XXXXX有限责任公司 知识产权程序文件汇编 依据GB/T29490-2013《企业知识产权管理规范》编制 文件编号 编制日期 版权声明 受控类型 XX-IPCX-01∽13 2018年2月20日 版本版次 生效日期 A01 2018年3月1日 *本文件为本公司之资产，非经公司总经理的书面同意不得复制、外传。 *当本公司要求收回时应归还本公司。 持有部门 品管部 更改记录 修订次 实施 页 对应 日期 码 条款 更改内容 文件更改原因 审核 批准 编制 1
文件编号 实施日期 页 码 KS-IPCX-01∽14 知识产权程序文件汇编 程序文件目录
2018年3月1日 第 1 页 共40 页 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 文件名称 文件控制程序 外来文件与法律法规程序 知识产权记录控制程序 管理评审控制程序 人力资源控制程序 信息资源控制程序 知识产权获取控制程序 知识产权维护控制程序 实施、许可、转让控制程序 知识产权风险控制程序 知识产权应急处理程序 知识产权保密控制程序 内部审核控制程序 文件编号 XX-IPCX-01 XX-IPCX-02 XX-IPCX-03 XX-IPCX-04 XX-IPCX-05 XX-IPCX-06 XX-IPCX-07 XX-IPCX-08 XX-IPCX-09 XX-IPCX-10 XX-IPCX-11 XX-IPCX-12 XX-IPCX-13 版本 A01 A01 A01 A01 A01 A01 A01 A01 A01 A01 A01 A01 A01 修改状态 第0次修订 第0次修订 第0次修订 第0次修订 第0次修订 第0次修订 第0次修订 第0次修订 第0次修订 第0次修订 第0次修订 第0次修订 第0次修订 页码 2-5 6-7 8-9 10-11 12-14 15-16 17-20 21-22 23-24 25-28 29-31 32-36 37-40 1
文件编号 实施日期 KS-IPCX-01 2018年3月1日 文件控制程序 页 码 第2-5页 共40 页 1、目的
对知识产权管理体系有关的所有文件进行有效控制，防止知识产权管理体系运行的各个场所使用无效版本的文件，确保与知识产权管理体系有关的所有文件处于受控状态，确保知识产权管理体系有效运行。 2、范围
本程序规定了知识产权管理体系文件控制的原则和方法。本程序适用于公司与知识产权管理体系有关的所有文件的控制，也包括相应的外来文件。 3、职责
3.1总经理负责批准发布公司知识产权管理手册、程序文件和年度目标； 3.2管理者代表负责审核公司知识产权管理手册、程序文件和年度目标； 3.3品管部是本程序归口管理部门，其职责为：
3.3.1负责组织公司知识产权管理手册、程序文件的编制、更改工作； 3.3.2负责监督公司所有归档文件的发放、回收、作废、销毁工作；
3.3.3负责组织各部门对所负责的受控文件进行年度评审，确保文件的有效性。 3.3.4负责本部门第三层次文件的编制、审核、更改及管理工作； 3.3.5负责监督管理各职能部门知识产权管理体系运行过程的记录进行。
3.4其他各部门负责协助品管部完成本部门相关的文件编制、审核、更改及管理工作。 4、工作程序 4.1文件的分类
4.1.1按文件来源分：内部文件、外来文件。 4.1.2按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。 4.1.3按文件类别分：
（1）知识产权管理手册； （2）知识产权管理体系程序文件；
（3）公司内部支持性管理文件（包括公司规章制度等）；
（4）外来文件：知识产权局下发文件，相关法律法规，知识产权相关文件等。 4.2文件编号
4.2.1知识产权管理手册编号：
XX - IPMS - ××××
年份
知识产权管理手册代号
公司名称拼音缩写
2
4.2.2知识产权程序文件编号：
文件编号 实施日期 KS-IPCX-01 2018年3月1日 文件控制程序 页 码 第2-5页 共40 页
XX- IPCX -××
序号
知识产权程序代号
公司名称拼音缩写
例：XX-IPCX-01，为知识产权管理体系的第一份程序文件的缩写。 4.2.3记录文件编号
XX- IPJL - ××× -××
序号 标准条款
公司名称拼音缩写
例：XX-IPJL-420-01，为公司文件控制的第一份知识产权记录文件。 XX- IPWL -××××××××-×× 序号
收件日期
知识产权外来文件代号 公司名称拼音缩写
例：XX-IPWL-20170915-01，为公司在2017年9月15日收到的第一份外来文件。 4.3文件的编制、审批
4.3.1公司的知识产权管理手册、知识产权管理体系程序文件和支持性管理文件的编制依据本程序相关规定执行。
4.3.2公司知识产权管理手册和程序文件由品管部负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准发布。 4.4文件的发放
4.4.1需要发放的公司正式文件，由品管部建立《文件发放回收登记表》，按照文件发放范围将文件登记、发放给相关部门或相关人员，原稿文件由品管部负责归档、保存。
4.4.2公司内部与知识产权管理体系有关的正式文件均为受控文件，发放至相关部门或外部的知识产权管理体系文件必须注有分发顺序号并加盖“受控”印章。
4.4.3作为资料和信息发给客户或公司委托的代理机构的文件为非受控文件，由编制部门主管审批后编号发放。
4.4.4使用中的文件破损严重，影响使用时，应到品管部办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号，品管部负责将破损的原文件销毁。
4.4.5若文件使用人将文件丢失，应到品管部重新办理领用手续，品管部在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误
3
知识产权记录代号
文件编号 实施日期 KS-IPCX-01 2018年3月1日 文件控制程序 页 码 第2-5页 共40 页 用。
4.4.6“受控”、“作废”、“失效留用”等印章由品管部统一管理和使用。 4.5文件的更改
4.5.1文件需修订或更改时，由原编制部门提出，并填写“文件更改申请单”说明更改原因，经原编制部门主管审核，知识产权管理者代表批准后，由原编制部门实施更改。 4.5.2文件更改分为划改、换页和换版三种方式
（1）划改：在原有文件上采用“划改”的方法对相应条款进行修改。
（2）换页：为保持文件便于阅读，文件累计更改面积不得大于该页有效面积的1/4或划改次数不得超过4次，否则必须作换页处理，更换下来的文件按作废文件处理。
（3）换版：文件发生重大更改或大幅度修改时应进行换版，换版工作按本程序的有关规定执行，新版文件生效时，原版文件同时作废。 4.6文件的管理
4.6.1公司的知识产权管理手册、知识产权管理体系程序文件、知识产权相关合同和外来文件的编号依据本程序5.2条款执行。
4.6.2品管部负责公司原稿文件的建档、保管工作，并建立原稿文件的《文件清单》，各部门负责所接收文件的建档、保管工作，并建立部门《文件清单》，以防止作废或失效文件继续使用，文件的保存期一般为五年。
4.6.3品管部负责组织各部门对所负责的受控文件进行年度评审，确保文件的有效性。 4.6.4各部门在使用和保管文件的过程中，应防止文件受潮、损坏、变质或丢失。 4.6.5受控文件的复印件必须由品管部加盖“受控”印章，否则复印件无效。
4.6.6已确定作废的文件由品管部原“文件（资料）发放传阅登记表”确定的发放范围将文件收回，加盖“作废”印章，经知识产权管理者代表批准后统一销毁。
4.6.7作废文件因某种原因需留用时，由留用部门提出申请并说明留用原因，经管理者代表批准后，由品管部在文件首页上加盖“失效留用”印章，并在“文件（资料）发放传阅登记表”上作好记录后，由文件申请留用部门继续保管、使用。
4.6.8由公司内部发放至外部的受控文件要按照本程序要求进行发放登记及更改、作废控制。 4.6.9查阅、借阅文件时，借阅者必须在“文件借阅登记表”上登记，并按期归还借阅的文件。对到期未还的文件品管部有权将文件强制收回。
4.6.10持有文件的人员离岗，应由行政部在离职交接时负责收回其领用的受控文件。 4.7外来文件的管理
4.7.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，及时处理并报品管部备案，由品管部填写《外来文件登记表》，确保其来源、取得时间、使用/保管部门以及保管期限可识别；
4.7.2外来文件由使用部门自行保管，保存期限由使用部门根据实际情况确定，到期后由按照本程序规定的文件作废或销毁流程办理。 5、相关/支持性文件
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-01 2018年3月1日 文件控制程序 页 码 第2-5页 共40 页 XX-IPCX-02 《外来文件及法律法规控制程序》 XX-IPCX-03 《知识产权记录控制程序》 6、相关记录文件
XX-IPJL-422-01《文件目录》
XX-IPJL-422-02《文件发放回收登记表》 XX-IPJL-422-03《文件更改申请单》 XX-IPJL-422-04《文件销毁审批表》 XX-IPJL-422-05《文件借阅登记表》
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文件编号 实施日期 KS-CX-02 2018年3月1日 外来文件及法律法规程序 页 码 第6-7页 共 40页 1、目的
为了规范法律法规及外来文件管理，及时获取、识别、传达和更新适用于公司的知识产权法律、法规和其他他应遵守的要求，并为公司管理体系的运行与合规性评价提供法律依据。 2、适用范围
本办法规定了法律法规和外来文件的获取、识别、更新和评审的方法与要求。对公司外来文件主要是行政决定、司法诉讼、律师函等知识产权外来文件和适用的知识产权法律法规进行有效管理，确保外来文件的来源与取得时间可识别，确保法律法规文件有效性可识别，归档/分发/借阅/归还/作废等活动受控进行。 3、职责
