物品验证记录》方可入库。 4．6 发放物品时，领用人要填写《领料单》双方签字。

4．7 仓库员每月对库房贮存条件和物资进行一次全面检查，并做好记录。

怡 安 物品贮存规定

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狮城

第 2 页 共 2 页

版本/状态：C/0 5．0 5．1 5．2

记录

《物品验证记录表》 《领物单》

MPS—X2—10

MPS—X2—12

城 狮 名片、图书、职员证管理操作规程 怡安

版本/状态：C/0 MPS—X1—04 第 1 页 共 4 页

1．0 目的

规范名片、图书、职员证的管理。

2．0 适用范围

适用于公司名片、图书、职员证的管理。

3．0 职责

3．1 总经理室负责名片、职员证印制、图书购置的审批。 3．2 行政部经理负责名片、图书管理工作的监督。 3．3 人力资源部经理负责职员证的管理工作的监督。 3．4 行政部文员负责名片、图书的日常管理工作。 3．5 人力资源部文员负责职员证的日常管理工作。 3．6 企划部负责胸牌的制作工作。 4．0 程序要点 4．1 名片

4．1．1名片印制的权限：

a） 公司部门经理（含）以上人员及采购员、市场部相关人员可印制名片； b） 项目处经理可印制名片； c） 经总经理室批准的其他人员。 4．1．2名片印制程序：

a） 申请人根据工作需要，写出书面申请报部门负责人审核。

b） 经部门经理审核同意后报行政部经理依据印制权限进行复核。

城 狮 名片、图书、职员证管理操作规程 怡安

版本/状态：C/0 MPS—X1—04 第 2 页 共 4 页

c） 经行政部经理复核同意后报总经理审批，总经理审批同意的按正常手续办理

（申请人第一次申请经总经理批准的，以后的申请无须再报总经理审批），总经理不同意的不予办理。 d） 行政部组织印刷： ——

按照公司名片的统一规格，注明申请人的姓名、职务、联系方式等内容，通知名片印刷单位印刷（传真或电话通话）；

—— ——

要求名片印刷单位制版后报行政部确认方可印刷； 行政部文员取回印刷好的名片后，通知申请人领用。

4．1．3申请人到行政部办理领用手续，并在《领物单》上签名确认。 4．2 图书 4．2．1图书的申购：

a） 部门经理依据本部门业务开展需要提出购书申请，申请包括以下内容： —— 申请的原因、背景和依据等： —— 申请的事项： —— 申请的要求； —— 费用预算。

b） 行政部经理审核。行政部文员根据行政部编制的《图书目录》进行检查，是

否有类似的图书：

—— 如果没有按正常手续办理；

—— 如果有类似的图书，征求申请人意见，申请人认为合适的执行图书借阅

城 狮 名片、图书、职员证管理操作规程 怡安

版本/状态：C/0 MPS—X1—04 第 3 页 共 4 页

手续；认为部不合适的报行政部经理审核后，报总经理审批。

e） 总经理室审批同意的按正常手续办理，不同意的，由行政部通知申请人。 d） 图书购买工作原则上由申请人执行，费用先行垫付，事后将购买的图书报行

政部登记，加盖公司骑缝章；行政部经理在购书（附购书明细清单）上签字确认，由申请人按《费用报销标准作业规程》办理。

4．2．2 图书的管理：

a） 图书的日常管理工作由行政部文员负责，行政部经理负责监督。

b） 行政部文员将所有图书进行编号，然后登记在《图书目录》中，内容包括：

编号、书目名称、类别、册数、单价、金额小计、购买时间、借出时间、借阅人、备注等栏目。

c） 行政部文员按编号顺序将图书依次排放在安全地点，并注意防潮、防霉、防

腐蚀、防虫蛀、防火、防盗工作。

d） 行政部文员每季度对图书进行一次清点，每半年将清点结果记录在《图书目

录》内报行政部经理审核参阅。

e） 行政部每季度末将《图书目录》提供给各个部门，供各部门选择借阅。 4．2．3图书的借阅：

a） 图书出库一律办理借阅手续，否则不准出库；

b） 借阅人每次借书一般不得超过两本（套），并在《图书目录》中签名并注明

借阅时间；

c） 图书借阅一般不超过3个月，超过3个月的需要办理续借手续（已被预 狮城 怡安名片、图书、职员证管理操作规程

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版本/状态：C/0

给借阅的图书除外）；

第 4 页 共 4 页

d） 借阅人发现想借阅的图书已被别人借走，可向行政部文员预约借阅； e） 借阅人应爱惜公司财产，不得在图书中勾画，涂改、撕毁、损坏；因不慎丢

