集团会议管理制度

第一章 总则

第一条 为进一步规范会务管理、转变工作作风，严肃会议纪律，进一步提高会议的质量和效率，统一思想，集中集体智慧形成正确决定，充分发挥会议的指导、协调和推动作用,实现务实高效的目标。使**＊集团公司（以下简称“公司”)的会议管理规范化和有序化，特制定本办法。

第二条 适用范围

本制度适用于＊*＊集团公司召集或举行的各种例会及专题会议。适用于公司各类会议的管理。 第三条 原则

1、会议本着简短有效、精减节俭原则运行。

2、强调会前通知、会时签到、会议纪律、会中记录、会后落实五项要求。

3、与会人在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持不同观点和保留意见。但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都必须坚决执行。

4、各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。

第二章 职责

第四条 归口部门

集团办公室负责监督本制度的执行。 第五条 职责

1、集团办公室负责集团公司总经理办公会和集团办公会的组织及相关工作。 2、集团生产经营办负责集团公司生产经营管理例会的组织及相关工作.

3、集团各职能部门、各子公司负责本部门/公司例会及所涉专题会的组织及相关工作. 4、会议组织部门/公司负责各种会议的会场安排、设备准备,负责管理保存所有会议纪要原件.

第三章 会议分类

第六条 会议的重要任务是研究布置工作，总结经验教训,分析解决问题，传达上级指示。 第七条 公司的会议类别有:集团年终总结表彰大会、集团年度经营大纲研讨会、集团管理评审会、集团总经理办公会、集团办公会、集团生产经营管理会、职工代表大会、每周工作例会、专题会、朝会、工会汇报会、临时会和碰头会。 第 集团年终总结表彰大会

1、召开时间：每年召开一次，于次年春节前后两周内召开。 2、主持人：由集团办公室推荐，集团总经理确定人选.

3、出席人员:公司中层管理人员、各子公司主管以上干部和受表彰员工，必要时邀请有关人士列席参加。

4、会议主要内容：

（1） 回顾一年来公司各项工作开展情况（或签订下年各单位《经营目标责任书》）； （2) 集团公司总经理作年度经营工作总结报告，总结经验教训,提出下年改进的措施，布置下年工作,明确下年工作目标和任务及完成时间的要求；

(3) 集团董事长致辞并传达董事会决定及有关精神；

(4) 集团领导颁布表彰决定，集团公司领导、各子公司领导和嘉宾为获奖单位和人员颁奖。

5、组织部门：集团办公室和集团人力资源部. 第九条 集团年度经营大纲研讨会

1、召开时间：每年召开一次，于当年1月份内召开. 2、主持人:集团总经理

3、出席人员：集团公司高层管理人员、集团公司各职能部门负责人、各子公司负责人。 4、会议主要内容：

（1） 集团各职能部门报告上年度经营管理计划完成情况及提交下年经营管理计划； (2) 各子公司负责人报告上年生产经营管理计划完成情况及提交下年生产经营管理目标计划;

（3) 业绩优秀单位作年度经营管理工作经验总结交流; （4） 集团总经理作年度经营工作总结和新年工作思路报告；

（5) 集团公司与各子公司签订下一年度的各单位《经营目标责任书》。此项或可延至集团年终总结表彰大会时进行;

(6） 集团公司董事长作指示.

5、组织部门：由集团集团总经理确定经营大纲编制所属部门，集团办公室配合。

第十条 集团管理体系评审会

1、召开时间：每年召开一次，具体时间由集团质量部负责人确定. 2、主持人：集团公司总经理。 3、出席人员:由集团质量部确定。 4、会议主要内容：

(1) 集团各职能部门报告上季度相关管理工作完成情况,并提出改进措施及建议; （2） 集团各子公司报告上季度相关管理工作完成情况，并提出改进措施及建议; (3) 针对各职能部门、各子公司的报告,与会人员分别提出意见，对管理工作中存在的问题进行研讨,总结经验教训，提出改进措施;

