电大办公室管理09年-11年试题 共6套(已排版)

广播电视大学2008—2009学年度第一学期“开放专科”期末考试 （1）电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不

办公室管理 试题 在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。 2009年1月 （2）来访挡驾。先问情来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。

（3）会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地拒绝。 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分） 2．提高会议效率可以有哪些做法？ 1．以下哪些不是办公室事务管理的特征（ B ） 遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小A．服务性 B．决策性 C．专业性 D．主动性 会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。 2．文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的（ C ） 四、设计题（每题10分，共20分） A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 1．所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？ B．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 （1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度，可保证：如D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。 3．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（ C ） （2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无 A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来 理、可能带来危险的来访者直接冲突。 B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 （3）情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果 C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 是女性，女文员可能会使她平静下来；如果不行，找一个成熟的女同事来帮忙。 D．对每一项工作作出安排，定好最后期限 （4）骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱；②公司经营时间4．以下哪种接打电话的行为是不正确的（ A ） 不长；③个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利 A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 益。 B．给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上 C．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用 2．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应D．中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置 考虑什么，怎样做？ 5．邮件的寄发不要考虑以下（ D ）因素。 在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或 A．时间 B．便利 C．经济 D．爱好 是圣诞节、中秋节等； 6．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，（ A ）属于合适的话题。 （1）还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等； A．有共同利益的话题 B．夸耀自己的话题C．保密的话题 D．应当忌讳的话题 （2）在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决7．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种（ A ） 于当地的购物环境。 A．初次写信，或有过激言行的 B．有过激言行或漫骂领导的匿名信 （3）还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要 C．已做结案处理的 D．没有具体内容的匿名信 用心为对方选择适当的礼物即可。 8．文员做会议记录时，可以在会议记录中（ C ） （4）要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。 A．加人自己的主观意见 B．不记录议题 （5）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。 C．与发言者用词不一致但意思完全一致 D．对所记内容作评论 （6）如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、9．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。（ C ） 贺卡。 A．口字型 B．教室型 C．圆桌型 D．U字型 （7）文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是10．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。 点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（ B ），了解要（8）为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张求约会者的心理。 卡片记录。 A．社交的能力 B．说话的技巧 C．听话的能力 D．听写的能力 五、案例分析题（每小题20分，共40分） 二、判断题（正确打“√”，错误打“×\"。每小题1分，共10分） 1．新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人，因为是第一

1．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。 次被指派接受任务，小马特意向领导征询应该注意的事项。考虑到小马刚到单位不（ × ） 久，领导嘱咐小马对客人一定要热情、大方，礼貌方面更应多加注意，小马一一记 2．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与在心里。见到客人，小马热情地走上前去，大声说着“欢迎、欢迎”，伸手就去接客上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。 人的行李，见客人要与自己握手并躲开小马接行李的手，才慌忙与对方握手，并执（ √ ） 意要帮对方拿行李。来到车旁，顺势将行李放入汽车的行李箱，接着打开副驾驶舱

3．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。 门，引导客人落座，并说：“这里是也宽阔，可以看看沿途风光。”而后，自己坐到（ √ ） 汽车后排座位上。一路上，小马热情地回答客人提出的问题，还关切地询问客人所

4．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，没多久，小马就觉得客人话语与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。 越来越少，客人也不象刚下飞机时那样热情了，小马心里不悦，但又不能表现出什（ √ ） 么。 5．文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举？应该怎样做才是正确的？ 做。 （ × ） 答：（1）握手礼仪，主客之间，应该主人先伸手；

6．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以（2）替客人拿行李应征求同意，再行动，哪些行李可以放入行李箱中也要征避免被盗用冒领。 得同意；

（ × ） （3）乘坐方面，客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；

7．男女之间，女士先伸手了，男士才能与之相握。 （4）客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话

题； （

（5）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。 √ 2．A公司原定于12月25日18：00时借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。为此，发了请柬邀请有关领导和嘉宾光临，在请柬上把时间、地点写得一清