失图书，照价赔偿；

f） 借阅人应在归还日期前主动将图书归还图书室。经行政部两次催交不还 的，

视为丢失，由行政部将扣款项目报人力资源，在员工当月工资内按图书原价的两倍价款予以扣除；

g） 借阅人将图书归还，应注销本人签名。 4．3 职员证

4．3．1新进员工职员证的编号由人力资源部提供给企发部，通知企发部给该员工

制作职员证。

4．3．2企发部根据公司职员证的模板制作职员证。 4．3．3员工在办公区域必须佩带职员证。 4．3．4职员证须端正地佩带在左胸襟处。 5．0 记录 5．1 《图书目录》

MPS—X2—21

狮城 怡安 档案管理标准及操作规程

MPS—X1—05

版本/状态：C/0 第 1 页 共 6 页

1．0 目的

为严格公司档案管理，保证档案管理有效性，规范性。 2．0 适用范围

适用于公司各类档案的管理。 3．0 职责

3．1 总经理审批档案的借阅申请及清单。 3．2 行政部经理监督档案管理的实施工作。 3．3 档案管理员负责档案的日常工作。 4．0 程序要点 4．1

档案范围

4．1．1各部门制定的管理规定。 4．1．2工程维修保养合同。 4．1．3小区社区文化。 4．1．4人事调动。

4．1．5项目经理级以上管理人员的调动、晋升、变动。 4．1．6重大事故报告。

4．1．7重大采购合同。 4．2

各部门档案范围

4．2．1行政部

a） 通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片

狮城 怡安 档案管理标准及操作规程

MPS—X1—05

版本/状态：C/0 第 2 页 共 6 页

小区社区文化。

b） 公司年度、季度、月份工作计划、总结。 c） 公司部门经理、主管、系统工调出及任免报告。 d） 通报表扬。

e） 机构设置、改名称、印章合并和启用，扩大营业范围报告、批复。 f） 公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。 g） 公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。 h） 公司大事记。 i） 公司固定资产说明书。 4．2．2人力资源部

a） 中级职称、员工技工职称资料。

b） 员工培训计划、培训实施方案、考核规定。

c） 上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。 d） 员工工资管理办法、方案、规定和实施细则。 e） 员工的奖励、处分的决定和通报。 f） 职工调资、转正、定级、考核等文件。 g） 员工花名册。 4．2．3财务部

a） 上级、本公司关于财务管理，各种费用开支的规定、办法、通知。 b） 小区管理费调整的请示通知。

狮城 怡安 档案管理标准及操作规程

MPS—X1—05

版本/状态：C/0 第 3 页 共 6 页

上级及本公司关于清点、财政税大检查、验收等的通知。 c） 各种财务报表、帐簿、凭证等。 4．2．4工程处

a） 工程维修保养承包合同。 b） 工程重大技改项目、图纸。 c） 工程重大事故报告。 d） 工程重大投诉处理资料。 e） 外派工程合同。

f） 重大意外造成的小区局部损失情况报告。 g） 小区维修资料。 4．2．5项目处

a） 小区合同（清洁、绿化、保安、工程）。 b） 小区管理规定。

c） 小区重大投诉、重大事故处理意见。 d） 住户资料。 e） 装修管理规定。 f） 用户手册。 g） 管理公约。 4．2．6 质管部

a） 公司ISO9001：2000版，全套质量管理体系文件。

狮城 怡安 档案管理标准及操作规程

MPS—X1—05

版本/状态：C/0 第 4 页 共 6 页

b） 公司各部门投诉、事故处理意见记录。 c） 公司服务质量评定资料。 d） 内部质量管理体系审核资料。 e） 管理评审资料。

f） 公司各部门工作、服务绩效综合考评资料。 4．2．7市场部 a） 物业投标方案

b） 物业项目质量计划。 4．2．8 运作部

物业项目接管验收资料。

4．3 文件材料归档要求

4．3．1各部门在管理工作中形成的文件材料，要根据不同年限要求，归档存放在

部门。各部门文员将原件及副件各一份交公司行政部归档。

4．3．2文件材料要准确地反映各项管理的相关内容和过程。 4．3．3文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

