004文件的复制、颁发、保存、回收及销毁管理规程

Page 1 of 4

文件名 ：文件的复制、颁发、保存、回收及销毁管理规程

Title ：Document Control System—Copy/Distribute/Hold/Callback/Dispose 文件编码Number ：SOP.QM.004/01 修改前Supersedes：新制订

起草人Originator ： 年 月 日 部门（质量保证部QA） 审核人Review ： 年 月 日 部门（质量保证部QA） 批准人Approved by QM ： 年 月 日 部门（质量保证部经理） 生效日期Take Effect ： 年 月 日

1、范围（Scope）

1.1本规程规定了焦作中维化工有限公司标准文件及记录的复制、颁发、保存、回收及销毁。

2、目的（Purpose）

2.1建立文件的复制、颁发、保存、回收、销毁等管理规程，以保证文件实施过程准确无误，从而使公司文件管理规范化。

3、职责（Responsibilities）

3.1质量保证部及各部门文件管理者对执行本规程负责。

4、程序（Procedures） 4.1 文件的管理原则

4.1.1 文件准确无误；使用最新版本；批准使用的文件是一切“行为”的准则，不得任意修改。 4.2 待颁发文件的复制 4.2.1 复制的基本要求：

4.2.1.1 经批准后的文件方可进行复制，文件复制可以印刷、复印或电脑复制，复制件必须清晰、易识读。

4.2.1.2 文件复制由质量保证部QA专人负责，严格按批准的复制份数执行，严禁私自翻印或手抄写，复制的废件应用适当的方法及时销毁。

颁发部门：质量保证部QA

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有----------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- 分发部门：全体部门

焦作中维化工有限公司标准操作规程（Standard Operating Procedure）

Page 2 of 4

文件名 ：文件的复制、颁发、保存、回收及销毁管理规程

Title ：Document Control System—Copy/Distribute/Hold/Callback/Dispose 文件编码Number ：SOP.QM.004/01 修改前Supersedes：新制订

4.2.2 复制程序

4.2.2.1技术标准文件、标准操作规程及其所属空白记录经批准后，由质量保证部（QA）确定复制份数，填写“文件复制登记表”，经质量保证部负责人批准后，安排复制。

4.2.2.2岗位责任制由人力资源主管部门确定复制份数，填写“文件复制登记表”，经人力资源主管部门负责人批准后，安排复制。

4.2.2.3 其它类标准文件经批准后，由行政部确定复制份数，填写“文件复制登记表”，由行政部负责人批准后，安排复制。 4.3 文件的颁发

4.3.1 文件复制后，经核对无误，受控文件盖绿色受控印章，受控文件所附空白记录属记录样式盖绿色受控印章，属控制记录盖红色原件确认章，其它类标准文件盖公司公章即可颁发。（其中盖有红色确认章的生产指示书、生产记录书、批生产指令和批生产记录、批检验记录原件由质量保证部（QA）保存一份，不颁发到各生产部门）

4.3.2 文件颁发应在生效日期前，且尽可能有五个工作日的时间， 以便执行者熟悉文件内容。 4.3.3 文件的颁发由文件颁发部门发放。发放时填写“文件发放记录”，收件人签名，根据发放记录可追溯每份文件的使用部门或使用人，并可及时回收旧版文件。 4.4 文件的保存

4.4.1 质量保证部（QA）保存一套现行文件及所属空白记录原件，各部门指定专人管理颁发到本部门的各类受控文件及所属空白记录原件。其它类标准文件由行政部管理。

4.4.2 各生产车间整理好的批生产指示书、生产记录书、批生产指令和批生产记录，由质量保证部（QA）审核签名并归档保存至少10年，其它生产记录由各使用部门归档保存至少5年。 4.4.3 成品批检验记录由QC整理，交质量保证部（QA）审核，并归档保存至少10年。其余检验原始记录由检验实施部门归档保存至少5年。

4.4.4 作废的旧版文件，由质量保证部（QA）在其中一份盖上“作废存档”章，与现行文件隔离保存，其余进行销毁处理。 4.5 文件的回收

4.5.1 在下列情况下需要及时回收文件，并填写“文件回收记录”：

4.5.1.1 修订文件的申请批准后，自新版文件生效之日起，原文件立即废止，并及时回收。

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- 4.5.1.2 文件发现错误，必须立即废止并及时回收。

焦作中维化工有限公司标准操作规程（Standard Operating Procedure）

Page 3 of 4

文件名 ：文件的复制、颁发、保存、回收及销毁管理规程

Title ：Document Control System—Copy/Distribute/Hold/Callback/Dispose 文件编码Number ：SOP.QM.004/01 修改前Supersedes：新制订

4.6 文件的销毁

4.6.1 以下文件应销毁：

4.6.1.1 文件编订或修订过程中的草稿、复制件及打印过程中的草稿。 4.6.1.2 回收的旧版文件及其它的废止文件，但“作废存档”的文件除外。 4.6.1.3 收回的破损文件及超过保存期的所有记录。

4.6.2 凡应销毁的受控文件、所属空白记录原件及保存在QA的超过保存期的批生产记录、批检验记录，由质量保证部文件管理员收集、清点，填写“文件销毁处理单”，经质量保证部负责人批准后，指定销毁人和监销人，两人同时在场，用碎纸机粉碎或焚烧销毁，记录销毁情况。