二楚，要求自行前往。还通知了全体员工下班后赶往。可当部分员工提前在 16：00赶去时，却发现预订的能容纳） 50人的大包房已为B公司占用。

8．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。经询问，当初A公司预订时，B公司已先预订，但正考虑与娱乐总汇变更预订如果上司不加采用，应说服上司。 时间，没有最后确定。当时大堂负责人说：“若B公司换了时间，则包房由A公司用，（ × ） 不用再通知了”，事后由于总汇工作人员的疏忽，忘了将时间冲突情况告知A公司。 9．文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交后再报告上司。 结果A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突，造成来参加活（ × ） 动的50多人滞留大堂2个多小时，最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆 l0．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有举行。最后活动早早收场，大家扫兴而归。 归档范围和要求，但没有期限。 （1）为什么A公司庆祝活动未取得预期效果？ （ × ） （2）如果你是A公司的文秘人员，你应如何组织这次活动？ （3）如发现已预订包房被他人所用，应怎样处理？ 三、简答题（每小题10分，共20分） 答：1）A公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间、地点进行确认，准备

1．什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾方法有哪几种？一般应怎样做？ 工作不充分导致活动没有取得预期效果。 对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，（2）应把这次活动的细节详细列出，每个项目由专人负责。 由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉（3）由专人负责预订，初步确定以后向上司汇报，再向娱乐总汇负责此事的

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人确定。活动前一天或前两天，再和对方确认一下时间、日期、地点。 l0．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。

（4）案例中领导和嘉宾应由公司派车接送。 （ × ） （5）在活动开始前半天，文秘人员应提前到场，布置会场，落实有关细节， 如有问题，可提前发现和解决。 三、简答题（每小题10分，共20分）

（6）如发现已预订包房被他人所用，不应争执过长时间。 1．文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的？哪些是不合适的？ （7）应立即联系附近其他饭店、宾馆，先安排领导和嘉宾前往。 1．合适的话题： （8）可在活动项目上增加一些内容予以补救。 （1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题； （9）有必要的话，可向娱乐总汇进行索赔。 （2）一般人喜闻乐见的话题； 试卷代号：2180 （3）显示地方或民族色彩的话题；

广播电视大学2008—2009学年度第二学期“开放专科”期末考试 （4）比较高雅的话题，如中外名著、展览会等；

办公室管理 试题 （5）积极、健康的生活体验的话题。风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话。 2009年７月 不合适的话题包括：

（1）应当忌讳的话题； 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分） （2）令人不快的话题。过于敏感的话题； 1．办公室布置要注意（ D ） （3）自己不甚熟悉的话题。夸耀自己的话题； A．上司单独用的办公桌椅靠墙放 B．一般办公室桌椅最好面对面放置 （4）庸俗的、色情的话题； C．打字、复印间离上司办公室近些 D．各种沟通、保密 （5）不宜谈论的保密的话题。 2．在使用复印机的过程中，以下哪些内容是不恰当的（ A ） A．接通电源可立即复印操作 B．选定复印纸后要抖松消除静电 2．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D．复印完毕应取下复印品和原稿 2．有电子提示系统和人工提示系统。 3．文员工作过程中，以下合作方法中哪一项是不适宜的（ B ） 电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提 A．善于同他人合作，密切配合，步调一致 示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。 B．应该有自己的个性，尽可能表现的与众不同 人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示 C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则 性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往提示文件。 D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任 4．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进（ D ） 四、设计题（每题10分，共20分） A．合理设计办公室的工作流程 B．尽可能定量控制办公室工作 1．办公室主任吩咐文员小李设计一份电话记录单，你若是小李应如何设计？ C．重复性的工作尽量由机器完成 D．工作人员工作尽可能专门化、单一化 来电单位 来电号码 5．文员在收取邮件时，不正确的做法是（ D ）。 来电者姓名 分机 A．邮件有无损当面指出，并在邮件上注明：“邮件收到即如此” 年 月 日 时 来电时间 BP机或手机 B．文员每天的开箱次数应和邮局投递次数一致，尽可能与送达时间相合拍 分 C．文员到达办公室的第一件事是检查电子邮箱里的邮件 内容摘要： D．为提高办事效率，应带着邮件去办理其他事情 6．下列接受名片时唯一正确的做法是（ A ）。

A．接受名片时要用双手 B．大声念出名片上的头衔 C．接过名片马上放入兜内 D．传递名片将正面朝向自己 7．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的（ C ）

上司批示 A．协助签到 B．分发资料

处理结果 记录人 C．作会议记录时离开会议室接听电话 D．暂时保管与会者的物品

8．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（ B ）

2．总经理要与公司总裁谈某项业务工作，文员替总经理安排这个约会，应该 A．语句要简短B．由过程先说C．利用重复的效果

怎么做？ D．说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言

首先，用写信的方式定约，等对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员确认； 9．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（ A ）