4．3．4文件材料要符合文件格式及书写标准，禁用圆珠笔、铅笔起草和批改。 4．4 归档时间

4．4．1每年的12月10日之前各部门文员按归档范围将文件集中上报公司行政部

统一归档。工程类文件材料在任务完成或工程竣工后一个月内必须整理归档。

城 狮 档案管理标准及操作规程 怡安

版本/状态：C/0 MPS—X1—05 第 5 页 共 6 页

4．4．2管理工作中的文件材料，应在第二年3月前将上年度超过部门保管期的文

件材料归档集中管理。

4．4．3公司重大会议和活动的文件材料应在结束后3天内归档。

4．4．4会计档案由财务部保存7年或按相关法令确定保管时间，期满后集中管理. 4．4．5声像文件材料应在各项活动后，由信息科技部随时归档。 4．5 档案保存期的鉴定

4．5．1 公司的档案按保存期分为永久和短期两种。划分的基本原则为： a） 对公司有长远利益价值的档案应永久保存。

b） 对公司在一定时期内有利用价值的档案应短期保存，按年限分为1年、2

年、3年、5年、10年。

c） 凡介于两种年限保存期限之间的档案，其保管期限一律从长。

4．5．2公司的档案鉴定由档案鉴定小组负责。档案鉴定小组由分管档案工作的副

总经理，行政部和各部门有关人员组成鉴定小组。

4．5．3鉴定工作一般为2年进行一次。

4．5．4销毁档案必须从严掌握，慎重从事。对经鉴定确定无保存价值的档案，由

行政部提出销毁报告，经鉴定小组鉴定，鉴定小组组长签名后销毁。

4．6

档案借阅制度

为进一步规范档案管理，防止文件资料丢失，特制定如下管理规定。

4．5．1文件中心资料原则上仅限在文件中心内查阅，特殊情况需借出的资料须 经

公司主管领导批准。

城 狮 档案管理标准及操作规程 怡安

版本/状态：C/0 MPS—X1—05 第 6 页 共 6 页

4．6．2借阅的文件、证书、图片、音像等资料，必须在文件借阅登记表上登记后

方可借阅。

4．6．3借阅期限不得超过两周，到期必须归还；如需再借，应再次办理续借手续. 4．6．4借阅文件资料的人员必须爱护文件资料，并要保证文件的安全性与保密性，

不得擅自涂改，勾画、剪裁、转借或损坏，否则将追究借用人责任。 4．6．5借阅的文件交还时，经当面清点核对，如发现遗失或损坏，应立即上报公

司主管领导。

4．6．6外单位借阅文件，须经公司总经理书面批准，并办理了借阅手续后方可借

阅。

4．6．7外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行登记。 4．6．8档案一般不允许复制。凡需复制、复印档案材料的需经总经理或主管副总

