第十章 时间管理和差旅服务
思考题及参
1.办公室如何避免或消除拖延时间的现象？ 答：许多人在一定程度上都有拖延时间的惰性。
拖延时间有许多原因。为了做一件令自己愉快的事情而推迟一件应该做的事情，是拖延时间的主观原因；办公室总有没完没了的事情，是拖延时间的客观原因。
秘书在工作中拖延时间还有许多其他原因。如不知怎样开始一个工作项目或对自己的工作技能没有信心、害怕失败、过分追求完美等。
秘书要找到自己拖延时间的原因，采取切实行动来改变拖延时间的习惯。秘书首先要主动与上司沟通，明确当前最重要的工作，将精力和时间集中用在最需要的工作上。
制订一个具体的行动计划是避免拖延的重要手段。办公室的行动计划是一份具体的待办事项的清单。有了这样的清单，就不会忘记要做事情。
拟订日程表能让所有的计划变成现实。根据日程表去进行每项工作，以促使当天的工作任务能按时完成，并尽可能充分利用所有能支配的时间。
2.简述上司日程安排的重要意义及其注意事项。
答：上司日程安排指秘书机构协同上司对一定时限内所要进行的工作按时间顺序做出合理的计划, 并通过一系列服务使计划得以顺利实施的工作。它有利于上司及组织管理层之间的工作协调，以保障组织正常运转；有利于秘书机构区分轻重缓急，明确事情优先级，理顺事务关系，酌情安排上司的工作活动，避免出现时间冲突；有利于组织内其他相关部门联系工作。
安排上司日程时应该：注重实效,不搞形式主义；注意张驰相间,劳逸结合；要留有充分的机动时间；要充分尊重上司本人的意见；要注意保守机密。
3.简述秘书在上司出差途中和出差返程后应做的工作。
答：出差途中除了为上司出差的主要任务（调研、谈判、参加会议等）提供业务上的服务外，作为差旅服务主要有以下工作：帮助上司安排好时间，落实交通工具；热情接待来访客人；与本机关办公室保持良好的通信联系；注意上司的安全和健康。
出差归来后的工作主要有：处理外出公务活动的资料（考察报告、会议传达提纲等），结算旅差费用。
4.假如你的上司即将出国旅行，请列一份出国旅行事务办理清单。 答：出国手续：
(1)撰写出国申请。(2)体检。(3)领取护照。(4)办理签证手续。(5)办理《国际预防接种证书》。(6)置办服装。(7)购买机票(车、船票)。
随行物品准备：
(1)收集差旅信息。(2)准备随行物品。(3)外币及信用卡。 出入境手续：
(1)边防检查。(2)海关检查。(3)安全检查。(4)卫生检疫。(5)登机手续。（6）出关手续。
案例分析及参
下面是×公司总经理秘书某天上班时遇到的十项待办事务，请根据时间管理的一般原理，排列处理它们的先后顺序。
1.总经理感觉近一段时期各种业务会议太多,耗去了大量时间,要求秘书拟订一个控制会议次数和时间的方案。
2.今天下午××国汽车销售商亨德尔先生将来公司商谈代理本公司产品在该国销售的具体事宜(意向书已于5月上海车展时交换),秘书需做好谈判准备工作。
3.本市××大学秘书学系欲与我公司建立长期合作关系,将我公司设为该校秘书学专业学生的“实习基地”,人力资源部问秘书机构是否愿意接纳实习生,是否愿意建立长期协作关系？
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4.通知销售部落实一名业务骨干(最好是经理或副经理)后天陪同总经理去东北出差。
5.发动机车间一技师的女儿考上了清华大学,昨天已拿到通知书,要以公司总部名义给他打祝贺电话,通知他到财务部领取本公司颁发的奖学金3000元。
6．省党报记者写了一篇报道总理视察我公司的通讯,已发到电子信箱,要求公司领导过目确认事实,打印件加盖公章后传真过去。
7.总部各部门和各分公司今年新招聘了一批管理人员,将于下周开始进行岗前集中培训,人力资源部要求总经理秘书给新职员开一次公文处理讲座。
8.海尔公司企业文化顾问×××先生被本市××集团请来做专场企业文化建设的讲座,询问总经理或思想文化部主任是否参加(每人入场费用为350元)。
9.总经理后天要出差大连,需要落实往返机票。
10.10天后刘德华来本市开演唱会,会议组织者来函问本公司是否需要优惠集体入场券(折扣为票价的60%,每张价格为90～180元),如果不回电,视作放弃。
答：建议的办理顺序如下：
9. 订机票虽然不是很重要，但时效性很强，稍稍延迟就可能订不到合适的机票，且处理此事只需要几分钟（打个订票电话即可）。
4. 只需要几分钟即可办成，且比较紧急，需要立即做陪同出差的准备。 5. 只需要几分钟即可办成，孩子考上名牌大学在当天可能在员工中传开，如及时予以祝贺和奖励，会与消息本身一道传播，体现公司对员工的人文关怀，公关效果会更好。因此此事实际上具有较强的时效性。
8. 问总经理是否派人参加(建议不派人参加,因为可以找到有关书面资料)。不很重要但也有一定时效性，请示此事只需要几分钟。
某些虽然不是最重要、最紧急但只需要很少时间就能办完的事项,可以集中在一个工作日开始的时候处理完毕，这样做便于集中精力处理最重要而费时较多的工作，防止在处理重要而费时较多的事项过程中受到各种干扰。前面几项事情就属于这种情况，他们全部处理完毕只需要十来分钟，并不影响以下某些重要且紧急的事情的办理。
6. 将报道稿打印出来交总经理,约10分钟，但领导审核可能需要一个小时左右。此事很重要而且紧急，故应优先（在处理以上几件事情后）办理。
2. 谈判准备，重要且紧急，但需要较长时间（约需2小时）,必须在上午处理完毕。
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10. 既不紧急也不重要，可在午饭时问总经理,估计总经理对此不会感兴趣。约3分钟可完成。
7. 转告人力资源部,可以请大学教师来主讲。 (下午) 此事比较重要，也有时效性，如要承担，需要较长时间准备。
3. 向人力资源部解释,为保商业机密,不宜接纳秘书实习生。此事比较重要但不紧急，可放到下午处理。
1. 这件事很重要，但不紧急，需要很长时间才能完成（因为要调查本公司会议状况和产生原因，可能还要询问专家等），当天无法完成。
排列顺序是9.4.5.8.6.2.10.7.3.1。
（如果某项事务排列顺序与此参相差1-2位，可不算错。）
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