计算机科学 Ｃｏｍｐｕｔｅｒ Ｓｃｉｅｎｃｅ 浅谈电子档案的保护问题 王茜茹 ，田欣。 （１．石家庄高新区科技创业园区管理处，石家庄０５００００；２．河北交通职业技术学院综合档案室，石家庄０５００００） 摘要：由于电子档案本身的特点，自其出现伊始，就在一定层面上决定它在自身的保护方面存在较大的问题 和困难。本文认为电子档案要发挥其凭证作用与法律效力，就要保证其具有原始性与真实性，并从技术、法律、制 度等三个方面来保障。 关键词：电子档案；原始性与真实性；保护 中图分类号：Ｇ２７ 文献标识码：Ａ 文章编号：１６７４—７７１２（２０１４）０６—０１５７—０１ 为提高保管质量，需对计算机设备进行优化改造，以便于满 足当前高端电子技术的应用需求，同时必须对电子档案进行 定期检测和拷贝，以确保档案的可靠性和安全性。 （五）高校档案利用方式的保护。具有针对性的保护电子 档案。针对内同尚且不完全开发的档案，不适用拷贝方式获取： 针对可以采用拷贝方式获取的电子档案应于合理监控下操作。 三、加强高校电子文件档案化管理应重点解决好以下几 个问题 （一）提高重视度。对于电子文件档案化管理，相关高 校必须提高其重视程度，将电子档案管理的基础工作做好，从 而进一步提高电子文件的安全性以及真实性。建立和完善高校 电子文件管理制度，严格要求和明确规定电子文件的归档范围、 内容、时间和存储载体。同时，将电子档案管理的机制进 行理顺，能够为电子档案的完整性和可靠性提供有力的保障 。 （二）保障高校电子文件信息安全。安全是信息化的命 脉，安全出问题，则会导致信息化工作难以顺利进行。当前， 电子文件信息存储已趋向于海量化，信息存储具备的密集性， 充分发挥各种不同优势和特点，如便于信息收集、保管、处理、 携带、传播及利用等，但是，因电子文件本身具有载体和信息， 并且其生存环境相对较差，所以，往往使电子文件出现伪造、 删除、泄密等不良现象 。人类对计算机的依赖性越强，其 带来的社会危害就越大。 （三）提高管理人员素质。全面提高档案管理人员专业 水平和素质，以此满足档案信息化管理及服务要求。随着档 案电子化不断快速发展，对档案管理人员的要求也越来越高。 所以，想要有效管理高校电子档案，则需要培养更多高素质 的复合型人才，加强培训档案管理人员。 （四）增强安全管理技术。由于电子档案需要保持较高 的有效性及原始性，倘若未有安全技术，则难以保证电子档 案的原始性，法律效力就会受到质疑。随着电子技术不断快 速发展，一些保护和反保护，解密和加密等技术也得到一定 的发展，将这些技术进行充分利用，则能够为电子档案安全 管理奠定坚实的基础。 （五）充分利用法律知识。在电子档案中，法律是一个 确认其有效性和真实性的最佳途径，即利用法律形式加以明确， 保证电子档案真实性、有效性。从使用角度看，电子档案具有 作为法律证据的可采性，也具有作为法律证据的证明力，具有 法律效力是毫无疑问的，因此必须将维护电子档案的原始性以 及真实性，并在档案馆（室）的法定责任以及义务中将其纳入。 以上论述，国内至今尚未出台关于管理电子档案内容的 保障体系，针对电子档案内容上的管理所采用的方法仍有待 于继续探索，以便于保障电子档案的完整性、安全性及准确 性，这被视国内档案管理者的长远职责。 参考文献： 【１］李奕男．电子档案与纸质档案的差异Ⅱ】．哈尔滨 党校学报，２００６（０１）． ［２】冯慧玲．我国电子文件管理国家战略的特点Ⅱ】．档案 学通讯，２００９（０５）：１０—１１． 电子技术作为现代科学技术发展的产物，其在现代人的 工作和生活中发挥重要的作用。近年来，电子技术被广泛应 用于教育教学管理中，使得教育教学管理不断朝着数字化、 信息化发展。档案管理是高校教学管理工作的主要内容之一， 其在保障高校教育教学活动正常秩序中发挥巨大的作用。随 着我国高校信息化建设不断推进，电子档案在高校档案管理 中的应用范围不断扩大，但相比传统纸质档案，其在管理的 法律效力、原始性、保密性等方面存在较大争议。 众所周知，电子文件是依赖系统而存在的资源，具有存 储密集性、资源共享性、载体不确定性等特点，且电子文件 在传输、储存过程中容易受外界因素的影响，比如病毒感染、 系统崩溃、存盘损毁等因素可造成文件资源大量丢失。此外， 电子文件可以进行无痕改动，容易被人为改动或窃取，严重 威胁文件资源的安全性。当前高校应用电子档案存在主要问 题有： （ｉ）电子信息量庞大，自动化管理程度低，总体管理 难度大，容易造成信息丢失，十分不利于档案及资料的保密。 （２）高校电子档案管理机制不完善，容易出现档案或信息外泄， 导致相关人员合法权益受到侵害。而随着人民对知识产权和 档案保护意识不断增强，电子档案管理弊端容易引发法律纠 纷。因此，如何运用法律手段保护电子档案的原始性与真实性， 确保高校档案的安全性是高校档案管理工作的一个重要课题。 分析电子档案管理的困境 电子档案的产生和大量应用，在档案管理领域，记录方 式以及文档载体的形式不断翻新，有许多已转化为电子档案。 由于电子文件本身存在着技术手段难以克服的缺陷，电子文件 的真实性和可靠性始终是电子文件档案化管理中的一大难题。 （一）难以确保有效性。概括而言，电子档案同时具备 可适用性、可理解性，且囊括信息存储可靠性、可被识别性 及信息完整性等总称为有效性。 （二）难以确认电子档案真实性及原始性。于确认电子 档案内容、信息结构及其背景资料均与原始信息相互保持一 致后，可称为电子档案的真实性以及原始性，其中，真实性 既可作为电子档案使用时的法律依据，也被视为能否有效使 用的判别依据。 （三）难以确保安全性。电子档案于正常使用下无被泄 露以及使用价值受损等状况出现可称为安全性。 二、电子文件管理中对电子文件的保护 （一）高校档案归档的方式保护。由于文件采用电子编 码技术，因此要保证电子档案于传输与处理环节中均无纰漏出 现，意在确保电子档案部门收到具备完好性、原始性及准确性 的文件，这也是电子档案失踪被视为法律依据的条件之一。 （二）维持档案归档时的时间。针对高校电子档案而言， 具有针对性的划分两种，即一类为档案办理完毕后随即便予以 归档，而另一类则于某一特定时间点或周期内予以统一归档。 （三）维护档案收集途径。高校电子文件在收集方式可 借助校园网，开通电子文件归档传递网线。 （四）高校档案保管方式的保护。因现代电子技术的更 新速度加快，电子档案在日常保管中需继续借助计算机，且 一、１５７ ｊ肖费电子２０１ｑ