3.1品管部为本程序主责部门。负责知识产权外来文件和法律法规和其他应遵守的要求的识别、获取、传递及执行情况的检查监督工作。负责外来文件的登记，并负责建立本部门适用的法律、法规和其他要求清单。 4、工作程序 4.1获取途径
4.1.1国家、省（市）地方、上级主管部门国家知识产权局等相关行业部委的管理部门； 4.1.2出版社、书店、图书馆和上网； 4.1.3订阅报刊、杂志和购买有关书籍。 4.2识别与获取
4.2.1外来文件的识别 ：知识产权的外来文件主要分为：知识产权有关的行政决定、通知（如专利无效宣告决定、受理通知书、授权通知书、项目申报通知等）；知识产权有关的司法文件（如：判决书、律师函等），品管部负责对收到的外来文件进行识别和登记，并建立《外来文件清单》，确保其来源、取得时间、处理部门以及保管期限可识别。
4.2.2公司品管部负责与国家各部委和省、市地方和上级主管部门保持联系及时识别和获取与公司知识产权有关的适用的法律、法规、条例、规范、规程及其他相关文件，针对所识别的法律法规，进行适用性评价，确定所涉及的条款，并建立《适用法律、法规及其他要求》清单。
4.3管理和执行
4.3.1品管部根据外来文件的类别及时下发到相关部门，由相关部门负责外来文件的后续跟踪处理。
4.3.2品管部将建立的《适用法律、法规及其他要求》下发到相关部门，各相关部门在识别知识产权风险时应考虑法律法规和其他应遵守的要求，在研发、生产、采购、销售等过程中对法律法规和其他应遵守要求的符合性进行合规性评价。
4.3.3各相关部门根据需要可以通过会议、培训等方式组织关于相关法律、法规及其他要求的学习。
4.4法律法规及其他应遵守要求的更新
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文件编号 实施日期 KS-CX-02 2018年3月1日 外来文件及法律法规程序 页 码 第6-7页 共 40页 4.4.1公司品管部每年年底进行一次法律法规、条例、规范和标准有效性的确认，对已失效的法律法规、条例、规范、标准必须在“适用法律法规和其他要求清单”的相应位置中进行更新、失效及其日期的标识，更改的清单经公司主管领导审批后，发放到相关部门、单位、各职能部门。
4.4.2对过期或作废的法律、法规和其他要求按《文件控制程序》进行处置。 5、相关文件
XX-IPCX-01《文件控制程序》 6、相关记录
XX-IPJ1-424-01《外来文件清单》
XX-IPJ1-533-01《知识产权法律法规及其他要求一览表》
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-03 2018年3月1日 记录控制程序 1、目的
页 码 第8-9页 共 40 页 对知识产权管理体系进行有效的管理，保持知识产权管理体系符合要求和知识产权管理体系有效运行的证据。 2、适用范围
适用于与知识产权管理体系所有相关的记录。 3、职责
3.1管理者代表负责批准知识产权管理体系运行所需的各种记录格式。 3.2品管部为本程序的归口部门，负责：
1）组织知识产权管理体系运行所需的各种记录格式的编制、审核、标识和编目； 2）负责本部门记录的建立、归档和保管工作；
3）负责接收处置其他部门移交的保存超期或失效记录； 4）确保知识产权管理体系运行所产生的记录得到有效控制。
3.3各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式和超期记录的处置方式、审核记录的正确性和完整性，并指定文件管理人员负责记录的收集和管理。
3.4各部门作业人员负责与其相关的记录的编制、填写、归档、保管工作。 4、工作程序
4.1记录的格式和标识：
4.1.1记录在各程序文件、管理制度运行时产生。品管部应根据文件所要反映的信息和对信息的要求组织各相关部门策划与本部门知识产权活动有关的记录的格式，并对记录进行编号、标识，经各部门主管审批同意后使用。
4.1.2记录一般采用表格形式，应科学、适用，包含足够的信息，以保证各种活动在接近原条件的情况下能够复现。
4.1.3若体系运行过程中需新增记录或更改现行记录格式，由所需部门组织编制记录格式或 实施更改，并报品管部备案。品管部对新增的或更改后的记录表单按照《知识产权文件控制程序》规定进行编号，更新到《记录清单》中。
4.1.4品管部建立《记录清单》，列明所有格式化的最新版记录，并规定记录的保存部门和保存期限，分发各部门使用。 4.2记录的填写
4.2.1记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，填写时，内容不得遗漏，未发生项应在栏目上用单杠划去。不得用铅笔或红色笔（除非文件规定）做记录。 4.2.2如因笔误或填写错误要修改，应采用单杠划去，在其上方写上更改后的内容加盖或签上更改人的印章姓名及日期。修改前的记录应能识别，不得用涂改的方式修改记录。
4.2.3记录应得到部门负责人或相关主管的审核。审核应关注内容是否正确无误，有无明显的错误字段错误，填写全不全，是否易认。
4.2.4文件有规定时，记录应得到有相应职权的人的批准方为有效。
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-03 2018年3月1日 记录控制程序 4.2.5记录的填写、审核、批准人均应手写签名，并签署日期。 4.3记录的管理和跟进
页 码 第8-9页 共 40 页 4.3.1在记录使用期内，各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录保持清洁、字迹清晰，各部门按规定的期限保存记录。品管部应至少每年一次检查各部门记录的使用、管理情况。
4.3.2各部门每年度应当对超过保存期或无参考价值的记录进行清点登记，并向品管部报告，品管部负责汇总公司当年超期或无效的记录并编写报告，经管理者代表同意后销毁。超过保管期限仍需留用的，应另夹另柜存放并标识。
4.3.3记录是一种特殊的文件，应遵守《文件控制程序》中的要求，包括使用、借阅、批准、保存和保护、修改、销毁等。记录无发放要求。
4.3.4记录的发放和传递按记录的填制或签字要求执行。与记录无关的人员如需查阅、复制相关记录，应经有关部门负责人批准，在相关记录管理员的监督下查阅和复制相关记录。与记录无关的人员如需借阅相关记录，应填写《文件借阅登记表》，经有关部门负责人批准，方可借阅。 4.3.5借阅人员应保持文件的整洁和完整性，不得划记、拆卸、复印，应按期归还。相关记录管理员应仔细检查归还文件的完整性后方可入档。
4.4.6当规定记录的文件没有具体规定时，记录的最先签发部门负责跟进记录的填制，直到与其有关的活动全部完成，且记录得到妥善处理和管理。 5、相关文件
XX-IPCX-01 《文件控制程序》 6、相关记录
XX-IPJ1-424-02《记录清单》
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-04 2018年3月1日 管理评审控制程序 页 码 第10-11页 共40 页 1、目的
通过总经理定期对组织的知识产权管理体系进行有效评审，以确保知识产权管理体系持续的适宜性和有效性，以实现组织既定的知识产权管理体系方针、目标。 2、适用范围
适用于公司总经理主持的知识产权管理体系的评审会议。 3、职责
3.1总经理主持管理评审并批准评审报告。
3.2管理者代表负责管理评审的组织、协调工作，审核评审报告，以及评审后的纠正和预防措施的跟进、验证；
3.3品管部负责收集评审资料，编制管理评审计划和管理评审报告。
3.4各部门负责提供本部门有关评审所需的资料以及参加管理评审工作，落实管理评审报告中与本部门有关的工作内容，制定相应措施，予以实施。 4、工作流程
4.1评审频次：管理评审每年召开一次，二次之间间隔不超过十二个月。下列情况下，由管理者代表申请，经总经理批准适时进行管理评审：
（1）发生重大知识产权事件；
（2）发现知识产权管理体系的严重不符合等； （3）组织结构的重大变动。 4.2评审计划和准备：
4.2.1计划内容：评审目的、范围、时间、地点、参加人员、评审内容及评审前期准备工作和资料。
4.2.2计划由品管部编制，管理者代表审核，总经理批准，在评审会议一星期前发给各部门。 4.2.3各部门协助品管部准备好相关资料，包括提交相应的书面文件记录以支持其意见，并能与知识产权管理体系目标相联系。
4.2.4参加评审的成员应包括总经理、管理者代表、品管部负责人和其他各部门负责人。 4.3输入——管理评审内容：
（1）知识产权方针和目标； （2）内部审核结果；
（3）公司经营目标、策略及新产品、新业务的规划情况； （4）公司知识产权基本情况及风险评估信息； （5）技术、标准发展趋势； （6）财务经费实施绩效；
（7）预防和纠正措施的实施情况，如对知识产权有重大影响的措施； （8）以往管理评估的跟踪措施实施情况及有效性；
（9）可能影响管理体系正常运行各方面出现的变化，如、法律法规、的变化等。
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-04 2018年3月1日 管理评审控制程序 页 码 第10-11页 共40 页 4.4评审会议
4.4.1总经理参照评审计划，主持评审会议； 4.4.2总经理对评审内容做出决定；
4.4.3品管部做好会议记录工作，记录各方面对评审输入的意见 。 4.5评审输出——《管理评审报告》： 4.5.1提出知识产权方针和目标的改进措施；
4.5.2提出知识产权管理制度及管理程序的改进措施；
4.5.3必要时，确定人力资源、基础设施、财务资源及信息资源投入措施； 4.5.4保存评审的输入和输出记录；
4.5.5实施评审的决定和措施，在知识产权管理者代表的主持下，确定责任部门，制订实施计划，明确完成时间。计划报公司总经理批准后，下发实施，各相关部门对实施情况进行协调、监督和检查。《管理评审报告》应在评审会议后一周内由品管部编制，经管理者代表审核，报总经理批准，分发到各部门予以执行。 4.5.6《管理评审报告》的分发范围：
