公司档案管理制度
执行部门 档案编号 审批人员 批准日期
第一章 总则
第一条 本制度制定的目的是加强本公司文书档案的管理工作，提高档案管理的质量和效率。 第二条 归档范围。
(1)重要会议的通知、报告、决议、领导讲话、会议简报等材料。 (2)本公司对外的正式发文以及与有关单位的来往文书。 (3)反映本公司主要职能活动的报告和总结。
(4)公司各种工作计划、报告、请示、批复、会议记录以及统计报表。
(5)公司与有关单位签订的合同、协议书等材料。
(6)关于干部任免、员工奖惩、员工薪酬、福利津贴等方面的人事材料。
(7)公司大事记以及反映公司重要活动的剪报、照片、音像资料等材料。
第三条 公司行政部负责归档资料纵及日常管理工作。
第二章档 案资料的收集
第四条 各业务部门须对办理完毕的文件材料进行挑选、立卷，定期移交至行政部归档保存。
第五条 行政部应加强与各业务部门间的联系，掌握各部门的业
务情况，主动及时对有保存价值的文件资料进行收集。
第六条 档案管理人员应按照下列要求点收移交的文件： (l)检查文件的文本以及附件是否完整，如有短缺，立即追查归人。 （2）文件处理手续必须完备，如有遗漏，立即退回有关部门补齐。 （3）文件如经过抽查，应有主管部门负责人的确认签字。 （4）与案件无关的文件或不应附案归档的文件，应立即退回有关部门。
（5）有价证券或其他贵重物品应退回有关部门，由经办部门送公司指定的保管部门签收，再将文件进行归档处理。
第七条 归档要求。
（1）文书结案后，原稿由行政部归档，相关部门根据实际需要留存影本。如因工作需要，经办部门需保留原稿时，必须经行政部经理批准，且妥善保管原稿，并将影印本归档。原稿使用完毕后，经办部门应及时送交行政部归档并换回影本。
（2）经办部门须对移交的文件进行系统的整理，尽量保持文件间存在的联系，区分文件保存价值，做到准确分类、合理立卷。
（3）案卷标题简明，编号符合公司规范。
（4）立卷文件应将正件和附件、请示与批复等统一立卷，避免分散。
（5）卷内文件应按照形成时间或常规顺序有序排列。
（6）文件装订符合规范，不得出现破损、皱折或参差不齐等现象。 （7）档案管理人员点收完毕后，应填写归档文件移交清单，经双
方确认签字后各自留存保管，以备查考。 （8）交件的归档时间如下表所示：
不同类型文件的归档时间
文件类型 管理文件 项目文件 归档时间 形成后的第二年上半年移交归档 ①项目完成后的三个月内移交归档 ②涉及公司业务机密或由公司外部单位形成的文件资料，应随时归档 会计文件 人力资源相关文件
第三章 档案资料的整理和分类
第 档案资料的整理。
（1）档案管理人员应严格按照归档要求装订，保持案卷外观整洁。 （2）根据档案的来源、时间、内容、形式等将案卷分类，调整不规范的编号，填写案卷分类。 第九条 档案的分类。
（1）分类档案应根据内容、部门、项目等因素进行三级分类。先按部，然后根据档案的性质分类，最后在同类中依序分为若干小类。
(2)档案分类应力求实用而不拘泥，若三级分类不够用，可增设
会计年度终结后，由财务会计留存一年后移交归档 办理完毕的一个月内移交归档 第四级“细类”。
(3)每个档夹的封面内首页应设“目次表”，档案归档时依序编号、登录，编号原则是每案一个“目次”
(4)同一小类或细类的档案应在一个档夹中装订。档案较多，一个档夹不够时，可用两个以上的档夹装订，并在小类或细类之后增设“卷次”编号，以便查找。
第十条 档案名称及编号。
(1)档案的各级分类应有统一的名称。名称不能含糊笼统，应以充分显示档案内容性质为原则。
(2)档号的表示方式为：AIA2 - BIB2CIC2D1 - EIE2。其中AIA2为经办部门代号，BIB2为大类号，CIC2为小类号，D1为档案卷次，EIE2为档案目次。
(3)各级分类、卷次以及目次的编号，均以十进位阿拉伯数字示，其位数根据档案多少及增长情形斟酌定制。
(4)确定档案分类的各级名称后，应将所有分类的各级名称及其代表数字编号依照一定的顺序依次排列，即编制《档案分类编号表》，以便查阅。
(5)档案分类的各级编号内应预留若干空档，以备将来组织规模扩大或业务增多时，随时增补。
(6)档案分类的各级名称及其代表数字一经确定．不宜修改。若确需修改，应事先讨论审查，并拟定《新旧档案分类编号对照表》，避免混淆。
第十一条 档号的编定。
(1)对于新档案，应从《档案分类编号表》中查明该档案所属类别、卷次、目次顺序以此来编列档号。
(2)档案如需归属前案，应查明前案的档号，将其以同号编列。 (3)如有一案叙述数事或一案归人多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。
(4)编列档号应自左而右，左方装订的档案，档号应填写于案件首页的右上角．右方装订者填写于左上角。
第四章 档案的保管
第十二条 归档文件须依目次号顺序以活页的方式装订于相关类别的档夹内，并根据实际需要注明目次号码，以便查阅。
第十三条 应在档夹背脊上标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查找
第十四条 定期清理归档文件，保持档案整洁有序，必要时应采取防火、防盗、防潮、防虫等措施。
第十五条 将已达到保存期限的档案登记造册，呈送公司总经理审批后销毁。
第十六条 档案的保存期限如下表所示： 保存期限 永久保存 范围 ①公司章程②股东名册③组织规程及办事细则④董事会及股东会记录⑤财务报表⑥不动产所有权及其他债权凭证⑦其他经核定应该永久保存的文书 10年 5年 1年 第十七条 档案销毁时，必须由公司指派的专人与档案管理人员同时在场进行监督。
第五章 调卷管理
第十 员工需要调阅档案时，应填写《档案调卷申请表》，写明调阅原因以及所要调阅档案的名称，经部门主管核准后方可调阅。
第十九条 阅涉及公司机密的档案资料时，必须经公司总经理批准。
第二十条 调阅后归还档案时，档案管理人员应认真核查、重新归档，并填写《档案调阅情况记录表》，写明所调阅文件的名称、调阅人、调出时间、归还时间等信息。
第二十一条 档案调阅时间一般不得超过2天。对调阅期限有特殊规定的档案应严格按照规定执行。讨逾期未还者，档案管理人员负责催还。
第二十而条 调阅人员应爱护档案，确保档案整洁、安全，不得
①预算决算书类②会计凭证③事业计划资料④其他经核定应该保存10年的文书 ①期满或解除的合约②其他经核定应该保存5年的文书 结案后没必要长期保存的文书 擅自涂改、翻印、抄录或损坏，更不得转借他人。
第六章 附则
第二十三条 本制度的最终解释权归公司行政部所有。 第二十四条 景本制度自公布之日起实施。