经理批准。

5．0 记录 5．1 5．2

《档案销毁申请表》 《文件借阅登记表》

MPS—X2—22 MPS—X2—23

城 狮 工作、服务计划控制规定 怡安

版本/状态：C/0

1．0 目的

MPS—X1—06 第 1 页 共 3 页

通过制定公司各部门、各管理处各项工作、服务的计划，使公司各部门及各项目处的各项工作、服务均处于受控状态。

2．0 适用范围

适用于公司各部门的各项工作，各项目处的各项服务过程的工作计划。

3．0 职责 3．1 3．2

总经理负责布置公司的全年工作总计划和总目标；

各部门经理根据公司总计划和总目标，分解成本部门的工作计划和目标，并上报总经理审批；

3．3

各项目处经理根据运作部的计划和目标，分解成本项目处的服务计划和目标，并上报运作部经理审批；

3．4

行政部负责本规定实施的监督管理工作。

4．0 程序要点 4．1

工作、服务计划的制定：

4．1．1工作、服务计划分为本公司年度工作计划、部门工作计划、项目处服务计

划。

4．1．2总经理根据公司状况，在每年一月份布置公司当年工作总目标。由行政部

负责拟定成《狮城怡安物业年度工作计划》。经总经理批准后，下发至各部门、各项目处分解后执行。

4．1．3各部门经理根据该计划要求，分解成本部门的，并以每月30日前制定

狮城 怡安 工作、服务计划控制规定

MPS—X1—06

版本/状态：C/0 第 2 页 共 3 页

下月部门工作计划，并记录在《 部门月工作计划》。上报总经理审批。

4．1．4各项目处根据运作部工作计划，再分解成本小区的服务计划，每周一上午

安排本周工作，并记录在《 项目处周工作安排表》上，并报送运作部经理审批。

4．2

工作、服务计划的实施和监督：

4．2．1各部门按照本项目处的服务计划进行实施，运作部负责监督工作落实情况。 4．3

服务工作的总结

4．3．1 各部门经理对上月工作进行总结，写出本部门《 部门月工作总

结》上报总经理审阅后，由行政部负责保存。

4．3．2对于各部门在工作中存在的问题，应在本部门的下月计划中制定出整改办

法，行政部负责跟踪。

4．3．3各项目处经理对上年工作进行总结，并上报运作部。

4．3．4各部门经理应在每年元月20日前对上年工作进行总结，《 部门年度工作总结》，报总经理审阅。

4．3．5年终行政部对各部门计划完成的情况作全面检查，对没有完成计划（特殊

情况除外的部门作相应的处理意见。并作综合总结《狮城怡安年度工作总结》）。

5．0 记录

狮城 怡安 工作、服务计划控制规定

MPS—X1—06

版本/状态：C/0 第 3 页 共 3 页

5．1 《 部门月工作计划》

MPS—X2—24 MPS—X2—14 MPS—X2—15 MPS—X2—16 MPS—X2—17 MPS—X2—18

5．2 《 项目处周工作安排表》 5．3 《 部门月工作总结》

5．4 《 部门年度工作总结》 5．5 《狮城怡安物业年度工作计划》 5．6 《狮城怡安年度工作总结》

怡 安 员工服装管理规定

MPS—X1—07

狮城

版本/状态：C/0 1．0

目的

第 1 页 共 2 页

为进一步加强员工服装管理，树立公司良好形象。

2．0

适用范围

适用于公司员工服装的统计、制作和穿带的整个过程。

3．0 3．1 4．0 4．1

职责

行政部负责员工服装统计和外派制作工作。 程序要点 服装的管理

4．1．1新员工服装的制作：员工入职时由公司统一订做制服

a）市场部员工和项目处管理员（含）以上员工：西装1套，衬衫2件，领带（结） 1条。

b） 项目处工程组操作工：夏装 2 套，冬装 2套，工作鞋1 双，安全帽 1 顶。雨衣裤1套，雨鞋1双。

c）项目处保洁、绿化：保洁夏装 2 套，保洁冬装 2套，绿化夏装2套，绿化冬装2套，工作鞋 1 双，雨衣裤 1 套，雨鞋 1 双。

d） 项目处保安： 保安制服2套，长袖衬衫2件，短袖衬衫2件，保安夏裤2条，肩章（冬夏）1付，帽子 1 顶，领带1根，滑雪衫 1 件，羊毛衫 1 件，雨衣裤1套，雨鞋1双。 5．1．2员工服装的添置

a） 管理员（含）以上员工：每年添置衬衣1件，领带（结）1条。工作满2年后，

狮城 怡安 员工服装管理规定

MPS—X1—07

版本/状态：C/0

每2年可添置西装1套。

第 2 页 共 2 页

b）操作层员工：2年更改一次。

5．1．3服装的发放：均由行政部操作实施，并填写《员工服装发放登记单》。 5．1．4员工离职时服装的处理

a）操作层员工离职时，将服装退还人力资源部后方可办理离职手续。

b） 管理员（含）以上员工离职时按如下处理：在本公司工作未满半年的扣款60%；工作满半年至1年的扣款40%；1年至2年扣25%；2年至3年扣除5%；满3年免费带走。 5．0 5．1

记录

《员工服装发放登记卡》

MPS—X2—20

编号： 狮城 怡安 外来文件清单

MPS—X2—01

第 1 页 共 1 页

版本/状态：C/0

备注 （签名） 批准 （签名） 审核 登记/接收 （姓名） 版本 页数 发文单位 文件编号 文件名称

城 狮 签到表 怡安号 序

第 1 页 共

版本/状态：C/0 □会议 □培训 时间 事项 MPS—X2—02

地点 会议主持人： 姓名 部门 姓名 部门 授课人： 姓名 部门 姓名 部门

备注： 编供应物品/ 地址 电话 传真 联系人 备注 项目类型 版本/状态：C/0

狮城合格 供应商名录 怡安拟制： 审核： MPS—X2—03

第 1 页 共 1 页

供应商名称

号 序

狮城 怡安 供应商评定表

MPS—X2—04

版本/状态：C/0 第 1 页 共 1

编号：

企业名称 负责人 地址 电话 传真 企业基本情况： 评定记录： 签名： 日期： 相关部门意见： 签名： 日期： 管理者代表意见： 签名： 日期： 总经理意见： 签名： 日期：