总经理、管理者代表；各单位负责人及其与会人员。 4.5.7管理评审跟踪 预防措施的实施情况。
4.5.8应由品管部保持管理评审的有关记录。 5、相关文件 无 6、相关记录
XX-IPJL-550-01《管理评审计划》 XX-IPJL-550-02《管理评审签到表》 XX-IPJL-552-01《管理评审输入材料》 XX-IPJL-553-01《管理评审报告》
管理评审提出的改善项目由相关单位实施纠正和预防措施，管理者代表监督、检查纠正和
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-05 2018年3月1日 1、目的
人力资源控制程序 页 码 第12-14页 共40页 对公司员工招聘、入职、离职、培训、人事合同等方面的知识产权活动进行规定，提升员工知识产权意识，降低公司知识产权风险。 2、适用范围
本程序适用于公司人力资源环节的知识产权管理控制。 3、职责
3.1人力行政部为本程序的归口部门，负责制定知识产权岗位职责及任职要求；人员的招聘；入职；离职等环节知识产权风险的控制以及知识产权培训活动的计划和组织工作。 3.2品管部协助人力行政部开展相关工作，提供知识产权培训等专业支持。
3.3管理者代表负责对知识产权工作人员的招聘、技术人员以及知识产权管理人员的离职以及知识产权培训活动的计划和组织进行审批。总经理负责知识产权许可、转让事项的审批。 3.4其他部门协助人力行政部开展相关工作，执行部门职责和岗位职责关于知识产权管理要求的规定。 4、工作流程
4.1知识产权工作人员
人力行政部制定知识产权工作人员《岗位职责说明书》，明确知识产权工作人员的岗位职责以及任职要求，并严格按照相关要求招聘知识产权工作人员，确保其能胜任相应的工作。知识产权工作人员包括专利工程师、知识产权管理专员、知识产权兼职联络员及知识产权管理体系内审员。
4.2 教育与培训
4.2.1人力行政部门会同品管部制定《年度知识产权培训计划》，并按照计划组织针对不同对象的知识产权培训，提升公司员工知识产权意识和知识产权工作能力。培训结束后可通过面试、笔试、实际操作等方面检查培训的效果。
4.2.2 人力行政部门根据年度知识产权培训计划组织培训或根据需求部门的要求临时组织培训的，应当先向品管部提出《培训申请》，明确培训内容、培训时间。由品管部根据培训内容、培训时间的要求指定具备专业能力的内部员工，或者聘请外部培训机构讲师进行培训，并报管理者代表审批。
4.2.3经管理者代表审批同意的，人力行政部可以向财务部申请培训经费。培训经费包括讲师
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-05 2018年3月1日 人力资源控制程序 页 码 第12-14页 共40页 课时费、培训现场物资等费用。内部讲师的课时费按照200元/次支付，外部培训讲师的课时费根据双方签订的服务合同确定。
4.2.4培训时间、培训地点、培训讲师、培训内容、培训对象以及培训经费确定后，人力行政部应当提前一个星期将通过电子邮件的方式向各部门发送培训通知，明确培训内容、培训时间、培训地点、培训流程等内容。其他各部门收到培训通知之后，根据培训要求，通知本部门人员参加，并向人力行政部反馈报名情况。培训当日，人力行政部门应当确保培训地点、培训设备正常使用，并组织参训人员现场签到，填写《培训实施情况记录》。
4.2.5 若其他单位或机构（如厦门知识产权局或者知识产权代理机构）组织知识产权相关培训，人力行政部门应当将培训通知通过电子邮件的方式转发给相关部门并抄送品管部及管理者代表。若培训免费，则公司员工可以直接向人力行政部报名，由人力行政部统计报名人数后统一报名。若培训收费，管理者代表认为有参加必要的，可以指派相关人员参加，人力行政部根据指派人数向财务部申请培训经费，并统一报名 。 4.3 人事合同
4.3.1 人力行政部应按照相关法律法规的规定与入职员工签订《劳动合同》，并统一管理。在《劳动合同》中应明确约定知识产权权属、发明创造人的权利和义务以及保密条款。 4.3.2 对核心技术人员、中高管理层等掌握公司核心商业秘密的人员，应当与其约定保密及竞业业务，竞业补偿金等条件，签订《竞业协议》。
4.3.3 对重大科研项目或对公司经济利益有重大影响的项目，应与相关项目人员单独签订《项目保密协议》。 4.4 入职
人力行政部门在招聘员工时，应当开展知识产权背景调查，认真填写《知识产权背景调查表》，详细记录应聘人员的以往的工作情况，包括之前从事的岗位、参与过的技术项目、是否有保密或竞业义务等，以避免因招聘员工产生知识产权侵权风险。对于研究开发等与知识产权关系密切的岗位或者经需求部门确认可能存在知识产权风险的新员工，人力行政部门应当要求新入职员工在《知识产权背景调查表》中签署“知识产权声明”，《知识产权背景调查表》作为员工档案的一部分，保管在人力行政部门。 4.5离职
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-05 2018年3月1日 人力资源控制程序 页 码 第12-14页 共40页 为防止因员工离职、退休等造成同业竞争或商业秘密泄露的风险，人力行政部门与拟离职或退休员工进行离职约谈，提醒其应尽的保密或竞业等义务以及侵犯知识产权的后果，并填写《员工离职面谈记录表》，经员工签字确认后方可继续办理离职手续。对于具有保密义务或竞业义务但尚未签订《保密协议》或者《竞业协议》的离职人员，应当在办理离职手续之前要求其补签相关协议。 5、相关文件/支持性文件
无 6、相关记录
XX-IPJL-611-01《岗位职责说明书》 XX-IPJL-612-01《培训申请表》 XX-IPJL-612-02《年度培训工作计划》 XX-IPJL-612-03《培训实施情况记录》 XX-IPJL-614-01《知识产权背景调查》 XX-IPJL-615-01《员工离职（退休）约谈记录》
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-06 2018年3月1日 信息资源控制程序 1 目的
页 码 第15-16页 共 40页 为及时、全面的获取相关知识产权信息，并对其进行分析加工，从而有效利用知识产权信息资源，控制信息发布环节的知识产权风险，特制定本程序。 2 范围
适用于公司所有与知识产权相关的信息资源控制。 3 职责
3.1管理者代表负责确定知识产权信息的传阅或共享范围，并负责信息对外发布的审批。 3.2品管部负责组织知识产权信息的识别、收集、筛选、分析工作，以及保存、更新及共享知识产权信息资源，并负责对外发布的信息的审核。
3.3其他各部门负责协助品管部搜集相关信息以及评议所收集信息的适用性，有效地利用相关信息。 4 工作程序
4.1知识产权信息收集范围
品管部应当组织相关部门至少搜集以下信息：
1）产品所属领域信息，了解产品所属领域科技发展趋势，该技术在国内和/或国外的专利申请和授权情况；
2）搜集竞争对手的知识产权信布局情况及其主要产品涉及的技术信息； 3）搜集客户及市场需求的信息。 4）所属技术领域的知识产权诉讼情况； 4.2知识产权信息收集渠道
可以从包括但不限于以下渠道搜集信息： 1）各级知识产权局官网； 2）公众知识产权信息查询平台； 3）中国裁判文书网； 4）客户等相关方提供； 5）行业网站或期刊杂志。
4.3知识产权信息的获取、分析及利用
4.3.1公司鼓励全体员工搜集与公司有关的知识产权信息，并及时汇报给品管部。
4.3.2品管部应当及时获取并筛选出与公司有关的信息，对信息进行整理分类，填写《知识产权信息获取记录表》，经管理者代表审批后，至少三个月以纸文件传阅或电子文件共享的方式传递
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-06 2018年3月1日 信息资源控制程序 给管理者代表确定的有关人员。
页 码 第15-16页 共 40页 4.3.3此外，新产品、新技术立项研发前，专利、商标注册申请前，产品参展或上市前，品管部应组织相关部门有针对性地进行知识产权信息的搜集、获取和分析。
4.3.4对于品管部传阅或分享的知识产权信息，相关部门可以通过会议评审，认为有必要的，对知识产权信息进行分析，并填写《知识产权信息分析利用表》，写明分析结论，先后经部门负责人、品管部和管理者代表审批后执行，《知识产权信息分析利用表》由部门文件管理人员保管，品管部备份留档。
4.3.5公司目前未建立知识产权信息数据库，日后若建立数据库，由品管部进行维护和更新。 4.4 信息对外发布审批流程
4.4.1员工对外发表论文、产品手册的制定、商业宣传（如广告、宣传海报、宣传册等）、公司官网等对外发布信息环节可能涉及商业秘密泄露、侵犯他益等风险，需要进行相应审批。 4.4.2出现前述情况的审批流程如下：
1）填写《信息发布审批表》，写明拟对外发布的信息的主要内容，经部门负责人审核后，提交到品管部；
2）品管部对拟发布的论文或宣传方案进行审查，审查内容包括发布信息是否侵犯他人的合法权利、是否泄漏公司商业秘密、是否涉及虚假宣传等，并在《知识产权信息发布审批表》上填写审查意见，包管理者代表批准；
3）经管理者代表批准同意的，可以对外发布的信息。
4）管理者不予批准的，申请人可以在修改或删减相关内容后再次走信息对外发布审批流程。 5、相关文件 无 6、相关记录
XX-IPJL-0-01《知识产权信息获取记录表》 XX-IPJL-0-02《知识产权信息分析利用表》 XX-IPJL-0-03《信息发布审批表》
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-07 2018年3月1日 知识产权获取控制程序 页 码 第17-17页 共 40页 1、目的
为了保障公司知识产权获取工作的高效有序进行，提高公司知识产权的获取数量和质量，防范知识产权获取过程中的风险，特制定本程序。
