行政公文处理规范 制度名称 行政公文处理规范 第1章 总则 第1条 目的 为使行政公文处理工作进一步规范化、制度化，提高公文质量和公文处理效率，保证公文的严肃性，根据发布的《国家行政机关公文处理办法》，结合公司实际情况，特制定行政公文处理规范。 第2条 作用 行政公文是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 第3条 原则 1.公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 2.公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。 3.各单位的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位行政公文处理工作的领导和检查。 第4条 负责人 行政部是行政公文处理的管理机构，主管公司行政的公文处理工作并指导各单位的行政公文处理工作。 第2章 公文种类 第5条 行政公文的种类 1.决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，以及变更或者撤销公司内各单位不适当的决定事项。 2.公告：适用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项。 3.通告：适用于公布公司各有关方面应当遵守或者周知的事项。 4.通知：适用于批转、转发公文，传达要求有关单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，以及任免人员。 5.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。 6.议案：适用于公司及下属单位按照法律程序向同级单位提请审议事项。 7.报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况，以及答复上级单位的询问。 8.请示：适用于向上级单位请求指示、批准。 9.批复：适用于答复下级单位的请示事项。 10.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 11.函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，以及请求批准和答复审批事项。 12.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第3章 公文格式 第6条 公文组成 1.公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 2.涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”“机密”级公文还应当标明份数序号。 受控状态 编 号 3.紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”“急件”。 4.发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。 5.发文字号应当包括单位代字、年份和序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。 6.上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 7.公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 8.主送单位指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 9.公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 10.公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。 11.成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人签发日期为准。 12.公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。 13.公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。 14.抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 15.文字从左至右横写、横排。 第7条 标识规则 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。 第 公文用纸 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 第4章 行文规则 第9条 行文要求 1.行文应当确有必要，注重效用。 2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 3.公司各职能部门依据部门职权可以相互行文和向各相关业务部门行文。各单位不得对外正式行文。 4.同级单位可以联合行文；行政单位与同级可以联合行文。 5.属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经公司行政审批的事项，经公司行政同意也可以由部门行文，文中应当注明经公司行政同意。 6.属于主管职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管职能部门处理。 7.职能部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司行政应当责令纠正或撤销。 8.各单位的重要行文，应当同时报送上级单位行政。 9.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。 10.“报告”不得夹带请示事项。 11.除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”“意见”和“报告”。 12.受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。 第5章 发文办理 第10条 发文办理的过程 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记和分发等过程。 第11条 草拟公文应当做到 1.符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的、规定等，要切实可行并加以说明。 2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 3.公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。 4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 6.结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。 7.应当使用国家法定计量单位。 8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 9.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 第12条 拟制公文 拟制公文，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请公司办协调或公司行政裁定。 第13条 审核 公文送负责人签发前，应当由办公室（综合科）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，以及公文格式是否符合本办法的规定等。 第14条 签发要求 以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 第15条 复核 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 第16条 复审 经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。 第6章 收文办理 第17条 收文办理定义 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办和 催办等程序。 第1 公文审核 收到公司内各单位上报公司行政的公文，行政部应当进行审核。审核的重点是：是否应由公司行政办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签，以及文种使用、公文格式是否规范。 第19条 审核后的处理 经审核，对符合本规范的公文，公司行政部应当及时提出拟办意见送公司行政领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本规范的公文，经主任批准后，可以退回呈报单位并说明理由。 第20条 收到公文及时处理 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回公司行政部并说明理由。 第21条 处理流程 收到上级单位下发或交办的公文，由行政部提出拟办意见，送公司行政领导批示后办理。 第22条 涉及其他部门的处理方法 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司行政部协调或公司行政裁定。 第23条 审批 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 第24条 不同类型公文的处理时间 送公司行政领导批示或者交有关部门办理的公文，行政部要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 第7章 公文归档 第25条 公文整理归档 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。 第26条 归档范围 归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档 公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。 第27条 联合办理的公文归档 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复印件或其他形式的公文副本。 第2 兼任其他单位职务的归档 本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。 第29条 保管期限 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。 第30条 存档要求 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。 第8章公文管理 第31条 管理人员 公文由专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。 第32条 建立健全相关制度 各单位办公室（综合科）应当建立健全本单位公文处理的有关制度。 第33条 翻印 上级单位来文，除绝密级和注明不准翻印的以外，公司内各单位经主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。 第34条 复印件 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。 第35条 撤销与废止 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 第36条 销毁 1.不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经主任批准，可以销毁。 2.销毁秘密公文应当指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。 第37条 其他 1.单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文经整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。 2.工作人员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 第9章 附则 第3 本制度自发布之日起开始执行。 第39条 本制度的编写、修改及解释权归人力资源部所有。 执行部门 编制日期 监督部门 审核日期 编修部门 批准日期