其次，正确告知总经理的姓名、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、A．通知上司家人把衣服送达 B．自己到上司家里去拿

所需要的时间等，日期的确定应有弹性，告知你或总经理的联系电话。 C．让上司自己去家里更换 D．去买新的服装

第三，决定时间、地点时，要注意： 10．接受忠告的反应应该是（ D ）

（一）星期一早上、周末下午、即将下班之前、午餐前后、对方的休息日、节 A．弄清对方的用意 B．尽量分清责任

假日或有特殊政治和宗教意义的日子、公司有重大活动时，不要安排约会； C．应辩解说：“那是因为„„” D．切勿感情用事

（二）地点必须选择对方比较方便的地方，还应考虑礼仪规格、是否需保密、二、判断题（正确打“√”，错误打“×\"。每小题1分，共10分）

是否需就餐等； 1．办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。

（三）如对约会地点没有充分把握，应事先调查路线、如何前往、房间大小、（ × ）

桌子的配置等； 2．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。

（四）约定好后向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，还应准（ √ ）

备约会所需要的文件资料。3．两个电话铃同时响起时，文员要同时对两个电话讲话。 （ × ）

五、案例分析题（每小题20分，共40分） 4．上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。

1．某公司聘任文员邹某上班处理邮件时，正巧赶上接听电话，他一手操持电话，（ × ）

另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上，并顺手拿过笔在“收件人” 5．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文

员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。 处签了字。打完电话，他急忙把所有的信封都剪开了，忙乱中一封信被剪掉了回信

地址的一角，他并未在意。这时，他抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封（ √ ）

放在了另一边，并开始阅读邮件。当阅读到写有：“亲爱的„„”一封信时，他意识6．当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关

到拆错了信，匆匆将信装进一个信封，并用胶水粘了起来。在处理其他信件时，其系来协助他解决私人的事务。

中有一封急件，觉得应该由上司回信，他把几封信混在一起放在上司的办公桌上。（ √ ）

这时，上司把写有美国地址的英文名片递给他，让他打印一个寄往美国的信封，小7．英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。

邹按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打（

印在右下角。

你认为小邹处理邮件是否正确，为什么？请讲出理由并说明正确的做法。 ×1．（1）收领邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆，应在清点后才能签字； （ 2）首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆； （ 3）不能把回信地址剪掉，检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去； ）

（4）拆错信，应在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把 8．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度、分别使用表示方

信件交给收信人时向他（她）道歉。 法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。

（5）把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。寄往美国的（ √ ）

9．介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。 信件信封地址位置写错了。

（ × ）

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2．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题： D．只在便笺上写好会议名称 （1）方舟利亚公司2008年2月份经理会议记录； 10．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两（2）方舟利亚公司致澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜的函； 点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（ B ），了解要（3）市物价局关于物价检查的通知； 求约会者的心理。 （4）方舟利亚公司2008年销售计划； A．社交的能力 B．说话的技巧 （5）方舟利亚公司2008年4月份经理会议记录； C．听话的能力 D．听写的能力 （6）市工商局关于年检工作的通知； （7）澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜给利华公司的复函； 二、判断题（正确打“√”，错误打“×\"。每小题1分，共10分） （8）方舟利亚公司2008年6月份经理会议记录； 1．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。 （9）方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞公司会议纪要； （ × ） （10）市税务局关于税务自查的通知； 2．办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。 （11）方舟利亚公司2008年8月份经理会议记录； （ × ） （12）方舟利亚公司2008年销售工作总结。 3．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。 答：案卷一： （ √ ） （1）方舟利亚公司2008年2月份经理会议记录； 4．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。 （5）方舟利亚公司2008年4月份经理会议记录； （ × ） （8）方舟利亚公司2008年6月份经理会议记录； 5．文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去（11）方舟利亚公司2008年8月份经理会议记录； 做。 （× ） 标题：方舟利亚公司2008年经理会议记录 6．日常交往中的上下级角色关系不应淡化。 案卷二： （ × ） （4）方舟利亚公司2008年销售计划； 7．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的（12）方舟利亚公司2008年销售工作总结。 时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。 标题：方舟利亚公司2003年销售工作计划、总结 （ × ） 案卷三： 8．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小（3）市物价局关于物价检查的通知； 距离。 （ √ ） （6）市工商局关于年检工作的通知； 9．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。（10）市税务局关于税务自查的通知； 如果上司不加采用，应说服上司。 标题：市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查的通知 （ × ） 案卷四： l0．列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，（4）方舟利亚公司致澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜的函； 密级和保密期限的变更和解密。 （7）澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜给方舟利亚公司的复函； （ √ ） （9）方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞公司会议纪要； 标题：方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜的函件、会议纪要 三、简答题（每小题10分，共20分） 试卷代号：2180 1．简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？形式是怎样的？