（4) 集团公司总经理对管理工作进行评审。

5、组织部门:集团质量部（体系监督审核会议及内审会议另订）. 第十一条 集团公司总经理办公会

1、召开时间：每月召开二次,根据需要由集团公司总经理确定具体时间。 2、主持人：集团公司总经理。

3、出席人员：根据需要由集团公司总经理确定. 4、会议主要内容:

公司经营计划事项，公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项，人事管理事项，公司合理化建议管理事项，公司其他重大经营决策和管理问题等。

5、组织部门:会议主要议题所涉相关职能部门。 第十二条 集团办公会

1、召开时间:每月召开三次，于每周五下午召开. 2、主持人：集团公司总经理。

3、出席人员：集团公司副总经理（总监）、集团各职能部门负责人、各子公司负责人. 4、会议主要内容:

(1) 传达董事会决议或有关精神;

（2） 研究解决公司经营活动中需要解决的重大问题； (3） 责任部门/公司报告专题工作的基本情况与解决方案； （4） 相关部门/公司提出意见和建议； (5) 作出专题工作的相关决定；

(6) 落实会议决定执行的责任人、监督人和检查标准、完成时间； 5、组织部门：集团办公室.

第十三条 集团生产经营管理会

1、召开时间：每周一下午16时召开。如遇节假日，召开时间相应顺延,若一周工作日不超过 3 日，则该周例会取消。

2、主持人：集团公司生产副总经理.

3、出席人员：集团公司总经理和副总经理(总监）、集团各职能部门正副职及助理、各子公司正副职及助理。

4、会议主要内容:

（1） 各子公司报告上周生产经营计划和临时任务完成情况并提交下周工作计划，提出需要会议解决的事项；

（2) 集团技术部报告上周各子公司技术改进情况和新品进展情况，并提出要求； （3) 集团质量部报告上周各子公司品质检查情况和6S管理情况,并提出要求； (4) 集团生产经营部对各子公司生产、经营完成情况做分析，并提出要求； (5） 集团办公室、人力资源部、财务部报告所需会议讨论或解决事项；

（6） 集团公司生产副总经理对上周各子公司生产经营管理工作进行点评，协调跨部门工作,并对生产经营活动中存在问题所采取的措施提出要求,确定会议决定执行的责任人、监督人和检查标准、完成时间；;

(7) 集团公司总经理作指示。 5、组织部门:集团生产经营办。 第十四条 职工代表大会

原则上每年度举行一次大会，由集团工会或分管领导主持，出席人员为工会委员、工会小组组长和选举的职工代表.

会议主要内容：通报公司经营管理情况，讨论职工关心的切身利益问题，改选工会委员，研究公司发展相关的合理化建议；

第十五条 集团职能部门/子公司每周工作例会

1、召开时间:原则上为每周二召开(集团生产经营管理会次日)。如遇节假日，召开时间相应顺延，若一周工作日不超过 3 日,则该周例会取消。

2、主持人:集团职能部门/子公司负责人.

3、出席人员：集团各职能部门全体人员/各子公司主管以上管理人员。 4、会议主要内容：

(1) 传达集团公司会议决议、决定以及上级指示精神； (2） 部门人员报告上周工作计划和临时任务完成情况；

（3) 负责人讲评上周工作，小结指出上周工作中存在的问题，点评员工业绩; (4） 提出下周工作的要点，布置和安排下周工作，研究解决与会人员提出的需要解决的问题；

(5) 研究完成任务的具体办法,布置本周工作。 5、会议组织：集团职能部门/子公司负责人。 第十六条 专题会议

指由相关部门（或人员）组织的针对专项问题的会议,根据工作需要召开，一般由公司领导主持。会议内容、时间、地点和参加人员由召集人确定。 第十七条 朝会

上班前15分钟开朝会，由车间班组负责人主持，所属当班员工全部参加。

主要内容：讲评本班前一天的工作，表扬好人好事，纠正存在的问题，提出当天的主要工作任务和要求. 第十 工作汇报会

下级向上级汇报指定内容，周期为定期或不定期，汇报会由上级主管主持，出席人员为上下级或有关责任人。 第十九条 临时会和碰头会

根据需要不定时召开,由召集人或分管领导主持，会议内容、时间和参加人员因会而定。

第四章 会议组织

第二十条 会议程序

一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤: 1、确立会议议题； 2、安排会议议程； 3、发出会议通知； 4、会务准备；

5、做会议记录和摄像、录音; 6、整理会议纪要、决议； 7、相关领导阅改、签批； 8、印发有关部门、人员,并归档。 第二十一条 确立会议议题

会议的议题可能有以下的来源:公司领导提出和各部门提出,集团办公室收集等.