2、适应范围
本程序适用于适用于公司知识产权获取计划的制定、立项与研发、检索与分析以及申请流程等获取过程的控制。 3、职责
3.1 品管部为本程序的归口管理部门，负责制定年度知识产权获取计划，组织与协调知识产权获取前的检索与分析等工作，并负责与知识产权代理机构之间的衔接工作。 3.2 管理者代表负责知识产权获取过程的审批工作。
3.3 其他各部门协助品管部的工作，执行获取计划，并保管知识产权获取过程中产生的记录。 4、程序
4.1 获取计划
4.1.1 品管部根据年度知识产权目标，制定年度《知识产权获取计划》，明确知识产权成果的获取途径以及获取方式，并明确计划的执行部门，交由管理者代表审批确定。 4.1.2 知识产权获取途径分为内部获取与外部获取两种方式，内部获取是指企业通过自主研发、自主设计等方式产生知识产权成果；外部获取是指企业通过许可、转让、委托开发、合作开发等方式获取知识产权成果。
4.1.3 其他各部门应当执行与本部门有关的年度知识产权获取计划，努力实现本部门的知识产权年度目标。 4.2 检索与分析
4.2.1 在获取知识产权成果前，品管部应当组织相关部门，进行相应的检索与分析，以便指导知识产权成果的获取并控制获取过程的知识产权风险。
4.2.2 检索与分析的时机：包括但不限于立项前的检索与分析、研发阶段跟踪检索与分析以及申请前的查新检索与分析。
4.2.3 检索与分析的方式：分为内部自行检索分析与委托代理机构检索分析。立项前、研发阶段跟踪检索原则上由项目组或者责任部门自行组织，行成《知识产权检索分析报告》，并将检索分析结果作为是否立项或者调整项目方向的依据。申请前的查新检索原则上由外部知识产权代理机构完成，品管部负责与外部知识产权代理机构对接。
4.2.4 特殊情况下，有检索需求而缺少专业检索分析能力的部门，可填写《知识产权检索申请表》，经部门领导审批后提交品管部，由品管部根据申请的内容请示管理者代表决定是否需要委托外部代理机构检索。决定内部自行检索的，品管部组织具有检索能力的人员负责检索并出具《知识产权检索分析报告》，并反馈给需求部门；如决定委外检索时，品管部应与外部知识产权代理机构签订带有保密条款的《知识产权代理协议》，并将外部知识产权代理机构出具的《知识产权检索报告》反馈给需求部门。
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-07 2018年3月1日 知识产权获取控制程序 页 码 第17-18页 共 40页 4.2.5 《知识产权检索分析报告》由有相关使用需求的部门负责保管，品管部备份留档。 4.3 立项与研发
4.3.1 项目立项前，除了进行市场调研等常规调查外，品管部还应当组织研发项目组通过自行组织检索或者委托外部知识产权代理机构检索的方式，获取该项目所涉及的知识产权信息，如关键技术的专利数量、地域分布和专利权人信息、该技术领域的发展状况、竞争对手状况等。 4.3.2 对获取的知识产权信息，可以通过内部会议评审的方式或者委托外部知识产权代理机构对以下内容进行分析，形成《知识产权检索分析报告》：
（1）知识产权信息的适用性，即分析知识产权信息的用途和利用方式； （2）拟研发的产品潜在的合作伙伴和竞争对手； （3）项目可能涉及的知识产权风险，以及防范预案。
4.3.3 《知识产权检索分析报告》关于与项目有关的知识产权信息的分析结论将成为项目立项与整体预算的依据，并作为整个项目《立项报告》的一部分。
4.3.4 准予立项的，研发项目组应当在前述检索分析的基础上，制定该项目的《知识产权规划》，写明研发方向和内容，并对人员、进度、资源进行合理安排。
4.3.5 研发设计过程中，项目组应当指定专人对项目涉及的知识产权信息进行跟踪检索，监控研发环节的知识产权风险，根据检索分析情况适时调整原《知识产权规划》确定的研发方向和内容。
4.3.6 项目负责人应当督促研发人员或设计人员及时报告研发知识产权成果，及时组织会议评审对取得知识产权成果的可能性、保护方式、保护区域、计划申请时间、权益归属、发明或设计人及贡献等进行评估，品管部应派员参加，管理者代表需列席会议，最终形成《知识产权成果汇报表》。
4.3.7 经评估及审批同意通过申请专利、商标或者进行版权登记的形式予以保护的，按照本程序规定的专利申请流程、商标申请流程、版权登记流程予以办理；经评估及审批认为作为技术秘密保护的知识产权成果，执行《保密控制程序》的规定予以管理。
4.3.8 各部门建立项目专项档案，妥善保留研发设计活动中形成的记录，使研发设计活动具有可追溯性。
4.4 专利、商标、版权登记申请流程
4.4.1 公司与专利、商标、版权申请以及申请前的查新检索有关的事宜委托外部知识产权代理 机构进行，并通过签订年度或者单项《知识产权代理协议》的方式开展合作。《知识产权代理协议》应当具备保密条款并约定违约责任，签订后由品管部妥善保管。管理者代表会同品管部对外部知识产权代理机构的工作进行年度考评，作为选定知识产权代理机构的依据。 4.4.2 专利申请流程
4.4.2.1 知识产权成果经评估及审批同意通过申请专利的方式予以保护的，项目负责人可指定该知识产权成果的主要研发人员撰写《技术交底书》，并填写《专利申请审批表》，写明该专利申请的发明人、所属项目名称、相关背景技术、已知的现有技术及权利人信息等信息，经项目
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-07 2018年3月1日 知识产权获取控制程序 页 码 第17-19页 共 40页 负责人确认后一并提交给品管部及管理者代表审批。
4.4.2.2 管理者代表审批后，由品管部将《技术交底书》与《专利申请审批表》转送给外部知识产权代理机构，并配合提供所需的各种官方文件和其他方面的协助。
4.4.2.3 外部知识产权代理机构应负责进行专利申请的查新检索，出具《知识产权检索分析报告》，并根据检索结果对申请文件提出有关的调整方案或建议。需要修改或调整的，品管部应向与该专利申请有关的项目负责人、主要研发人员反馈前述信息，并组织项目负责人、主要研发人员与专利代理人之间进行有效沟通，最终确定是否申请专利、申请类别、保护地区以及最终的专利申请文件等，并再次填写《技术交底书》及《专利申请审批表》，经管理者代表审批后由外部知识产权代理机构代为递交给国家知识产权局。 4.4.3 商标注册申请流程
4.4.3.1形成商标设计方案后，商标设计项目负责人填写《商标注册申请审批表》，明确拟申请商标名称或图案、申请类别和项目及使用范围，经部门负责人审批后，提交给品管部以及管理者代表审批。
4.4.3.2 经管理者代表审批同意申请注册商标的，品管部将商标设计方案及《商标注册申请审批表》一并提交给外部知识产权代理机构，并配合提供所需的各种官方文件和其他方面的协助。 4.4.3.3 外部知识产权代理机构应当对拟申请商标进行近似检索，出具《知识产权检索分析报告》，并根据检索结果对申请文件提出有关的调整方案或建议。品管部应及时向商标设计项目负责人反馈前述信息，并组织商标设计项目负责人、商标代理人等相关人员进行有效沟通，最终确认是否申请以及申请的类别、项目、使用范围、商标文字或图案等，并再次填写《商标注册申请审批表》，经管理者代表审批后由外部知识产权代理机构代为递交给国家商标注册申请部门。 4.4.4 版权登记审批流程
经需求部门申请，或者品管部决定，就公司研发或设计形成的计算机软件、图纸、宣传文案、官网排版、照片或图片等有需要进行版权登记的，填写《版权登记申请表》，写明拟登记的作品名称及内容、作品类别、作者、作者所在部门等信息，经品管部及管理者代表审批，同意予以版权登记的，由品管部委托外部知识产权机构办理版权登记事宜。
4.4.5申请文件递交后，由品管部跟踪所申请专利、商标或版权登记的审查状态，及时获取官方发出的受理通知书、缴费通知书、审查意见通知书、办登通知书、证书等文件，作出相应处理，并妥善保管申请过程记录。 5、相关文件
XX-IPCX-12《保密控制程序》 6、相关记录
XX-IPJL-710-01《知识产权获取计划》 XX-IPJL-710-02《知识产权检索申请表》 XX-IPJL-710-03《知识产权检索分析报告》 XX-IPJL-710-04《专利申请审批表》
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-07 2018年3月1日 知识产权获取控制程序 XX-IPJL-710-05《技术交底书》 XX-IPJL-710-06《商标注册申请审批表》 XX-IPJL-710-07《版权登记申请表》 XX-IPJL-810-01《立项报告》 XX-IPJL-820-01《项目知识产权规划》 XX-IPJL-820-02《知识产权成果汇总表》
页 码 第17-20页 共 40页 20
文件编号 实施日期 KS-IPCX-08 2018年3月1日 知识产权维护控制程序 页 码 第21-22页 共40 页 1、目的
对公司现有的知识产权进行梳理和维护，实现档案分类管理，节约公司知识产权维护成本。 2、适用范围
适用于公司知识产权的分类管理、评估、变更和放弃过程的控制。 3、职责
3.1 品管部为本程序归口管理部门，负责知识产权档案管理、知识产权梳理和维护工作，并组织相关部门开展知识产权的评估、变更和放弃审批工作。
3.2 管理者代表负责对知识产权档案的保管和日常维护工作进行抽查，并对知识产权的评估、变更与放弃结果进行审批，并就知识产权权利放弃的情况向总经理汇报。 3.3 其他各部门协助品管部做好知识产权的分类管理、评估、变更和放弃工作。 4、工作程序
4.1 知识产权档案分类管理
4.1.1公司分别建立电子形式的专利、商标、版权管理台账，对已经向官方机构递交申请的专利申请、商标注册申请、版权登记申请进行梳理，明确申请号、名称、申请日期、发明/设计人或作者、法律状态、授权日期等信息，该台账信息保存于专员电脑上。
4.1.2由于公司目前专利、商标申请量和拥有量不大，每一个专利、商标都单独建立纸质档案和相应的电子档案，纸质档案配备专门的管理柜，并由专员管理，电子档案保存在专员的电脑上。若日后申请量及拥有量较大，公司将考虑建立专门的数据库进行管理。 4.1.3专利、商标档案按照申请年度进行分类储存，以方便查找。