广播电视大学2009—2010年度第一学期“开放专科”期末考试 会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议

办公室管理 试题 记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。 2010年1月 会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。

1．A 2．B 3．C 4．A 5．A 6. D 可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精7．A 8．C 9．D 10．B 神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。 有两种形式： 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分） （1）议决性会议纪要。是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共1．在办公室的布置方面，（ A ）的位置是上座。 同遵守、执行时写下的文字依据。 A．离入口最远 B．离入口最近 （2）周知性会议纪要。用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性C．靠近门口 D．靠近窗口 文件。 2．在文员工作以及办公环境等方面，下面选项中哪种行为不合时宜？（ B ） A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 四、设计题（每题10分，共20分） C．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 1．某公司为了推销自己的产品，做好宣传和营销前的准备工作，以良好的社会D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 形象及合适的价格打入市场，决定组织召开专家座谈会，对其推销产品进行评估。3．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？如果你是办公室人员，领导责成你承办这个座谈会，你该如何做？ （ C ） （1）座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能思考、有 A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来 主见又敢于发表意见者； B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 （2）座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜； C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 （3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合； D．对每一项工作作出安排，定好最后期限 （4）主持人负责引导、组织，可不做记录； 4．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？（ A ） （5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做； A．工作人员工作尽可能专门化、单一化 B．尽可能定量控制办公室工作 （6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短； C．重复性的工作尽量由机器完成 D．合理设计办公室的工作流程 （7）会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。 5．以下哪些接打电话的行为是不正确的？（ A ） 2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？ A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 （1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上四审阅、签字后向财务部门报B．给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上 销，或者结算预支的出差费用。 C．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用 （2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上D．中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置 司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。 6．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（ D ）。 （3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。 A．“顷悉”、“际此” B．“谨启”、“钧启” （4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。 C．“台鉴”、“惠鉴” D．“台安”、“钧安” （5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示7．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM－120CM，感谢。 应该是（ A ） A．个人区 B．社交区C．亲密区 D．公众区 五、案例分析题（每小题20分，共40分） 8．文员做会议记录时，可以在会议记录中（ C ） 1．上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地，一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的 A．加入自己的主观意见 B．不记录议题 家用冰箱发生爆炸的消息，几天之内，这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂房 C．与发言者用词不一致但意思完全一致 D．对所记内容作评论 却未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。 9．上司决定参加某个会议时，文员不应该（ D ）。 厂房决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在A．和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便 经过周密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料 主的神色不太正常，又发现冰箱内有细小的红色纸片，便向副厂长汇报。副厂长和C．如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间 户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈，并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。

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户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不知道，取食品时碰撞（ × ） 所致，幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告，引起了媒介的注意才9．如果要拒绝别人， 最好是依照自己和对方的人际关系程度， 分别使用表示上了报的。查清了原因，副厂长当即与上海厂方联系，在当地召开了记者招待会，方法， 以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。 向新闻界说明了，隐去了户主的姓名，并承认了厂方的责任：“未在冰箱使用说（√ ） 明书上写明：冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑，这件10．介绍信的正本和存根必须一致， 同时可以出具空白介绍信。 事就此喜剧性结束。几天后，这种品牌的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也（× ） 送至那位用户的家中。 三、简答题（每小题10分，共20分）

从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示？ 1．文员进言是指什么?进言具有什么作用？方法和要求是什么？ （1）信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝； 也应该注意到社会上的反馈。 （2）参谋作用；补缺作用；增进关系作用；

（2）有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的（3）适事、适时、适地、适度。 方法。 2．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？

（3）文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间、结束有细心、敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。 时间）；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、；（7）出席者名单；（8）会议

1．B 2．D 3．B 4．A 5．C 的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。 6．A 7．B 8．A 9．B 10．A 四、设计题（每题10分，共20分） 试卷代号：2180 1．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便