第二十二条 对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员.

对不定期的重要会议,承办人应提出会议企划报告，该报告包括：

1、会议名称；2、会议主要议题;3、会议时间；4会议地点；5、会议议程；6、会议主持人；7、出席人员（名单）。

重要会议涉及财务收支的，还需提交会议财务（支出收入）预算、现有筹备情况及进展、筹备时间进度等,经批准后方执行。 第二十三条 提前发出会议通知

会议召集部门需在会议召开前一个工作日通知各参会部门（人员），并同时报备办公室。例会时间固定，不需另行通知。如出现会议时间调整,集团级例会由会议组织部门通知各参会人员，报备集团办公室并说明原因。

1、通知内容包括：时间、地点、参会人员、议题、议程及编组等。

2、方式:由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适用于例会召开的确认. 3、出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。

4、通知时间:根据会议要项拟订会议通知，并提前发送. 第二十四条 会务准备

会务准备包括以下内容：会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、签到簿、备用桌椅、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、投影仪、幻灯片、白板（黑板）和笔，以及录音工具,资料袋（内装铅笔和记录纸)、墨水、茶水、饮料、水果或点心等。

根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。

第二十五条 各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起草人.

几个部门召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要，且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。

一个部门召集，其他部门参加的,由召集的部门负责会议纪要的起草工作。 第二十六条 会议纪要

会议主持人应安排会议记录人，记录人应清晰、全面、客观地记录会议所有内容，并根据记录整理会议纪要。

起草会议纪要的内容要求： 1、必须全面记录会议的内容。

2、必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容,或加入记录人自

己的观点。

3、会议纪要必须做到全而精,要详略得当，重点突出。

4、起草会议纪要应采用打印体；时间紧急的情况也可采用手写体;但为了长久保持要求用墨水笔写,同时要保持纸面清洁。

5、集团会议纪要一般要由集团总经理或授权副总经理签发，重要决议还需经所有参会人员阅读会签后存档。

6、会议纪要应在会后的三天之内报送公司领导及相关业务对口部门，并提交集团办公室备案。

7、会议纪要一般只能在公司OA上发送电子文本，且未经签发人允许一律不得外传，其发送范围由签发人审核确定。

8、各单位会议纪要每年12月31日前统一整理成册,送集团办公室封存归档. 9、会议中形成的决议、决定由会议组织者或者领导指定专门部门负责督查督办。

第五章 会议效率管理

第二十七条 判断会议效率的高低有以下的标准：

1、会议是否按预期进行。

2、目的及议题是否清晰,是否彻底讨论. 3、会场准备是否完善. 4、资料是否齐全。

5、会议日程是否有计划性。 6、参加者是否预先了解主题. 7、讨论离题是否严重。 8、会议气氛是否热烈. 9、建设性发言数量. 10、是否得出结论或对策。 第二十 提高会议效率的要领: 1、要严格遵守会议的开始时间.

2、要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。

3、要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。 4、在会议进行中要注意如下事项: (1）发言内容是否偏离了议题？

(2）发言内容是否出于个人的利害? （3）是否全体人员都专心聆听发言？ (4）发言的内容是否朝着结论推进? 5、应当引导在预定时间内做出结论。

6、在必须延长会议时间时,应取得大家的同意，并决定延长的时间。 7、应当把整理出来的结论交给全体与会人员表决确认。 8、应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。 第二十九条 会议禁忌事项：