4.1.4专利档案通常应包括：专利证书；专利获取过程中的文件：受理通知书、缴费通知书、审查意见通知书；办登通知书等；权属发生变更或者放弃的相关证明文件；专利年费缴费凭证。 4.1.5商标档案通常应包括：商标证书；商标获取过程中的官方文件：受理通知书、驳回通知书等；权属发生变更或者放弃的相关证明文件。
4.1.6已经办理版权登记的著作权档案包括登记证书以及相应的作品内容，权属发生变更或者放弃的相关证明文件。 4.2 知识产权的评估
4.2.1知识产权评估是确定知识产权策略的基础，因此公司应在放弃知识产权权属；知识产权转让以及知识产权投融资等情形下组织知识产权评估工作。
4.2.2 品管部是公司知识产权评估工作的归口管理部门，负责组织公司相关人员开展内部知识产权评估，必要时，经管理者代表同意，可以委托外部专业评估机构进行评估。
4.2.3内部知识产权评估工作的开展由品管部牵头组织相关部门或人员召开评估会议，管理者代表主持会议并对评估结果予以确认。会议前需明确评估的目的，确定评估的方式、方法，搜集相关的资料，在会议中进行充分讨论以得出评估结论，经品管部整理形成《知识产权评估报告》，作为决策依据。 4.3 知识产权的变更
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-08 2018年3月1日 知识产权维护控制程序 页 码 第21-22页 共40 页 4.3.1对于因申请人、权利人名称、注册地址、发明创造人、设计人变更等著录项目变更事项，由品管部根据需要或者相关需求部门/人员的申请，填写《知识产权变更审批表》，说明知识产权变更事项，经管理者代表审批同意后，由品管部交由外部知识产权代理机构办理变更手续。 4.3.2对于因许可、转让等发生的权属变更，执行《知识产权实施、许可、转让控制程序》的规定。
4.3.3品管部根据官方的审批情况，及时更新知识产权台账等知识产权档案。 4.4 知识产权放弃
4.4.1品管部根据知识产权成本控制的需要，可以组织研发、销售等部门相关人员通过评估会议的形式对公司现有的知识产权进行梳理，评估知识产权价值并据此决定是否放弃维护。 4.4.2品管部依据评估结果，填写《知识产权放弃审批表》，列明需要放弃的知识产权信息，并说明放弃的原因，经管理者代表以及总经理审批后，停止对该知识产权的维护，并及时更新知识产权台账的状态。 5、相关/支持性文件
XX-IPCX-09《实施、许可、转让控制程序》 6、相关记录
XX-IPJL-720-01《专利管理台账》 XX-IPJL-720-02《商标管理台账》 XX-IPJL-720-03《版权管理台账》 XX-IPJL-720-04《知识产权变更审批表》 XX-IPJL-720-05《知识产权放弃审批表》 XX-IPJL-720-06《知识产权评估报告》
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-09 2018年3月1日 实施、许可、转让控制程序 页 码 第23-24页 共40 页 1、目的
对公司知识产权的实施、许可和转让进行控制，促进知识产权产业化，控制知识产权运用环节的风险。 2、适应范围
适用于公司知识产权实施、许可和转让过程的控制。 3、 职责
3.1 品管部为本程序的归口部门，负责组织知识产权评估、监控知识和产权实施情况、办理知识产权许可和转让的内部审批以及权属变更或许可备案手续。
3.2 管理者代表负责对知识产权的实施、许可和转让活动进行审批，并就实施、许可、转让情况向总经理汇报。
3.3 总经理负责知识产权实施、许可、转让事项的最终审批。 3.4 其他部门协助品管部开展知识产权实施、许可、转让工作。 4、工作程序 4.1 实施
公司鼓励专利的实施和核心专利的产业化，对公司专利实施、核心专利产业化以及申请专利产业化项目具有突出贡献的人，给予一定的物质奖励。品管部可以根据产业化项目要求，组织相关部门或者外部评估机构评估知识产权对企业的贡献率。 4.2 许可、转让
4.2.1在进行知识产权许可、转让前，应当就许可、转让对象进行知识产权评估。评估工作由品管部按照《知识产权维护控制程序》中关于知识产权评估的要求组织开展。
4.2.2知识产权转让、许可前的知识产权评估工作需要调查拟引进或输出的知识产权的法律状态、保护期限、权利归属、市场前景、技术趋势等因素并据此作出是否引进或输出、引进或输出条件、风险等评估结论。
4.2.3品管部依据评估结果，填写《知识产权运用审批表》，列明拟许可、转让的知识产权权利情况、对方信息、许可费或转让费金额，连同起草或者修订好的转让或许可协议一并交给管理者代表以及总经理审批同意后，签订许可或转让协议，自行或者委托外部知识产权代理机构办理知识产权许可备案或转让登记手续，并执行《知识产权维护控制程序》的要求及时更新知识产权台账等知识产权档案。 4.3 转让或许可协议
许可或转让应当签订书面协议，许可或转让协议由品管部参与起草、修改及签订，在合同中应
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-09 2018年3月1日 实施、许可、转让控制程序 页 码 第23-24页 共40 页 当要明确许可的类型、转让过渡时期的年费缴交、相关登记或备案手续的办理、专利在转让前的实施情况以及可能产生的后果、后续改进技术成果的权属、专利无效后的法律后果及可能产生的违约责任等条款。 5、相关/支持性文件
XX-IPCX-08《知识产权维护控制程序》 6、相关记录
XX-IPJL-731-01《知识产权运用审批表》
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-10 2018年3月1日 知识产权风险控制程序 页 码 第25-28页 共 40页 1、目的
为了防范知识产权风险，强化对知识产权风险的控制，制定本程序。 2、适用范围
适用于公司采购、生产、销售、立项研发等环节的知识产权风险管控。 3、职责
3.1 采购部负责采购环节的知识产权风险防范和控制，降低或避免采购软件、办公设备、各类生产原、辅材料过程中侵犯他人知识产权的风险。
3.2 生产部负责生产环节的知识产权风险防范和控制，降低或避免委外加工、代加工、贴牌生产等过程中侵犯他人知识产权的风险。
3.3 市场部负责销售环节的知识产权风险防范和控制，降低或避免在广告宣传、展会等活动中侵犯他人知识产权的风险。
3.4 品管部协助采购部、生产部、市场部的知识产权风险控制工作，组织各部门开展知识产权侵权监控、防范预案和纠纷处理等工作。
3.5 管理者代表负责知识产权风险管控环节的资源协调与审批工作。 3.6 其他各部门根据品管部的要求配合开展相关工作。 4、工作程序
4.1采购环节知识产权风险控制
4.1.1 采购部应当在进行合格供应商挑选时，增加对供应商知识产权情况的审查和核实，审查内容包括： 1）调查供应商知识产权诉讼历史；2）调查供应商提供的产品的外包装上的标识的合规性；3）调查供应商提供的产品上的关键技术点上的专利权分布；4）供应商提供的产品上的版权风险排查。根据调查情况，填写《供应商知识产权调查表》，留档备查。有必要的，可以要求供应商提供权利凭证或合法使用来源。
4.1.2 采购业务需要签订书面采购合同，采购部会同品管部负责采购合同的谈判和拟定。采购合同应当约定知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等知识产权条款。
4.1.3 在供应商供货阶段，若发现采购的产品可能存在知识产权侵权风险，采购部应当在第一时间通知品管部，并迅速定位代替性的供应方案，与此同时，要求供应商出具事由解释和风险评估。品管部应当会同采购部回溯与供应商的接触过程，找出与知识产权相关的调查结论、相 关合同条款等，寻找风险漏洞，并制定风险预案。
4.1.4 因采购的产品侵犯第三方知识产权而卷入侵权纠纷的（包括收到第三方警告函、律师函、起诉材料等），按照《知识产权应急处理程序》处理。
4.1.5供方信息、进货渠道、进货价格等信息属于保密信息，采购部应当将包含此类信息的采购合同、供应商背景调查情况等文件作为保密文件，按照《知识产权保密控制程序》的要求进
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-10 2018年3月1日 知识产权风险控制程序 页 码 第25-28页 共 40页 行保密管理。
4.2 生产环节知识产权风险控制
4.2.1为防止生产环节的知识产权成果流失，对生产过程中因工艺改进或设计方案调整等产生有益效果的，相关提案人员可以填写《生产提案表》，写明改进情况、有益效果，直接提交品管部，提案人可以获得一定的提案奖励。品管部收到提案之后，应当尽快组织研发、生产等相关部门人员对提案进行评估。可以申请专利的提案按《知识产权获取控制程序》关于专利申请控制程序的要求进行申请，提案人还可以作为发明人享有署名权，并获得发明人的报酬和奖励。 4.2.2在委外加工、来料加工、贴牌生产等对外协作过程中，应当签订书面合同，生产类合同由生产部会同品管部进行洽谈和合同拟定。合同中应当明确知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担以及保密等内容。
4.2.3在贴牌生产过程中，生产部应当关注客户要求标注的商标标识或提供的产品设计/结构图纸可能涉及侵犯他人知识产权的情况，必要时可以要求品管部派员协助。
4.2.4.由客户提供的标识，应当先核实该标识的法律状态以及权利来源，必要时可以要求客户提供标识权利凭证或具备合法使用权限的保证，核实清楚无侵权风险的，严格按照客户提供的商标标识图样进行标注。由客户提供产品设计、加工或结构图纸的，应当先核实产品外观设计或结构、生产工艺等是否可能侵犯第三方知识产权，必要时可以要求客户提供权利凭证或具备合法使用权限的保证。客户无法提供权利凭证或者具备合法使用的权限的保证的，生产部需要向品管部汇报情况，由品管部组织包括各职能部门负责人、管理者代表及总经理在内的风险评议会议，若会议决定仍然提供贴牌服务，应当做好风险预案，并在与贴牌方的合同中明确侵权责任承担。
