宏远家电公司是一家改制后的大型国有企业,公司资产雄厚,员工众多,著名科技人员和高层管理人员云集。公司在做好内部管理工作的同时,也注意做好客户管理工作。最近几年,公司推出了一系列新产品,占领了国内50%以上的家电市场,在国外也影响很大。最近,公司又在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品,准备在这次客户咨询洽谈会上亮相,以此引起客户和消费者的关注。
2019年5月1日,宏远家电公司张总经理正在主持召开部门经理会议,讨论关于近期召开全国各地客户咨询洽谈会的有关事宜。会上,营销部经理提供了一份本公司客户名单,各种单位和个人有二三百个。公司决定给这些单位和个人发出邀请信,邀请他们参加本公司关于新产品的大型客户咨询洽谈会。公司派总经理助理高叶负责此项工作,迅速成立会务筹备处,拟订会议方案,准备大会所用各种材料。会议定于2019年6月10日在北京国际会议中心召开,食宿也在北京国际会议中心,会期暂定5天,其中第一天开幕式,第二天专家讲座,第三天专家咨询,第四天专项合作项目洽谈,第五天组织客户游览长城。公司要求大会必须成功,以达到公司举办这次活动的目的。
总经理助理小米立即成立了大会筹备处,成员有10人。他们首先召集会务工作会议,明确将要召开的咨询洽谈会的主题,即宣传新产品,洽谈新业务。围绕主题,拟订大会筹备方案。确定参加会议的正式人员280人,特邀有关领导和专家10人,工作人员10人。确定了大会的议程和会议所需要的各种材料、经费预算,以及请有关领导和专家讲话的建议等。该方案报经公司领导审核、讨论、修改、完善后,筹备处马上给各位成员明确分工。主要分工有:准备会议所需文件(包括起草会议通知、公司总经理的开幕词、有关领导的讲话稿、有关新产品的情况资料、与会议有关的背景材料等);会务服务(包括发会议通知,接待、签到,分发文件和物品,安排住宿,布置会场等);宣传报道(联系新闻媒体,通报会议情况,编写会议纪要等);对外联络(包括联系旅游,预订返程车、机票等)。
经过精心准备,各方人员如期到会,新产品咨询洽谈会按时召开。但是,在与会人员报到时,负责接待签到的初萌发现,有十几个会员在报到单上注明“回族”或其他民族。初萌及时把这一情况报告给小米,小米马上通知有关人员安排不同民族风味的饭菜,使与会人员都非常满意。会议按计划顺利进行,与会人员对该公司的新产品非常满意,专家的讲解、介绍更使与会人员大开眼界。利用会议休息时间,公司还应与会人员的要求,组织参观了公司的生产车间等场地。会务筹备处还安排了舞会等娱乐项目,最后一天的游长城更是其乐融融、热闹非凡,大家像老朋友似地说笑着、唱着登上长城,年轻人还进行了登长城比赛。公司王副经理在长城上即兴演说,把长城的历史同当今中国经济的繁荣结合起来,使得客人们群情激昂、振奋不已。客人们都表示,对这种形式的会议很是满意,他们了解了公司的生产情况,了解了公司产品的特点,在经销这种产品时就可以有的放矢地介绍,这增加了他们销售的积极性。
新产品咨询洽谈会结束了。公司送走客人后,进行了会后总结。总结会上,公司总经理认为,这次会议开得很成功。会务筹备处的准备工作做得周密细致,会议的组织接待工作做得很好,为公司赢得良好的人气打下了基础。再加上新产品过硬的质量、专家精辟的讲解等,使得这次会议达到了预期的目的,可谓成功。
总经理助理小米也指出了这次大会上的一些疏漏之处,比如,在准备期间,把一个常识性的问题给遗忘了,那就是少数民族人员的就餐问题。这个问题如果处理不好会造成不好的影响。幸亏发现及时,及早解决,才没有影响客户的情绪,使大会能顺利进行。另外,会议简报出得不够及时,没有把会议上的情况及时通报给有关人员,尤其是最后签订合同的情况,这可能是会期结束,有些人员思想松懈造成的,以后要吸取这方面的教训。
总结会上还通报了这次咨询洽谈会的收获,80%的与会者都同公司签订了合同,超出了预计的数量。这也对公司下一步的工作提出了更高的要求。总经理决定,对大会筹备处的人员每人奖励一个月的工资。最后,要求大会筹备处尽快把与这次大会有关的材料整理出来。