广播电视大学2009—2010年度第二学期“开放专科”期末考试 宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行1 0人将于8月下

办公室管理 试题 旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎2010年7月 样设计这个接待方案？

（1）接受任务；（2）了解来宾；（3） 制订计划；（4）预订食宿；（5）迎接来一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分） 宾；（6）商议日程；（7） 安排会谈；（8）陪同参观；（9）送别客人；（10）接待小1．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（ B ） 结。 A．必要时可形成文字材料， 照本宣科 B．传达可以根据上司主要意思， 榕人自己对问题的意见 五、案例分析题（每小题20分，共40分） C．不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示 1．海金精密仪器有限公司的技术开发部有8个工作人员，他们群策群力，花了D．重要的指示， 应该要求被传达者复述一遍， 以免漏听或漏记 整整一年开发了BRM系列产品，经广泛宣传，推销，国内外的销路很好，给公司创2．以下关于文员管理好时间的说法， 哪一个是不正确的？（ D ） 收了几百万元。公司总经理为了鼓励部下再接再厉，决定宴请技术开发部的全体成A．定好目标， 把想做或需要做的事情写下来 员，具体的时间、地点由总经理秘书卜小姐安排，只是规定了费用总数为2000元。 B．想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务 问题： C．开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿 （1）卡小姐应该安排在什么时间、地点宴请比较好？ D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做 （2）卡小姐用怎样的方式通知技术开发部的成员？ 3．有时应上司要求， 文员参与会见或会谈， 以下哪些内容不是文员的任务？（3）宴请结束一结帐，只花了1500 元，对余下的500 元，卜小姐买纪念品发（ B ） 放好不好？ A．准备资料 B．发表意见 C．现场服务 D．会议或会谈记录 （4）除了宴请，卜秘书还可建议用其他方法来鼓励技术开发部吗？效果怎样？ 4．传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ A ） 答：（1）应安排在本周的星期五下班后宴请，这时一周的工作已经结束，第二A．一般的图纸 B．机密文件 C．很长的文件 D．感谢信 天是休息，晚一点也不影响工作。找个比较安静幽雅的餐馆，包个单间，总经理与5．文员打印寄往欧美国家的信封， 收信人内容的打印顺序应该是（ C ）。 大家上下级可交流感情。 A．国名、地址、部门、姓名 B．姓名、地址、部门、国名 （2）卜小姐应到技术开发部去向大家表示祝贺，并当场邀请。如果用电话通C．姓名、部门、地址、国名 D．姓名、国名、部门、地址 知，不能产生亲切感和更理想的气氛。 6．下列接受名片时唯一正确的做法是（ A ）。 （3）宴会快结束时卜小姐可把技术部负责人拉到一边， 把500元交给他， 悄A．接受名片时要用双手 B．大声念出名片上的头衔 悄说：“我和总经理回去后，你们可不受拘束再饮一杯，或找个卡拉OK唱唱歌，明C．接过名片马上放人兜内 D．传递名片将正面朝向自己 天把交给我就行。”发放纪念品会给公司其他人员知晓，造成不必要的麻烦。 7．以下哪一种类型适合自由谈话， 或是收集创意的会议？（ B ） （4）可以建议总经理给每人发奖金，还可建议在全体职工大会上表扬技术开发A．口字型 B．圆桌型 C．教室型 D．V字型 部。这样可激发其他部门的积极性。 8．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM－120CM，2．某公司安排懂法语的小沈和办公室秘书小陈参加与法国某公司的商务会谈，应该是（ A ）。 范总经理特别叮嘱两位要做好准备工作。 A．个人区 B．社交区 C．亲密区 D．公众区 正式会谈这天，坐在范总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪9．文员协助举行宴会时， 不用考虑（ B ）。 闪发光，使得范总身上那套价值千元的名牌西服黯然失色。 A．宴会的形式与气氛 B．有无休息室 范总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花C．有无停车场 D．交通是否方便 枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从10．上司参加各种应酬和会议， 有时需要更换服装， 文员应（ A ）。 茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中„„这一切引起了范总经理和客商的不同反应。客A．通知上司家人把衣服送达 B．自己到上司家里去拿 商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，范总经理也觉得尴尬。谈到价格时，C．让上司自己去家里更换 D．去买新的服装 范总一时性起，双方争执起来，小沈站在范总一边，指责客商。客商拂袖而去。范 总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，二、判断题（正确打“√”，错误打“×\"。每小题1分，共10分） ！”