4.2.5在ODM过程中，生产部应当关注公司向客户提供的外观设计、加工工艺或者结构设计方案的保护工作，在与客户签订的生产合同中明确上述方案的权利归属以及保密义务。 4.2.6因对外进行生产协作而卷入侵权纠纷的（包括收到第三方警告函、律师函、起诉材料等），按照《知识产权应急处理程序》进行应对处理。
4.2.7生产部应当对生产过程中形成的各类图纸、参数、工艺步骤等信息按照《知识产权保密控制程序》的规定进行保密管理，规定接触权限、传递路径，避免商业秘密泄露。 4.3 销售环节知识产权风险控制
4.3.1在产品上市销售前，品管部应当组织相关人员进行《产品上市前知识产权调查分析》，对产品所涉及的标识、产品外观设计、产品结构特征等知识产权状况进行全面的审查分析，一方面防止产品可能涉及他人知识产权的情况发生；另一方面，若发现产品上存在尚未采取专利保护又容易通过反向工程获取的技术方案或者具备新颖性的富有美感的外观设计，应建议先保护再上市。
4.3.2市场部在策划商业广告、海报等宣传活动前，应当严格按照《信息资源控制程序》中关于信息对外发布审批控制的要求进行审批，以减少商业宣传活动中虚假宣传、商业秘密泄露或者侵犯他人合法权利等风险。
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-10 2018年3月1日 知识产权风险控制程序 页 码 第25-28页 共 40页 4.3.4市场部业务员应当学习本公司产品涉及的知识产权权利情况，包括产品上标注的商标标识、涉及的公司专利技术甚至产品宣传资料中已经备案的著作权情况，并在走访市场时，及时收集并反馈市场上同类产品信息，监控市场上同类产品可能侵犯公司知识产权的情况，形成《市场情况监控表》。若发现涉嫌侵权产品，按照《知识产权应急处理程序》的规定予以处理。 4.3.5公司高度重视展会知识产权侵权风险的控制，市场部应当在参展前作好以下准备工作： （1）市场部应当协助品管部进行《展会知识产权调查分析》，调查分析内容包括：
A、公司参展产品所涉及的标识、产品外观设计、产品结构特征等在展会举办地的知识产权申请状况；
B、展台的设计、展会宣传册、现场使用的演示软件、背景音乐等是否有合法来源； C、若能获取其他参展商名单，重点调查其他参展的竞争对手的知识产权申请或注册情况； D、了解展会的知识产权投诉途径和处理规则。
（2）市场部应当准备好参展产品的有关合法有效的知识产权权属证明文件，包括专利证书、专利权评价报告、专利法律状态证明、商标注册证书、著作权登记证书等。
4.3.6根据展会的规模、重要性等因素，品管部可以请示管理者代表后，聘请外部知识产权代理机构进行前述《展会知识产权调查分析》，或者委托专业的知识产权律师对展会现场进行巡查，对展会现场侵权公司知识产权的行为进行取证和投诉，或者应对本公司被投诉侵权的情况。 4.3.7市场部会同品管部负责销售合同的拟定，品管部负责对合同中涉及的保密、知识产权责任承担等条款进行审查，确保职责、权属明确，尽量降低知识产权风险。
4.3.8销售的产品被指控侵犯他人知识产权的（包括收到警告函、律师函、起诉材料等），按照《知识产权应急处理程序》处理。
4.3.9 向境外销售产品前，应根据实际需要尽可能地调查目的地的知识产权法律、及其执行情况，了解行业相关诉讼，分析可能涉及知识产权风险；必要的情况下，应适时在目的地进行知识产权申请、注册和登记；向境外销售的涉及知识产权的产品可采取相应的边境保护措施。 4.3.10市场部应当对销售过程中形成的尚未公开或者实施的商业活动推广营销方案、新产品定价、销售渠道等信息按照《知识产权保密控制程序》的规定进行保密管理，规定接触权限、传递路径，避免商业秘密泄露。 4.4研发环节的知识产权风险控制
4.4.1在研发活动进行前，应当利用检索到的知识产权信息，在确定不侵犯他人知识产权或避免重复研发的前提下，方可进行研发活动；
4.4.2在与其它法人单位或个人开展合作研究时，双方应在合作研发协议中确定明晰的知识产权的归属及利益分配等；
4.4.3在接收来企业学习、进修或合作研究的人员、临时聘用人员时，应当签订知识产权保护协议，明确他们在本企业及其所属单位学习或工作期间完成的发明或其他智力成果的归属及权益分配。
4.4.4向国内外派出访问、进修、留学及开展合作项目研究的人员时，应当签订知识产权保护
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-10 2018年3月1日 知识产权风险控制程序 页 码 第25-28页 共 40页 协议，对其在企业已进行的研究以及可能在接受单位完成的发明创造的知识产权归属以及相关保
密事项进行约定。
4.4.5研发部在研发过程中形成的不对外公开的信息，包括工艺参数、工艺技术流程、试验数据等技术秘密或其它相关商业秘密属于企业所有，按照《保密控制程序》的规定加强管理，防止流失。
4.4.6研发环节的其他知识产权风险控制按照《知识产权获取控制程序》关于立项、研发的规定执行。
5、相关/支持性文件
XXIP-CX-06《信息资源控制程序》 XXIP-CX-07《知识产权获取控制程序》 XXIP-CX-11《知识产权应急处理程序》 XXIP-CX-12《保密控制程序》 6、相关记录
XXIPJL-830-01《供应商知识产权调查表》 XXIPJL-840-01《生产提案表》
XXIPJL-850-01《产品上市前知识产权调查分析》 XXIPJL-850-02《市场情况监控表》 XXIPJL-850-03《展会知识产权调查分析》
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-11 2018年3月1日 知识产权应急处理程序 页 码 第29-31页 共40 页 1、目的
针对侵犯公司知识产权或公司被指控侵犯其他主体知识产权的情况，及时合理地应对，降低公司知识产权侵权风险，减少公司因知识产权纠纷而造成的损失。 2、范围
适用于公司知识产权纠纷和争议的处理。 3、职责
3.1品管部是本办法的归口管理部门，负责在出现知识产权侵权纠纷时配合管理者代表组织风险评议，并协调外部法律顾问或知识产权律师处理知识产权侵权纠纷，跟踪知识产权纠纷处理进度，及时向管理者代表汇报纠纷处理情况。
3.1其他各部门负责及时反馈与本部门相关的知识产权侵权纠纷情况，协助品管部处理知识产权侵权纠纷。
3.1管理者代表牵头组建应急小组，并负责外部法律顾问或知识产权律师的甄选以及相关审批工作。 4、工作程序
4.1 公司发现知识产权侵权
4.1.1由管理者代表牵头组建包括外部知识产权律师、品管部、相关发明人、设计人以及发现侵权行为的部门或个人等在内的应急小组。品管部负责寻找对本行业比较熟悉、经验丰富的知识产权律师事务所，管理者代表负责知识产权律师事务所的甄选，及时聘请专业的知识产权律师参与到纠纷的处理中。
4.1.2若发现专利侵权，品管部应当首先核实该专利的法律状态，并组织涉案专利发明人或工程师配合专利律师将涉嫌侵权技术或设计方案与公司相关专利权利要求或外观设计图片、照片进行比对，初步判断专利权是否稳定以及侵权是否成立。
4.1.3若发现商标，品管部组织商标设计公司或个人与商标律师就商标的设计思路等进行有效沟通，配合商标律师将涉嫌侵权标识与公司相关商标进行比对，初步判断是否构成商标侵权；若发现版权侵权，品管部组织作品的设计完成人就作品创作思路、背景等与版权律师进行沟通，初步判断是否构成版权侵权；若发现商业秘密泄露，品管部应当就商业秘密的内容、所采取的保密措施、接触权限等进行调查核实，分析导致商业秘密泄露的原因，并与律师沟通初步判断是够构成商业秘密侵权。
4.1.3确认公司拥有相关知识产权，且该知识产权稳定有效，并经初步判断侵权成立后，品管部应当在知识产权律师的指导下，负责收集和出具与纠纷处理有关的材料，包括通过公证等方式取得侵权证据、搜集损害赔偿证据，出具授权委托书等。
4.1.4固定侵权证据后，在专业律师的建议下选择合适的纠纷解决方式。 4.2公司被指控知识产权侵权
4.2.1由管理者代表牵头组建包括外部知识产权律师、品管部、相关职能部门等在内的应急小组。品管部负责寻找对本行业比较熟悉、经验丰富的知识产权律师事务所，管理者代表负责知
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-11 2018年3月1日 知识产权应急处理程序 页 码 第29-31页 共40 页 识产权律师事务所的甄选，及时聘请专业的知识产权律师参与到纠纷的处理中。
4.2.2应急小组应当迅速调查分析纠纷发生的原因，针对不同的情况采取不同的应急措施。 4.2.3因采购的产品侵犯第三方知识产权而卷入侵权纠纷的（包括收到第三方警告函、律师函、起诉材料等），应当采取以下应急措施：
（1）采购部应当能够及时将与涉及的供应商的采购合同及相关档案调出以供律师查阅； （2）通知供应商派人加入到应急小组中，并要求供应商出具案件分析报告；
（3）在律师的指导下分析采购合同等档案中与责任承担有关的条款，搜集采购、采购合同等合法来源证据；
（4）在律师的指导下与供应商讨论后续赔偿细节和补救方案； （5）迅速启动替代性的供应方案；
（6）案件结束后，采购部应及时将供应商的知识产权风险值提高，修改供应商档案。 4.2.3因对外协作生产而被动卷入侵权纠纷的（包括收到第三方警告函、律师函、起诉材料等），应当采取以下应急措施：
（1）生产部应当能够及时将与委托加工或者贴牌方等签订的生产协作合同及相关档案调出以供律师查阅；
（2）在律师的指导下，分析对外协作合同等档案中与责任承担有关的条款，搜集授权文件等证据材料；
（3）在律师的指导下与贴牌方或者委托方讨论后续赔偿细节和补救方案。 4.2.4因招聘员工而卷入商业秘密侵权纠纷的，应当采取以下应急措施： （1）人力行政部门应当能够及时调出与该员工有关的入职档案，以供律师查阅； （2）在律师的指导下，分析可能的侵权抗辩事由并搜集证据。
