浅谈工程监理中的档案管理工作

随着社会的进步和城镇化的建设发展，全国各地不断涌现各种精美的、现代化的建筑和市政设施，保存这些建筑的档案对维护、使用、责任追究非常重要。一个建筑或一项工程是由不同的专业和队伍构成的，过程会产生非常多的资料，如何收集、整理这些过程资料，确保资料完整、有序、正确、不丢失，最终能更好、更快地为现场管理人员提供参考，能完整地归向城建档案馆，也是一门值得探讨的学问。

档案管理学研究的是资料的收集、分类整理、立卷、保管、鉴定、销毁和检索、利用。若将档案管理的方法应用到施工、监理过程资料的整理中，亦是一种很好的借鉴方法。加上使用计算机管理，将会使资料的查找、利用更加方便、快捷。一个好的资料员能减轻工程师的工作量。

一、监理过程资料的管理现状

1、应收集的资料未收齐。根据施工进度，应收集相应的报审资料。施工方案、单位资质、人员资质、大型设备验收、材料进退场、隐蔽验收、进度款等工序都需要报监理审核后方能施工或进入下一工序。经现场检查，发现部分工地的工程已进入到下一工序，但应报审的资料却未收齐。有的是施工方资料员未上报，有的是監理资料员不熟悉应收哪些资料，未及时催收造成的。

2、收回的资料未分类整理。管理混乱是监理过程资料管理普遍存在的最大特点。很多项目的资料、图纸都是随意地摆放在办公桌上，一片混乱，有些项目会用盒子装起来，但分类粗糙，不分阶段不分专业地胡乱堆放在一起，盒子的标识不清楚。要查找一份资料，只能凭记忆翻查，费时且容易造成更大的混乱。

3、保管不善。所谓的保管不善是指资料收回来没设专职资料员保管，或有专职资料员，实际上资料是办公室里所有人都可以自取自放，失去专人保管的意义，资料丢失、存放在哪里资料员都不知道。有的办公室在一楼，资料也存放在一楼，资料容易潮湿发霉，更甚的是下雨时，雨水倒灌，所有的资料都泡水了，资料都无法保留。

4、没有专门的检索工具。这也是每个工地的资料管理的通病。每次我们到现场检查资料要调取一份资料时，资料员都是翻箱倒柜地找，甚至是找了很久才知道没有。这种原始的、低效率的工作方式在当今科技发达的社会显然已经是非

常落后了。重复翻查费时费力，容易造成资料混乱，没有一个台账看不出缺漏也会给工作造成诸多不便。

7、没有利用台账。每个工地都有收发文登记表，就是没有资料利用（或借阅）登记表。由于所有人可以随意取阅，谁拿了，有没有拿回来、什么时候拿回来都没有登记，实际上资料员对整个的资料概况是不了解的，资料员都对概况不了解，何以保管资料？何以提供资料给领导参考利用呢？

8、没有交接手续。人员流动性大也是工地上的一大特点。当保管资料的资料员离职时其与下一任的交接只注重在工作的交接上，对资料的移交是没有概念的。没有一个详细的清单，更没有核对一下数目，没有具体的交接手续，只是口头上的交接，导致新人对资料的概况不熟悉，数量不清楚，完整与否也不清楚、如何接收、整理、保管、利用也不清楚。接手过来也不去检查，当我们要调阅某份资料时，往往又是翻箱倒柜地找，如此循环，可想而知资料的管理是什么样的状态。

二、档案管理的基本方法：收集、分类组卷、保管、鉴定、销毁和检索、利用

1、收集。是指将分散的文件材料和档案集中起来，以实现集中统一管理。文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。档案的收集关键是档案工作者要了解企业的概况，了解文件材料形成的规律和生产工作的程序，熟悉哪些资料是要归档的，制定好归档范围和归档时间，按既定的范围收集，在规定的时间内催收，避免漏收、文件丢失。档案的移交必须要有交接手续，有详细的《档案目录》，一式两份，交接双方签字。

2、分类组卷。

① 分类组卷，收集回来的资料在分了大类（文书、基建、设备、会计等）的基础上再按内容（问题）-保管期限分类，再鉴别文件的保存价值、完整性、是否缺项、系统等，然后组卷；

②排列，卷内文件的排列顺序按文件形成时间的先后顺序、重要程度排列，相关联的文件排列在一起，文书档案以“件”为单位，相关联的文件装订在一起作为一件，无需组卷；

③打页码或编写件号，文件有序地排列好以后，就可以打页码（不需装订的案卷中每份文件的右上角编件号），文书档案无需装订只需编件号；

④编目，打完页码以后就可以编制卷内目录，将文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等信息填上去；

⑤装订，装订前必须去除文件上的金属，如曲别针、装书钉等，防止生锈腐蚀文件，目录在前文件在后的形式排列后用棉线装订；

⑥编写案卷封面、卷内备考表、档号，档号按原制订的分类编号方案编号，一大类对应一个分类号。

3、保管。档案的保管要求比较严格，要求设有专门的库房，库房管理要遵循“八防”的措施，即“防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫”等；

4、鉴定、销毁。到保管期限的档案经鉴定可以销毁；

5、检索。库房有庞大的信息资源，如何能迅速定位，快速地找到所需的档案，就需要借助检索工具了。计算机就是最快的检索工具。将所有档案的卷内目录、案卷目录、档号、存放地点录入信息系统，输入搜索信息就能很快地定位或获知库存情况，当然，库房和档案柜亦应作相应的编号管理。