狮城 怡安 供应商业绩复评表

MPS—X2—05

版本/状态：C/0 第 1 页 共 1 页

表号： 编号： 供应商名称 供应商地址 电话（传真） 供应产品 评估日期 质量情况（占60%），分值为：（合格批次/到货总批次）*60 质量评分： 交货期情况（占20%），分值为：（按时到货批次/到货总批次）*20 交期评分： 其他情况（占20%），如包装质量、配合度等 其他评分： 总评分及处理建议： （行政部）签名： 日期：

部门： 日期： 年 月 日 日常用品 序号 品名 规格/型号 单位 数量 用途/使用人 备注

狮城 怡安 月请购计划表

MPS—X2—06

第 1 页 共 1 页

版本/状态：C/0

拟制： 审核： 审批： 电脑耗材 序号 品名 规格/型号 单位 数量 用途/使用人 备注 拟制： 审核： 审批：

狮城 怡安 批量采购订货单

MPS—X2—07

版本/状态：C/0 填制日期： 年 月 日 第 1 页 共 1 页

拟制： 审核： 备注 质量要 供应商名称 单价 编号： 数量 规格/型 ￥： 大写： 交货日 品名 序号 合计

狮城 怡安 急需物品采购单

MPS—X2—08

版本/状态：C/0 第 1 页 共 1 页

填制日期： 年 月 日 请购部门 品名 合计 拟制：

规格 数量 单价 交货日期 ￥：

审核：

编号：

用途 供应商 大写

用途 备注 批准：

编号 页次 总页 货名

规格 类别 版本/状态：C/0

狮城 怡安最高存量 最低存量 计量单位 结 存 数量 千 分千百 十 万 百 十 元 角 单价 收入（借方） 金额 千 百 十 分 完千 百 十 元 角发出（贷方） 金额 数量 单价 金额 数量 单价 十 万 百千 百十 千 元 角 分 MPS—X2—09