4.2.5非因外部供应商原因或者外部委托方、贴牌方原因，系因我司内部自身原因，导致开发设计完成的产品、设计的标识、完成的作品被指控侵犯了他人的知识产权的（收到他人的警告函、律师函或起诉材料的），应当采取以下应急措施：
（1）详细阅读对方提供的警告函、律师函或起诉材料，在律师的帮助下核实对方是够拥有涉案知识产权以及涉案知识产权的法律状态、权利的稳定性等；
（2）在律师的指导下初步判断我司的产品、标识或作品是否落入他人知识产权的保护范围； （3）在律师的指导下梳理我司产品的研究开发记录、商标的设计过程记录、作品完成过程记录、产品的销售记录等，看是否存在先用权等合理抗辩事由；
（4）在律师的指导下搜集证明对方专利权不具备专利性、商标不具备显著性以及作品不具备独创性等否认对方权利基础的证据；
（5）若确已构成侵权且无合理使用的抗辩事由，则应当在律师的指导下采取积极和解或者应诉等最有利的纠纷解决方式。 4.3纠纷解决方式
纠纷解决方式的选择取决于案件的证据情况、采取不同纠纷解决方式的成本以及风险等因素，
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-11 2018年3月1日 知识产权应急处理程序 页 码 第29-31页 共40 页 应当结合不同的案件情况，应当综合考虑律师意见以及公司实际需要，选择最为有利的纠纷解决方式。常见的纠纷解决方式包括： （1）发送警告函、律师函；
（2）向相关知识产权行政管理部门投诉； （3）协商解决； （3）向提起诉讼。 4.4纠纷处理记录
品管部应当建立和保持《知识产权纠纷处理记录》，详细记录纠纷的发生时间、发生原因、相对方以及纠纷处理方式以及进展情况。 5、相关或支持性文件
XXIP-CX-10《知识产权风险控制程序》 6、相关记录
XX-IPJL-742-01《知识产权纠纷处理记录》
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-12 2018年3月1日 保密控制程序 页 码 第32-36页 共40 页 1、目的
通过本程序梳理公司的涉密信息、涉密人员、涉密区域、涉密设备，防止公司商业机密泄露，降低商业秘密泄露造成的损害。 2、范围
适用于公司保密管理过程的控制。 3、职责
3.1 品管部为本程序的归口部门，负责全公司的保密事项管理。
3.2 各部门协助品管部，负责本部门涉密信息、涉密人员、涉密设备以及涉密区域的保密管理工作。
3.3 管理者代表负责对公司涉密信息、涉密人员、涉密区域、涉密设备进行确认，对涉密信息的对外发布以及解密、销毁等进行审批 4、工作程序 4.1 涉密信息的范围 4.1.1经营信息
（1）销售信息资料，如公司经营决策、营销计划、定价策略、销售网络、客户信息、商业函电（包括电子邮件）、合同订单等；
（2）采购信息资料，如主要供应商信息、进价策略、采购渠道、主要原材料指标等； （3）财务信息资料，如银行存款核算、往来核算、成本核算、存货核算、长期投资核算、工资核算、销售核算、所有者权益核算、外部会计报告、内部会计报告等。 4.1.2技术信息
（1）工艺技术资料，如工艺流程图、工艺操作规程、产品技术标准、新产品鉴定资料、试验结果和试验记录、技术总结、技术通知等；
（2）工程技术资料，所有产品的非标生产设备资料、工程设计（包括图纸及草图）、电器（仪表）设计等；
（3）产品技术资料，如所有产品的生产配方、产品的制造方法、生产过程的检验、试验及最终检验、试验方法、生产过程中的原始质量记录等。 4.1.3管理信息
（1）资本运作信息资料，如项目投资策略及方案、股权调整方案等； （2）人力资源信息资料，
（3）企业管理信息资料，如公司体系内部审核、管理评审的结果、公司内部考核体系的方案、核算过程、核算方法、核算结果；
（4）档案信息资料，公司档案室的各类信息资料；
（5）电子信息资料，如公司ERP信息资料、服务器备份数据资料、各部门电子档案、重要电子邮件等。
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-12 2018年3月1日 保密控制程序 页 码 第32-36页 共40 页 4.2涉密信息的秘级分类
4.2.1 绝密是指与公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系，泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的事项，主要包括：
（一）公司股份构成、产品生产工艺、技术参数、配方、成本、利润率、科技成果、科研论文、新产品、新技术、新设备的开发、投资情况及其载体、原材料来源及价格。
（二）公司总体发展规划、经营战略、营销策略、商务谈判内容及载体，正式合同和协定文书。 （三）公司重要会议纪要。
4.2.2机密是指与本公司的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系，泄露会使公司安全和利益遭到严重损害的事项，主要包括：
（1）尚未确定的公司重要人事调整及安排情况，人力资源部门对干部的考评材料。 （2）公司与外部高层人士、科研人员来往情况及其载体。
（3）公司薪金制度，财务专用印签、帐号，保险柜密码，月、季、年度财务预、结算报告及各类财务、统计报表。 （4）公司大事记。
（5）外事活动中内部掌握的原则和。
（6）公司经理以上干部的家庭住址及外出活动去向。
4.2.3秘密是指与本公司生存、生产、经营、科研、人事有较大利益关系，泄露会使公司的安全和利益遭受损害的事项，主要包括：
（1）消费层次调查情况，市场潜力调查预测情况，未来新产品市场预测情况及其载体。 （2）广告企划方案及相关文案、设计资料；营销企划方案。
（3）人力资源部、财务部等有关部门所调查的违法、违纪事件及责任人情况和载体。 （4）生产、技术、财务部门的安全保卫措施情况。 （5）各种检查表格和检查结果。 4.3涉密人员及涉密信息的接触权限
4.3.1绝密级：总经理以上以及与绝密内容有直接关系的工作人员。 4.3.2机密级：副总经理以上以及与机密内容有直接关系的工作人员。 4.3.3秘密级：部门经理级别以上干部以及与机密内容有直接关系的工作人员。
4.3.4各部门应当确认与涉密信息有直接关系的工作人员作为涉密人员，记录在《涉密信息一览表》中，并根据涉密人员的级别和重要性，与之签订《保密协议》或《竞业协议》。 4.3.5涉密人员离职时，必须将有关本公司技术信息和经营信息的全部资料（如数据手稿、图文、软盘等）交回公司。 4.4涉密信息的传递与销毁
4.4.1涉密信息的传递要求包括涉密信息的查阅、借阅、扫描、打印、复印、复制、传真、邮件、分发、发布要求：
（1）涉密文档应由各部门保密员扫描、打印、复印、复制、传真，保密员不得私自泄露、拷贝
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-12 2018年3月1日 保密控制程序 页 码 第32-36页 共40 页 或备份秘密文件。
（2）保密员扫描、打印、复印、复制、传真涉密文档时，需在相关设备旁守候，扫描、打印、复印、复制完后立即取走。
（3）绝密、机密、秘密文档的分发应当记录。绝密、机密、秘密文档必须发至收件人本人，并由收件人签收。
（4）内部公开文档可以按部门分发或在公司内部公告栏内张贴，也可以在公司内部计算机网络上发布。
（5）对外合作中，如确需向合作方提供公司保密文档的，应当按其密级由相关领导批准，并在提供前与之签订保密协议。
（6）公司文档的所有权归公司所有，任何人不得使用软盘、U盘、移动硬盘等移动存储设备私自拷贝或经打印后带出。
（7）未经公司主管领导批准，所有的秘密级以上文档资料不得在公共论坛上发表、传播。 （8）个人发表论文或在外部论坛上发表学术意见时，应按照《信息资源控制程序》的规定，经审批看是否含有涉密内容。
（9）发送纸质机密、绝密文档时应用信封封装，同时做好传送记录。
（10）无论以任何方式（电子或非电子）发送涉密文档，应尽可能保证直接送达收件人,必须经过第三者的，应事先经过安全鉴别，确认第三者的可靠性。
（11）借阅、查阅公司涉密文档的，相关人员应当在涉密文档所在部门的相关保管人员处提出申请，并经过该部门负责人签字同意方可借阅和查阅。
4.4.2部门涉密资料及载体超过保密期限后，由部门领导评估是否需要销毁，需要的按照《知识产权文件控制程序》关于文件销毁的规定进行，过期涉密档案销毁应两人以上参加，由总经理签字批准，并做好登记。
4.4.3各部门需要确认本部门的涉密信息、密级、借阅、对外发布权限、销毁方式等，记录在《涉密信息一览表》中。 4.5涉密设备
4.5.1各部门应当确认本部门容易造成知识产权流失的设备，并规定使用人员和使用方式。 4.5.2 通常来说，以下设备应当规定为涉密设备并按照要求使用：
（1）传真机，保密文件传递，不得通过公用传真机；收发传真件应做好登记；保密传真件收件人只能为部门主管负责人或其指定人员，不得为其他人。
（2）录音、录影设备，录音、录影设备应当由管理者代表指定的部门或人员保管；保密录音、录影资料统一由人力行政部负责存档管理，管理人员出现变动时，必须做好严格交接盘点工作，确保录音、录影材料安全。
（3）电脑，各部门、分公司电脑必须专人专用，做好保密工作；公司电脑中工作相关资料归公司所有，任何人不得擅自删除、拷贝带走；电脑中资料输出需要严格执行保密管理规定，未经允许，不得擅自输出；员工离职时，人力行政部门负责相关资料移交手续，信息部负责检查电
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-12 2018年3月1日 保密控制程序 页 码 第32-36页 共40 页 脑资料存档，确保电脑资料安全。
4.5.3各部门需要确认本部门的涉密设备的维护管理人员，密级、使用权限等，记录在《涉密设备一览表》中。 4.6涉密区域