1．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。 小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦！客商是你自己得（ √ ） 罪的，与我有什么关系？”

2．文员第一次做一项工作时应该快一些， 如果错误可以再做一遍。 小沈和小陈在接人待物、言谈举止方面有何不妥之处？正确的做法应该是怎样（ × ） 的？

3．无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送， 因而文员传递信息应答：（1）衣着。二位女士穿着打扮不符合特定的会谈工作要求，而且也影响了首选传真。 （ × ） 范总的形象，小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静；

4．当与人擦肩而过， 或越过长辈、上司前面， 或因事中途离坐时， 都要招（2）卫生习惯。小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始呼一声。 （ √ ） 就不顺利；

5．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心， 支票簿与印章应该一起收藏， 以（3）应变能力。小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领避免被盗用冒领。 导的不足。范总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示 意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商； （ × ） （4）领导权威。小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，

6．受到直属上司以外的指派时， 假如是文员自己能够安排办理， 而且不会影应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。 响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。 试卷代号：2180 （ √ ） 广播电视大学2010—2011年度第一学期“开放专科”期末考试

7．即使是上司私人的应酬， 文秘人员也应该积极、乐意地去协助。 办公室管理 试题 （ √ ） 2011年1月

8．宴请的请柬一般要提前一至二周发出， 以便客人及早安排， 已经口头约定一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分） 的就不要补发请柬了。 1．传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ A ） A．一般的图纸 B．机密文件 C．很长的文件 D．感

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谢信 开部分人员参加的工作研讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？ 2．文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的。（ B ） （1）座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能思考、有主见又敢于发A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 表意见者； B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 （2）座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜； C．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 （3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合； D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 （4）主持人负责引导、组织，可不做记录； 3．对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关，（5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做； 作出合乎情理的处理。这是采用的（ C ）方法。 （6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短； A．进言 B．受意 C．变通 D．挡驾 （7）会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。 4．为了防止办公室支出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进（ A ） 24．某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买A．工作人员工作尽可能专门化、单一化 礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？ B．尽可能定量控制办公室工作 （1）清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等； C．重复性的工作尽最由机器完成 （2）征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物； D．合理设计办公室的工作流程 （3）比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品； 5．文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是（ D ） （4）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下； A．文员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方 （5）附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。 B．了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接五、案例分析题（每小题20分，共40分） 理由 1．请看如下案例： C．辛苦时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人 上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地，一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家D．来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上词 用冰箱发生爆炸的消息，几天之内，这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却6．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（ D ） 未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。 A．“顷悉”、“际此” B．“谨启”、“钧启” 厂方决定派一位副厂长带一名技术员.、一名文秘人员主动上门访问、调查。在C．“台鉴”、“惠鉴” D．“台安”、“钧安” 经过周密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户7．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM－120CM，主的神色不太正常，又发现冻箱内有细小的红色纸片，使向副厂长汇报。副厂长和应该是（ A ） 户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈，并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。A．个人区 B．社交区 户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不知道，取食品时碰撞C．亲密区 D．公众区 所致，幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告，引起了媒介的注意才8．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。（ C ） 上了报的。查清了原因，副厂长当即与上海广方联系，在当地召开了记者招待会，A．口字型 B．教室型 向新闻界说明了，隐去了户主的姓名，并承认了厂方的责任：“未在冰箱使用说C．圆桌型 D．U字型 明书上写明：冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑，这件9．上司决定参如某个会议时，文员不应该（ D ） 事就此喜剧性结束。几天后，这种品牌的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也A．和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便 送至那位用户的家中。 B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料 从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示？ C．如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间 （1）信访工作也不完全是被动地等人们写信，扛电话或告上门来，文秘人员D．只在便笺上写好会议名称 也应该注意到社会上的反馈。 10．值班人员不应该做以下哪类事情（ A ） （2）有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的A．签发文件 B．分发会议通知 方法。 C．询问情况 D．传达指示 （3）文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具二、判断题（正确打“√”，错误打“×\"。每小题1分，共10分） 有细心、敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。

11．办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。 2．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题： （ × ） （1）市教委关于2008年招生工作的通知；

12．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。 （2）北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要； （ √ ） （3）北京广播电视大学2008年招生工作计划；