1、发言时不可长篇大论，滔滔不绝

2、不可取用不正确的资料。 3、不可打断他人的发言 4、不要中途离席 第三十条 会议管理技巧：

1、控制出席人数，与会无关者不参加。

2、每次会议须明确主题。

3、对重大或有分歧的议题，在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议。

4、会议发言应言简意赅，相对控制每位发言时间。

5、对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。主持人可在每一议项或每隔一段发言时间做出小结，及时做出决定。

第六章 会议室管理

第三十一条 集团公司的会议室由集团办公室统一管理和调配使用，各子公司的会议室由子公司行政内勤管理。

第三十二条 会议室使用登记手续

除集团公司例会外,各部门由于工作原因需要使用集团公司会议室及会议室物品等，应提前24小时通知集团办公室，以便统一安排。

1、凡需用会议室的部门及人员须提前做预约登记手续. 2、会议室预约登记手续由集团办公室办理。 3、会议结束后将会议纪要送集团办公室备案. 第三十三条 会议室必备的物品、用品和环境

1、会议室必备有会议桌、椅，会务准备有特殊要求的，请与集团办公室协商。 2、根据会议的实际情况,需要使用相关部门的物品时，应当事先征求相关部门和集团办公室的意见；使用完毕后，应当立即返还或者通知相关部门进行查验并交回.

3、各部门应当指定专人负责办理会议室的使用手续,及会议室的布置，物品的借用、保管和返还。

4、各部门在使用会议室时，应当自觉保持室内清洁。会议结束时，参会人员应整理个人物品，带走桌面垃圾，并将座椅放回原处。会议结束离开时，应当对会议室进行必要的整理,关闭灯具、空调、音响及投影设备，同时应当注意保持会议室物品的原状，会议室内的物品,不得随意挪动。

5、由集团办公室组织的会议,会议物品由集团办公室负责统一整理和收回。其他任何部门和参会人员不得将会议物品随意带走。

6、使用会议室后，使用人未及时将所用物品归还或者未及时整理会议室的，部门负责人

将缴纳乐捐款100元/次。

7、会议室使用环境卫生的要求: (1）注意保持会议室的环境卫生. （2)严禁在会议室吃东西。

（3）严禁在会议室及桌面，堆放与会议室配套物品无关的设施。 （4）严禁在会议室处理与工作无关的事情。

第三十三条 会议室维护费用由集团办公室编制预算并执行。

第七章 会议纪律

第三十三条 会议组织部门负责参会人员的签到、检查和维护会议纪律.参会人员到达会场时即进行签到，会议结束时由组织人在签到表上标注迟到、早退和应到未到人员情况. 第三十三条 参会人员必须准时到会，保持会场秩序，不得随意走动或外出会客,会上不得随意交谈，不得拨打或接听电话，不得在会场抽烟,不得办理与会议无关的事。

第三十四条 应参会人员不得以工作繁忙等理由推脱参会（不包含临时通知的会议、以及临时更改时间的会议）,因故不能参会的人员，须提前向会议主持人请假并获得批准。获准不参会的，缴纳乐捐款50元/次；擅自缺席不到会的,缴纳乐捐款100元/次；请假未经批准同意，不到会的,缴纳乐捐款100元/次,并考核绩效测评5分.

第三十五条 参会人员应提前5分钟到会进行签到，不得以时钟误差等作为会议迟到的理由。迟到：迟到15分钟缴纳乐捐款20元,迟到30分钟内缴纳乐捐款30元，迟到45分钟内缴纳

乐捐款60元；迟到45分钟以上，缴纳乐捐款100元。

第三十六条 参会人员不得随意离开会场，有急事离开会场必须征得会议主持人同意后方能离开。开会中途不假退场者,按早退处罚。早退的，缴纳乐捐款50元/次。

第三十七条 参会人员应认真笔记，积极发言.在会场上吸烟者或打瞌睡的，缴纳乐捐款50元/次.

第三十 参会人员必须带上记录本和笔参加会议，将与自己相关的工作要点记录下来；会后在本单位/部门组织相关人员做好会议精神和决议项的宣传和贯彻执行工作.会议组织部门负责在会上抽查参会人员是否带记录本参会;未带记录本记录的，通报集团办公室一次扣罚当事人乐捐20元.会后由人力资源部负责抽查参会人员的记录情况和相关会议决定的传达和贯彻执行情况；对未按会议要求执行的责任人提出绩效测评考核2分意见.