4.6.1各部门应当确认本部门容易造成知识产权流失的区域为涉密区域，对参观客户或来访人员的参观范围进行，无关人员进入涉密区域需向该部门保密员提出申请，并经该部门领导签字同意方可进入。
4.6.2公司涉外接待人员应加强保密意识，无关人员不得在公司部门出入。访客到公司参观、办事，遵循出入管理制度，非经登记及相关部门领导同意不得进入各部门涉密区域，访客到各公司参观，不得让其接触公司文件、货物、营销材料等保密件。
4.6.3通常来说，以下区域应当列为涉密区域，由各部门对访客活动范围进行。
（1）档案室，档案室为材料保管重地，无关人员一律不准出入，进入需经主管领导审批同意。 （2）正在进行会议的会议室，所有重要会议由行政部协助相关部门做好保密工作，对参加会议人员应严格控制，无关人员不应参加；会议录音、摄像人员由管理者代表指定；会议纪要整理由管理者代表指定人员在指定地点整理；必要的情况下，可以要求参会人员签订《保密协议》。 （3）研发部门及实验室，研发图纸、样品、实验记录都属于涉密信息，出入应当严格控制，无关人员未获得研发部门主管领导同意不得进入。
（4）新产品生产车间，生产工艺、技术参数、新产品的半成品、成品都属于涉密信息，出入应当严格控制，无关人员未获得生产部门主管领导同意不得进入。
4.6.4各部门需要确认本部门的涉密区域、进出权限等，记录在《涉密区域一览表》中 4.7保密责任
4.7.1公司涉密信息非经合法渠道公开，属于商业秘密，收到法律保护。
4.7.2相关涉密人员无意泄露公司商业秘密，未造成经济损失的，公司予以警告，并作为绩效等奖励考核的评定因素。
4.7.3相关涉密人员违反本程序规定或者违反保密协议和竞业协议，给公司造成经济损失的，需要承担相应的法律后果，赔偿公司因此遭受的全部损失或者部分损失；或根据签订的保密协议或者竞业协议的规定支付违约金。
4.7.4相关涉密人员侵犯商业秘密情节恶劣、后果严重的，公司保留向提起商业秘密侵权之诉或者违约之诉的权利；构成犯罪的，依法移交司法部门追究其刑事责任。 5、相关/支持性文件
XXIP-CX-06《信息资源控制程序》 XXIP-CX-07《知识产权获取控制程序》 XXIP-CX-10《知识产权风险控制程序》 6、相关记录
XXIPJL-760-01《涉密信息一览表》
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-12 2018年3月1日 保密控制程序 页 码 第32-36页 共40 页 XXIPJL-760-02《涉密设备一览表》 XXIPJL-760-03《涉密人员一览表》 XXIPJL-760-04《涉密区域一览表》
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-13 2018年3月1日 内部审核程序 页 码 第37-40页 共40页 1、目的
审核验证知识产权管理体系是否符合要求，确定知识产权管理体系是否得到有效实施和保持，及对知识产权管理体系的持续改进，以满足实现知识产权方针和目标的需求，不断提高公司的知识产权管理水平。 2、范围
适用于公司知识产权管理体系覆盖的所有过程的内部审核。 3、职责 3.1 管理者代表
1）负责成立审核小组，并任命审核组长；
2）负责批准内部审核计划、不符合项报告、内部审核报告； 3）负责监督各相关部门实施不符合项的整改。 3.2 品管部
品管部是本程序的归口管理部门，有以下职责：
1）负责知识产权管理体系内部审核的组织实施、协调工作；
2）负责保持内部审核计划、审核检查表、不符合项报告、内部审核报告等记录； 3）负责对不符合项整改措施的实施情况进行跟踪，并向管理者代表汇报。 3.3 审核组长
1）全面负责内部审核阶段的各项工作，制定审核实施计划，控制审核过程； 2）组织内审员编制审核检查表，并进行知识产权管理体系审核； 3）提交知识产权管理体系内部审核报告；
4）负责组织内审员对不符合项整改措施的有效性进行验证。 3.4 受审核部门
按照审核计划的要求配合审核组工作，并针对不符合项制定纠正措施进行整改。 4、工作程序 4.1 内审频次的确定
根据公司实际情况，每年进行不少于一次的内部审核。当出现下列情况时，可考虑追加临时内审：
1）公司组织架构发生重大变化； 2）相关法律、法规要求发生变化； 3）发生知识产权重大事件。 4.2 内审目的
确定知识产权管理体系各要素的符合性，确定所实施的知识产权管理体系达到管理目标的有效性，提供改进知识产权管理体系的依据。 4.3 内审依据
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-13 2018年3月1日 内部审核程序 页 码 第37-40页 共40页 1）企业知识产权管理规范；
2）公司知识产权手册、制度文件、程序文件； 3）适用的有关法律、法规要求。 4.4 内审范围
公司知识产权管理体系覆盖的业务过程和范围及涉及到的所有部门、业务和过程。 4.5 内审员的能力要求
4.5.1 内审员必须经过专业培训、考核合格后才能担任；
4.5.2 内审员需具有的工作能力，具备较丰富的专业知识和管理经验，掌握有关法律、法规、标准要求，并了解公司知识产权管理体系运行情况。 4.6 内审准备
4.6.1 每次内审前，由管理者代表负责任命审核组长，组建审核组。
4.6.2 审核组长全权负责内审工作，对审核组成员进行分工，编制《知识产权内审计划》，内容包括：
1）内审的目的、范围和依据；
2）审核组人员名单及分工，要确保内审员不审核自己的工作； 3）受审部门及审核要点，每一审核要点要有预定日期和结束时间； 4）首、末次会议的时间安排；
4.6.3 各内审员根据审核组长的分工安排，收集并审阅受审部门的知识产权活动有关的手册、程序文件及以往的审核报告，编制《知识产权内审检查表》，经审核组长批准后实施，并准备相关工作文件或记录表备用。
4.6.4 《知识产权内审计划》确定后，由审核组长提前5~10天以邮件形式通知受审部门准备相关工作，受审部门若对计划有异议，于内审前三天反馈给审核组长，以便及时调整。 4.6.5 若审核无法按时进行或内审实施计划有所调整，由审核组长通知各受审部门，作临时变更或改期进行。
4.6.6 审核组长在审核3天前，与受审部门负责人接触，约定审核时间及配合人员等。 4.7 内审实施 4.7.1 召开首次会议
首次会议由审核组长主持，管理者代表、审核组成员、受审部门领导及配合人员参加，参会人员在《内审首次/末次会议签到表》上签字。首次会议内容如下： 1）审核组长介绍审核组成员及分工； 2）声明审核的目的、范围和依据； 3）确定末次会议的时间、地点及出席人员。 4.7.2 现场审核
4.7.2.1内审员按照《知识产权内审计划》、《知识产权内审检查表》进行公正、客观的审核，控制审核进度。
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-13 2018年3月1日 内部审核程序 页 码 第37-40页 共40页 4.7.2.2内审员通过面谈、现场检查、查阅文件和记录、观察有关方面的工作过程和活动现状，收集证据，将观察结果记录于《知识产权内审检查表》中。 4.7.2.3受审部门应协助内审员工作，提供必需的资料。
4.7.2.4在所有计划的审核工作完成后，内审员对审核结果进行整理分析，评价其与知识产权管理体系要求的符合程度，确定不符合项。
4.7.2.5不符合项事实的描述要清楚、全面、准确、易懂，要明确审核的具体地点、时间、审核对象、不符合证据、不符合结论，内审员要将不符合项及时报告审核组长。 4.7.3 审核组召开内部交流总结会
4.7.3.1审核组的内部交流总结会在现场检查结束后召开，由审核组长主持，全体内审员参加，交流审核结果，分析和研究所有的不符合项及分布。
4.7.3.2内审员根据审核组长的分析结果，填写《知识产权管理体系内审不符合项报告》，由审核组审核签字。 4.7.4 召开末次会议
由审核组长召集末次会议，管理者代表、审核组成员、受审部门领导及配合人员参加，参会人员在《内审首次/末次会议签到表》上签字，末次会议内容如下： 1）由审核组长阐述审核计划完成情况和审核的初步结论；
2）由审核组长宣读《知识产权内审不符合项报告》，并将该报告提交给受审部门负责人签字确认；
3）提出纠正措施要求等；
4）与各受审部门讨论本次内审情况，交流意见； 5）管理者代表对内审进行总结发言和改善要求。 4.8 内审报告的编制、发放
4.8.1由审核组长负责编制《知识产权内审报告》，呈报管理者代表审批。内审报告内容应包括：审核计划的实施情况、不符合项分析、审核结论、发现问题摘要及建议采取的纠正措施等。 4.8.2审核组长按照预定的发布日期将《知识产权内审报告》分发给受审部门，并做好发放记录，执行《知识产权文件控制程序》相关规定。 4.9 纠正措施的实施、跟踪及效果验证
4.9.1受审部门根据《知识产权不符合项报告》中不符合事实描述情况及整改要求，分析不符合原因，制定纠正措施计划，填写在《知识产权不符合项报告》中。
4.9.2 综合部按照纠正措施计划对事实情况进行跟踪，发现问题时及时协助受审部门解决问题。 4.9.3纠正措施完成后，由审核组长组织内审员对纠正措施的有效性进行验证，验证结果填写在《知识产权不符合项报告》中。
4.9.4 审核组长负责将内部审核的全部记录汇总整理，由品管部按《知识产权记录控制程序》进行保存，作为当年度管理评审及下次内审的输入项目。 5、相关/支持性文件
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文件编号 实施日期 KS-IPCX-13 2018年3月1日 内部审核程序 页 码 第37-40页 共40页 无
6、相关记录
XX-IPJL-920-01《知识产权内审计划》 XX-IPJL-920-02《知识产权内审检查表》 XX-IPJL-920-03《知识产权内审不符合项报告》 XX-IPJL-920-04《知识产权内审报告》 XX-IPJL-920-05《内审首次/末次会议签到表》
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