13．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。 （4）北京广播咆视大学关于2008年招生工作的请示（呈市教委）； （√ ） （5）市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复；

14．请示与报告可以合并使用，如“关于××××问题的请示报告”。 （6）北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定； （ × ） （7）北京广播电视大学关于调整系主任的通知；

15．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完（8）北京广播电视大学关于做好开学工作的通知； 之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上词直接与（9）北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告； 对方通话。 （√ ） （10）北京广播电视大学各系关于如强学生思想工作的报告；

16．假如上司不准备参如某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事（11）北京广播电视大学各系关于提高教学贯量的报告； 情。 （ × ） （12）北京广播电视大学2008年度工作单结。

17．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司答：案卷一：

的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。 （1）市教委关于2008年招生工作的通知； （× ） （4）北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示（呈市教委）；

18．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大（5）市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复； 小距离。 （√ ） 标题：市教委、北京广播电视大学关于招生工作的通知、请示、批复

19．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。 案卷二： （× ） （2）北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要；

20．列入保密范围的公文，应在产生的商时，由制文机关确定密级和保密范围，（6）北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定； 密级和保密期限的变更和解密。 （7）北京广播电视大学关于调整系主任的通知； （× ） （8）北京广播电视大学关于做好开学工作的通知；

标题：北京广播电视大学关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、三、简答题（每小题10分，共20分） 决定、通知

21．简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？ 案卷三： 会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。 （3）北京广播患视大学2008年招生工作计划； 可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精（12）北京广播电视大学2008年度工作总结； 神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。 标题：北京广播电视大学招生工作计划、年度工作总结

有两种形式： 案卷四： （1）议决性会议纪要。 （9）北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告； （2）周知性会议纪要。 （10）北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告； 22．请简单说明提高会议效率的一些基本做法？ （11）北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告； 遵循法律法规；合理确定会议目标；确定必要的与会者；减少会议数量；缩小标题：北京广播电视大学各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质会议规模；简化会议程序；缩短会议时间；控制会议经费；分析会议成本。 量的报告 四、设计题（每题10分，共20分） 试卷代号：2180

23．本单位为了推进工作开展，拟制定近三年或中长期工作发展规划，决定召广播电视大学2010—2011年度第二学期“开放专科”期末考试

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办公室管理 试题 电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提2011年7月 示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。

一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分） 人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表；使用提示1．办公室，顾名思义，是办公的场所。下列诸项中（ B ）应不属于办公室范性备忘录；准备约会表；准备特殊提示卡；准备交往提示文件。 畴。 四、设计题（每题15分，共30分） A．厂长室 B．实验室 C．院长室 D．经理室 23．所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？ 2．请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意司请求批准。下面请示中（ C ）是不当的。 礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度，可保证：如A．对口请示 B．事先请示 C．越级请示 D．请示要单一 果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。 3．以下关于办公室职能的说法，哪一种是正确的（ C ） （2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无A．办公室为上司服务，其他职能部门不用顾及 理、可能带来危险的来访者直接冲突。 B．办公室人员只要掌握办文、办事、办会知识和技能 （3）情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果C．办公室管理具有集中性和整体性 是女性，女文员可能会使她平静下来；如果不行，找一个成熟的女同事来帮忙。 D．办公室事务管理不仅有被动性，体现出来更多的是主动性 （4）骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱；②公司经营时间不4．文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是（ A ） 长；③个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。 A．文员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方 24．作为办公室文员，在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务？ B．了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接五、案例分析题（每小题15分，共30分） 理由 1．新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人，因为是第一C．有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人 次被指派接受任务，小马特意向领导征询应该注意的事项。考虑到小马刚到单位不D．来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司 久，领导嘱咐小马对客人一定要热情、大方，礼貌方面更应多加注意，小马一一记5．邮件的寄发不要考虑以下哪项因素（ D ） 在心里。见到客人，小马热情地走上前去，大声说着“欢迎、欢迎”，伸手就去接客A．时间 B．便利 C．经济 D．爱好 人的行李，见客人要与自己握手并躲开小马接行李的手，才慌忙与对方握手，并执6．办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题？（ A ） 意要帮对方拿行李。来到车旁，顺势将行李放入汽车的行李箱，接着打开副驾驶舱A．有共同利益的话题 B．夸耀你我的话题 门，引导客人落座，并说：“这里视野宽阔，可以看看沿途风光。”而后，自己坐到C．贴己的话题 D．秘密的话题 汽车后排座位上。一路上，小马热情地回答客人提出的问题，还关切地询问客人所7．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种（ A ） 在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，没多久，小马就觉得客人话语 A．初次写信，或有过激言行的 B．有过激言行或漫骂领导的匿名信 越来越少，客人也不象刚下飞机时那样热情了，小马心里不悦，但又不能表现出什 C．已做结案处理的 D．没有具体内容的匿名信 么。 8．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（ C ） 请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举？应该怎样做才是正确的？ A．会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定 （1）握手礼仪，主客之间，应该主人先伸手； B．文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便 （2）替客人拿行李应征求同意，再行动，哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意； C．什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度 （3）乘坐方面，客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座； D．文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作 （4）客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题； 9．以下哪一种类型是适合自由谈话，或是收集创意的会议。（ C ） （5）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。 A．口字型 B．教室型 C．圆桌型 D．U字型 2．教材中关于“向对方要求约会时应注意的事项中”是这样叙述的： 10．以下餐巾的使用方法正确的是（B ） 向对方要求约会时应注意的事项： A．中途离座，把餐巾放在椅子上 B．用来擦嘴唇嘴角 a．要获得上司的许可； C．用来擦刀叉 D．塞入衣服领口里 b．对方如果有文秘人员，一般由文秘人员办理； 二、判断题（正确打“√”，错误打“×\"。每小题1分，共10分） c．如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；