4.6.3 应销毁的其它生产及检验记录，由相应的保存部门收集、清点，填写“文件销毁处理单”，经部

门负责人批准后，指定销毁人和监销人，两人同时在场，用碎纸机粉碎或焚烧销毁，记录销毁情况。 4.6.4 应销毁的其它类文件由行政部收集、清点，填写“文件销毁处理单”，由行政部负责人批准，指定销毁人和监销人，两人同时在场进行销毁，并记录销毁情况。 4.7 记录的复制使用

4.7.1 盖有绿色确认章的记录属记录的一种样式，各使用部门在确认内容与样式一致的情况下，经部门负责人批准后，可自行制作使用。

4.7.2 经确认（盖有红色原件确认章）的生产指示书、生产记录书、批生产指令和批生产记录的复制使用见各品种的生产指示书、生产记录书管理规程。

4.7.3 经确认（盖有红色原件确认章）的批检验记录，由QC负责人指定专人，填写“文件复制登记表”，经QC负责人审核批准后，安排复制。

4.7.4产品生产指示书、生产记录书的复制使用执行《产品生产指示书、生产记录书管理规程》； 4.7.5 复制好的批检验记录，经QC负责人签名后，由QC负责人指定专人发放。发放时填写“文件发放记录”，收件人签名。

4.8 其它规定

4.8.1 需临时借阅受控文件时，必需从质量保证部（QA）借阅，各部门之间不得相互借阅。借阅时填写“文件借阅申请审批表”，经质量保证部负责人批准后，在公司管理范围内阅读，受控文件一律不

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有----------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- 得外借。

4.8.2 文件使用部门将文件丢失或文件破损严重影响使用时，文件使用部门应到QA或行政部办

焦作中维化工有限公司标准操作规程（Standard Operating Procedure）

Page 4 of 4

文件名 ：文件的复制、颁发、保存、回收及销毁管理规程

Title ：Document Control System—Copy/Distribute/Hold/Callback/Dispose 文件编码Number ：SOP.QM.004/01 修改前Supersedes：新制订

理申请领用手续，填写“文件领用申请审批表”，件颁发部门核实批准后重新补发。破损文件必须收回，必要时可对丢失文件的部门进行培训教育或予以适当处罚。

4.8.3 质量保证部（QA）在每次内部质量审核前，全面检查各类受控文件的有效性，检查使用部门或使用者手中的文件是否为有效版本，发现问题及时处理。

4.8.4 质量保证部（QA）和生产计划部应负责定期到有关部门检查所使用的国际标准、国家标准、部颁标准、行业标准等外部标准文件是否为有效版本，以便及时更换、修订文件。 4.8.5 其它类标准文件由行政人事部组织检查其有效性。

5、记录的保管（Document retention）

5.1文件发放记录、文件回收记录、文件销毁记录、文件借阅申请审批表、文件领用申请审批单在质量保证部（QA）保管5年。

5.2 生产指示书、生产记录书、批生产指令及批生产记录的发放记录由生产部保管5年。 5.3 批检验记录的发放记录由QC保管5年。 5.4 文件复制登记表在各使用部门保存5年。

6、附属资料（Appendix） 6.1 文件发放记录 6.2 文件回收记录 6.3 文件销毁处理单 6.4 文件借阅申请审批表 6.5 文件领用申请审批单 6.6 文件复制登记表

7、突发事件(Contingencies)

因不可预测的原因，若不能按照这个程序书上规定的各项目执行时，由质量保证部经理决定。

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有----------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- 8、修订简历(Revision record)

新制订：2011年09月15日 起草人：

QR.SOP.QM.004/01 P1/6

焦作中维化工有限公司

文 件 发 放 记 录

文件名称 文件编码 发件部门 文件（复制）共 份 收件部门 收件者/日期 备 注 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有----------------------------------------------

QR.SOP.QM.004/01 P2/6

焦作中维化工有限公司

文 件 回 收 记 录

文件名称 回收原因： 文件编码 回收部门： 交 回 文 件 部 门 交件者/日期 备 注 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有----------------------------------------------

QR.SOP.QM.004/01 P3/6

焦作中维化工有限公司

文 件 销 毁 处 理 单

申请部门 申请理由： 年 月 日 序号 审核意见： 签名： 年 月 日 销 毁 文 件 名 称 销毁文件编码 份数 申请人 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有----------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- 销毁情况： 销毁人： 年 月 日 监销人： 年 月 日

QR.SOP.QM.004/01 P4/6

焦作中维化工有限公司

文件借阅申请审批表

申请借阅人\\日期 申请借阅文件名称 借阅理由： 借阅人部门 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有----------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- 审批意见： 审批人： 年 月 日 备注：

QR.SOP.QM.004/01 P5/6

焦作中维化工有限公司

文件领用申请审批单

文 件 名 称 文 件 编 码 申请领用理由： 申 请 部 门 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- 申请人/日期 文件颁发部门核实： 部门负责人/日期 签字： 日期： 备 注

QR.SOP.QM.004/01 P6/6

焦作中维化工有限公司

文件复制登记表

序号 文 件 名 称 文 件 编 码 复制份数（张） ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有----------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- 1 申请复制部门 批准人/日期 备注： 申请人/日期 复核人/日期

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------