物品进出登记帐本

第 1 页 共 1 页

验收日期： 年 月 日 订货单号 ： 收料单号：

编号：

规格/型号 年 月 日 种类 检验方法/工具 判定 凭证 数量 备注 抽样标准 实测记录 版本/状态：C/0

存储地点 狮城 怡安 物品验证记录表

验证结果 不合格处理 第 1 页 共 1 页

□合格 □不合格 □退(换)货工科 □报废 □降级 纠正和预防措施及执行记录： 财 会主管 摘要 号数 MPS—X2—10

复 核

记 帐 物品名称 序号

狮城 怡安 物品标识卡

MPS—X2—11

第 1 页 共 1 页

版本/状态：C/0

NO： 序号 品名 规格 产地 入库时间 备注

狮城 怡安 领物单

MPS—X2—12

第 1 页 共 1 页

版本/状态：C/0

领 料 单

编号 领用车间

产品号数及成本项目 日 编号 货名及规格 年 月

单位 数量 单 价 总值 分页 用途 请领 实领 共 计 财务部门 记帐 保管部门 发料 领料部门 领料

主 管 主 管 主 管

狮城怡安 备忘录

MPS—X2—13

第 1 页 共 1 页

版本/状态：C/0

备 忘 录

收件人： 发件人 ： 抄 送： 日 期： 关 于：

狮城怡安部门[年份]文件号 拟制人/发件人

审 核 ： 页 数 ：

中国上海浦东新区向城路58号22楼C座 邮编：200122

电话：21-6840 6830 传真：21-6840 6720 电邮：welcome@mps.net.cn

怡 安

狮城物业项目管理处周工作安排表

MPS—X2—14

第1页 共1页

版本/状态：C/0

物业项目管理处

本周工作计划内容 编号：

落实情况 负责人签名： 运作部意见：

狮城 怡安备注： 人力、行政 部门工作月总结

MPS—X2—15

第1页 共1页

版本/状态：C/0

编号： 部门名称 人力、行政部门 总结工作时间 2002.7.8 本月工作总结 1. 公司人员流动：招聘5人. 1名物业经理、1名餐饮经理、1名会计、1名工 程员、1名市场助理。 辞职、辞退5名：王志勇、粱赞荣、吴颖洁、陶 莹莹、章洪福。公司6月份总人数447名。 2. 劳务工转制：6月份转制4名，直接节约成本3087.95元。另有57名正在 办理之中。 3. 顺利通过ISO9001.2000版的管理评审。 4. 半年工作分析除公司总结部分因时间关系推迟进行外，其余部分均逐级完成 5. 公司续保工作已完成。通过对两家保险公司保费的评估，决定仍选用平安保 险公司，并 在原基础上降低保费2505元。 6. 顺利完成了新加坡考察团来沪考察的接待任务。. 下月工作计划 1 招聘：总经理秘书1名、财务经理1名、储备2名物业经理。九溪十八岛 的 4名保安，1名清洁工。 2. 跟踪苏州项目经理、学院餐饮经理开展工作情况，使其尽快接受公司的运作 模式。 3.本月到期合同的签订。徐唯、苗健、益浩然、蔡越、林峙、夏军等。. 4.公积金年检工作。. 5.继续第二批劳务工转制工作。. 6.图书的管理工作、服装的管理工作的落实。 7. 悦达留下人员的退工及招聘工作。 未完成工作情况及原因： 1.图书管理工作的完善没有完成，主要原因是人员变动所致。 2.公司的半年总结工作，因时间仓促没有进行。 总经理意见： 报告人： 日期：

狮城安 怡

部门工作年总结

MPS—X2—16

第1页 共1页

版本/状态：C/0

编号： 责任部门 时间 主持 人 参加人员： 目的： 总结内容： 主管领导意见： 总经理审批：

城 狮 狮城怡安物业年度工作计划 怡安

狮城怡安版本/状态：C/0 第1页 共1页

MPS—X2—17

编号：

怡 安

狮城狮城怡安物业年度工作总结

MPS—X2—18

第1页 共1页

版本/状态：C/0

编号：

狮怡 城安 行政部职员考评表

版本/状态：C/0

MPS—X2—19

第 1 页 共 1 页

注 备 人 查 检 日 总 分 月他 0 其1 务 0 年服1： 核 审 O：物护 0 N公维1 ：期日培训 15 工作效率 10 执行规程程度 10 工作效果20 姓名

狮城 怡安岗位 员工服装发放登记卡

版本/状态；C/0 MPS－X2－20 第 1 页 共 1 页 项目管理处 登记日期： 类别 服装名称 西装 管理人员 衬衫 领带/领结 夏装 工 程 人 员 冬装 工作鞋 安全帽 雨衣裤 雨鞋 保 洁、 保洁夏装 保洁冬装 发放标准 1套/人 2件/人 1根（只）/人 2套/人 2套/人 1双/人 1顶/人 发放数量 单价 发放日期 签收 备注 1套/人 1双/人 2套/人 2套/人 绿 化 人 员 绿化夏装 2套/人 2套/人 1双/人 1套/人 1双/人 2套/人 2件/人 2件/人 2条/人 绿化冬装 工作鞋 雨衣裤 雨鞋 保 安 人 员 保安制服 长袖衬衫 短袖衬衫 保安夏裤 肩章（冬夏） 1付/人 帽子 领带 滑雪衫 1顶/人 1根/人 1件/人 羊毛衫 雨衣裤 雨鞋 1件/人 1套/人 1双/人

城 狮 图书目录 怡安

第 1 页 共 1 页

版本/状态：C/0 MPS—X2—21

备注 购买时间 金额小 计 单价 册数 类别 书目名称 编号

狮城 怡安 档案销毁申请表

MPS—X2—22

版本/状态：C/0 第 1 页 共 1页

编号：

申请部门 申请日期 文件号 年 月 日 原因 销毁档案名称 鉴定小组： 组长（签名）： 日期： 年 月 日 部门主管： （签名）： 日期： 年 月 日

狮城 怡安 图书借阅登记表

MPS—X2—23

版本/状态：C/0 第 1 页 共 1页

备注 记录人姓 名 借阅人签 名 实际归还 时间 预计归还 时间 借阅时间 图书编号 借阅图书名称 序号

狮城怡安 部门月工作计划

MPS—X2—24

第1页 共1页

版本/状态：C/0

部门 编号：

狮城 怡安 收文簿

MPS—X2—25

第 1 页 共1页

版本/状态：C/0

收 文

收文日期 编号 来文单位 事 由 送交部门 收件人 签章 备注

狮城 怡安 发文簿

MPS—X2—26

第 1 页 共1页

版本/状态：C/0

发 文

发文日期 编号 收文单位 事由 发文部门 签章 备注

狮城 怡安

版本/状态：C/0

年 月 日 NO： 岗工公团道服培工相责位作正结德务训作关任总检查人 备注 工技配水质质效规心 处分 作能 事合准量量果程10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 行政部主管、经理考评表

审核： 日期： MPS—X2—27

第 1 页 共1页

姓名 岗位