11．小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。 d．要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐（ √ ） 会等）、所需要的时间等等，关于日期的确定应该以比较有弹性的说法问对方：“你

12．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志们什么时候比较方便”，这样让对方能够有所选择。

与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。 e．告知你或上司的联系电话，以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知。 （ √ ） f．对方越忙越必须早一点联络，时间应尽量有弹性，这是身为文秘人员所应具有的

13．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公常识。

桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。 g．尤其是连续参加两个以上的约会时，要充分考虑路上交通所需要的时间。 （√ ） h．如果上司出差，不要在他回来的当天安排约会，可能会发生飞机误点及其他情况。

14．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员i．决定时间、地点时，要注意对方的业务情况、工作场所等。 应仔细核对出席人数。 一般说来：

·星期一早上、周末下午每个人都会很忙碌，尽量不要安排约会；

（ √ ） ·即将下班之前的那段时间，公司内也会很忙碌；

15．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完·午餐前后约会则会影响吃饭时间； 之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与·对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会； 对方通话。 （√ ） ·公司有重大活动的那一天不宜安排约会；

16．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，·地点必须选择对方比较方便的地方； 以避免被盗用冒领。 ·地点还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

j．对方不能确定接受时，要求约会的这一方最好再联络一次。

（ × ） k．已经约好且需要预定会议室时，就要立即预约，如果对于该地点没有充分把

17．上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。 握，应该事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等。 （× ） l．约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，

18．口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应还应准备约会所需要的文件资料。

文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。 m．上司和某人会面后，可能要求文秘人员安排下一次与那人的约会。文秘人员（ √ ） 安排好后，应确保那人清楚地明了约会的时间，并给予了明确的答复后，将此约会

19．文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交后再报告上司。 记录在你和上司的日程表上。 （ × ） 请将你认为最重要的内容选择出来，用五个必须和五个不宜予以概括，比如“必

20．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有须获得上司的认可，不宜在对方休息日安排约会” 归档范围和要求，但没有期限。 必须：1、必须获得上司的许可，2、必须告知你或上司的联系电话，以便万一（ × ） 约会取消或有所改变时可以马上通知；3、尤其是连续参加两个以上的约会时，必须三、简答题（每小题10分，共20分） 要充分考虑路上交通所需要的时间；4、对方越忙越必须早一点联络，时间应尽量有

21．文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划弹性，这是身为文秘人员所应具有的常识；5、决定时间、地点时，必须注意对方的时应注意的几个要点。 业务情况、工作场所等。

（1）充分了解即将开始的工作内容； 不宜：1、星期一早上、周末下午每个人都会很忙碌，尽量不要安排约会； （2）思考以什么方法进行效率会最佳； 2、不宜在午餐前后约会； （3）上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。 3、公司有重大活动的那一天不宜安排约会 22．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 4、对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会 有电子提示系统和人工提示系统。 5、即将下班之前的那段时间，公司内也会很忙碌，不宜安排约会；

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