第三十九条 参会人员在会议期间不准拨打、接听电话，电话铃声须调至震动或关闭状态。开会时,手机铃声响的，缴纳乐捐款50元/次；未经主持人同意，拨打或接听电话的，缴纳乐捐款100元/次。会议中除紧急情况外,不得接听电话，接听电话应当向主持人请示，并且接电话不能离开会议室，每次接听电话不能超过5分钟，接听时不能高声喧哗。一般电话应在休息时或会议后接听或回叫对方，严禁会议中长时间接听电话。

第四十条 参会人员必须严守会议纪律,保守会议秘密，在会议决议未正式公布前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。

第四十一条 会议结束后,与会下级还未向所属人员传达会议决议，上级已越级将会议内容告诉了未到会的下级,致使与会下级开展工作被动的，缴纳乐捐款100元；制造出矛盾的,缴纳乐捐款200元。

第四十二条 不按时传达会议精神或不传达、贯彻、执行会议精神，缴纳乐捐款50元。 第四十三条 在会议决议未正式公布前，泄露会议内容,影响决议实施的，缴纳乐捐款100元；情节严重的，给予警告处分。

第四十四条 严禁将会议中的不同意见向会议以外的人泄露,更不能将不同意见泄露给当事人。将会议中的不同意见向会议以外的人泄露,挑起公司员工内部不团结的，缴纳乐捐款100元；情节严重的，缴纳乐捐款200元，并给予警告处分。

第四十五条 将会议内容泄露给他人，给公司造成经济损失的，损失在1万元以下,按损失的15％罚款,限期全额赔偿损失；损失在1万元以上，10万元以下的，按损失的10%罚款,限期全额赔偿损失，并给予记过处分。不能在规定时间内赔清损失的,依法追究民事赔偿责任;损失在10万元以上，按损失的5%罚款，限期全额赔偿损失，不能在规定时间内赔清损失的，移交司法机关并依法追究刑事责任及民事赔偿责任。情节严重或动机不纯的，除按上述处罚以

外，并给予开除处分。

第四十六条 参会人员有扰乱会议秩序的其他行为的,除给予500元/次罚款外，还应视情节，按《员工行为准则》规定予以处罚。

第四十七条 会议乐捐款仅限于会议使用,应在会后3日内自觉缴纳到集团办公室。当事人逾期未交的，由集团办公室书面通知，集团人力资源部核实后交财务部在次月奖金中两倍扣除。 第四十 违反会议纪律规定的罚款，由集团办公室和人力资源部核实后解缴到集团财务部。

第八章 附则

第四十九条 子公司会议管理规定参照本制度执行。

第五十条 本会议制度由集团办公室负责解释及修订，报经集团总经理批准，自签发之日起执行。此前类似文件同时作废.

附件1 《会议申请单》 附件2 《会议签到表》 附件3 《会议记录簿》 附件4 《会议纪要》格式

附件1：

会议申请单

年 月 日

申请开会时间 会议地点 会议内容 所需设备、物品 办公室主任审核意见

附件2： 会议时间 应到人数 请假情况 序号 部门 1 2 3 4 5

附件3：

会议记录簿

时间 主持人 出席人 缺席人 列席人 议题 （记录内容） 决议 使用要点：

（1） 重要会议,有言必录，详细记录；

地点 记录人 出席人员签字 会议签到表 会议地点 实到人数 序号 6 7 8 3 10 部门 出席人员签字 申请部门 主持人 参会人员 申请人 执行部门 时间 核查 （2） 一般会议,可摘其要点记录； （3） 日常事务性会议，简要记录；

（4） 对于重要会议记录，与会人员须确认签字； （5） 本簿装订成册使用。 附件4：

时 间： 地 点： 主 持 人： 与会人员： 未到会人员: 记 录 人： 会议内容：

会议纪要