6、利用。档案的保管、利用有专人负责，利用区分权限，并非所有人都可以借阅、查阅，利用要登记，要收集利用效果。

三、监理过程资料实行档案管理

档案管理的工作方法严谨、有序、高效，现场监理资料的管理可以借鉴其工作方法。

1、收集。监理过程资料收集不齐的原因，除了人为的主观因素外，最大的原因是资料员跟不上施工的进度、程序，不了解相应的进度应产生哪些资料，哪些要报上来审批，固然就不会去催收，也不清楚哪些漏报。资料员要多与各监理员沟通，了解施工的进展、设备情况，或者现场查看；总监的带动也很重要，适当地指出工程的进度及相应产生哪些资料，将会起到很好的效果；培训，公司对资料员集中培训后上岗。

2、分类整理、入盒

① 分类。在分单位工程（或标段）阶段、专业的基础上，监理过程资料可按其内容的不同分成若干类，比如合同、准备阶段文件、纲领性文件、监理记录、造价、工程材料/构配件报审、安全文明资料、其它文件、施工管理文件、施工记录、竣工验收、声像等大类，每大类下可再分属类，比如监理记录下的属类可

分监理日记、监理月报、监理例会纪要、监理工程师通知单/回复单及台账、旁站记录、监理工作联系单等。

② 排列。每一大类或属类下的文件按时间的先后顺序排列，相关联的文件作为一份装订在一起。例如，监理工程师通知单及回复；安全隐患整改通知书及回复；材料报审表与厂家检验报告、合格证、见证取样记录、第三方检测报告；正文与附件；塔吊安装/使用/拆除的资料：告知书、備案登记证、安/拆单位的资质证书及安全许可证副本、安/拆合同及与总包签订的协议、安/拆人员的上岗证、施工方案、安全技术交底、验收记录、合格证明文件、司机、司索上岗证、旁站记录等。按通知在前回复在后，正文在前附件在后的顺序排列，形成一系列程序的、有内在联系的、又一目了然的文本，就能跟清楚地了解事情的进展情况。

③ 编号。每一大类对应一个类别号，可以用字母或数字表示。如①中所示的各大类，可用1-12表示，1代表合同、2代表准备阶段文件、3代表纲领性文件、4代表监理记录……，4.1代表监理日记，4.2代表监理月报……，如此类推。

文件盒的编号方法（在盒脊）： 4.2 -（1） 盒号（第1盒）

属 类 （第2属类：监理月报） 大类类别号（第2大类：监理记录）

若大类4下的所有文件都能放在一个盒内，则编号可只写“4”，代表所有大类4下面的文件。

文件的编号方法：

盒内每份文件要有自编号，编写在文件右上角，用铅笔，用阿拉伯数字表示，从“1”开始。相关联的文件作为一份装订在一起只编一个文件号。

④ 编目。盒内的文件排列、编号以后，接下来就要编写目录了。每一属类编一份目录，可参照《广州市建筑工程档案编制指南》中的附录B“卷内目录”格式编写；亦可根据文件的实际内容，以台账/统计表/汇总表的格式编写，将资料/材料/设备等的数量、进退场日期、厂家、检验结果、有效性、维护等参数反映出来，做到一目了然，及时发现疏漏、及时处理。目录的抬头要注明工程名称，属类代号及名称。纸质目录与电子目录同步，纸质目录附在文件的上面。

⑤入盒。每一大类的文件用一个盒子能装完的，用一个盒，属类文件及目录可用反尾夹夹起来区分；装不下时可以将属类文件分开用另外几个盒子来装。盒子脊背由上至下编写盒号、工程名称、属类代号及名称，盒号的编写参照③的内容。

3、保管。资料的管理、保管原则上设专职资料员负责。可以不必做到像档案库房管理那么严格，但防潮、防湿、防盗（这里指自取自放）还是有必要的，资料最好存放在板房的二楼，设专门的柜子，上锁。

4、利用。资料的保管、利用专人负责。调阅、返还都需经资料员操作，项目人员不能随便取放。设收发文登记本、借阅、复印登记本，资料的进、出都必须登记。

5、检索。随着工程的进度，资料会越来越多，只要按以上步骤归类整理好，编写了与纸质版同步的电子目录，所有的信息都可以通过电脑搜索来完成。一打开目录就能获悉所有文件的信息，大大节省了工程师翻查文件的时间，大大提高了工作效率。所以说，一个好的资料员能减轻一个工程师的工作量。

6、资料的交接。指的是资料员离任时与下一任的资料交接。资料交接要每盒资料都以目录为基准，文件名称、数量要逐份核对清楚，然后交接双方在目录上签署姓名、日期，新任资料员留原件，复印一份给离任的资料员。

7、文件形成过程的注意事项： ① 采用省统表。

② 采用耐久性强的书写材料。部分监理文件是要向城建档案馆归档的，因此，它必须符合档案耐久保管的要求，采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、铅笔、圆珠笔等，传真件要及时复印，复印件与传真件附在一起。签字盖章手续完备。城建档案馆归档要求参照《广州市建筑工程档案编制指南》、《广州市市政基础设施工程档案编制指南》。

目前，正是建筑业蓬勃发展的时代，施工现场每天产生大量的信息、资料，将档案管理、计算机管理应用到监理过程资料的管理中将会是使工作更加有序、高效、简化，这也将会是监理过程资料管理发展的方向。

参考文献：

[1] 中华人民共和国住房和城乡建设部，建设工程监理规范（GB 50319-2012），中国建筑工业出版社，2013年

[2] 国家档案局，企业档案工作规范（DA/T 42—2009）

[3] 杨友秀，《档案工作基本理论与方法》，档案出版社，2004年