课程: 会计信息学论文
EXCEL在管理产品进销中应用
系 会计系
专业 会计
班级
姓名
学号
任课教师
学年学期 2011-2012学年第一学期
2011年 12月29日
一、提出问题
当今社会很多企业都采用财务软件来进行会计账务处理，财务软件能实现过程控制，远程数据共享，并且数据存储、安全性能高，但是一般财务软件自定义入库出库单操作复杂，图表分析功能较差。而EXCEL是如何弥补财务软件的缺憾的那？
二、解决思路
通过EXCEL制作产品入库单和出库单不仅方便快捷，而且简单易行，为企业的经营管理带来了巨大的帮助。 三、EXCEL应用 （一）制作产品入库单
产品的进销是指产品进入仓库、产品销售2种状态。任何一个销售类企业管理人员每天都需要清楚企业中产品的这2种状态，根据它们的数量修改经营方案，制订销售策略。
当商品或原材料进入仓库后需要到财务部门备案，为结算费用作好准备工作，财务人员可向仓库管理人员开具入库单，仓库管理人员根据入库单中的内容对产品进行核实签字，让产品入库，再将入库单交由财务人员存档保管。 1、制作入库数据备份表格框架
（1）新建工作簿并重命名工作表。新建的空白工作簿以“产品入库单”为文件名，并将“Sheet 1”工作表重命名为“入库数据备份”。
（2）制作标题。选择A1：K1单元格区域，将其合并成一个单元格，并输入标题“采购入库数据备份”。
（3）输入表头。选择A2：K2单元格区域，分别输入“入库单号”、“入库日期”、“部门”、“业务员”“仓库”和“供货单位”等文体。 （4）设置“入库单号”列格式。选择A3：A10单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开对话框中将该区域的数字格式设置为“0000”。
（5）设置“入库日期”列格式。选择B3：B10单元格区域，按同样方法将“入库日期”区域的数字格式设置为“2001年3月7日”。 （6）执行菜单命令。选择C3：C10单元格区域，选择数据∕数据工具组中的“数据有效性”命令。
（7）设置“部门”列的数据有效性。打开“数据有效性”对话框，在“允许”下拉列表框中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入部门名称，并以“，”隔开。
（8）再依次按相同的方法设置“业务员”、“仓库”、“供货单位”、“产品名称”、“计量单位”的数据有效性。
（9）设置“单价”和“金额”列的单元格格式，选择J3：K10单元格区域，将单元格格式设置为会计专用样式。
（10）最终效果。为表格设置双横线边框，内部框线为细横线，并调整列表宽度，
完成表格框架制作。
2、制作产品入库单表格框架
产品入库单是打印输出后交由仓库管理人员验收签字的单据。它在样式上与入库数据备份表格有所不同，需要增加签字栏。
（1）重命名工作表。切换到“Sheet2”,重命名为“产品入库单”。 （2）制作标题。合并A1：E1单元格区域，输入标题“产品入库单”。 （3）输入表头。在A2：D5单元格区域中输入入库数据备份表格中的表头。 （4）制作签字栏。在A7、C7和D7单元格中分别输入“制单人”、“业务员”和“仓库”。
（5）设置单元格格式。为确保产品入库单中德数据格式与入库数据备份表格中德数据格式相同，将B2单元格的数字格式设置为“0000”。 （6）在E2单元格中输入公式。将单元格日期格式设置为2001年3月7号后输入公式IF(ISERROR(VLOOKUP(B2,入库数据备份!A2:K10,2,FALSE)),VLOOKUP(B2,入库数据备份！A2：K10,2，FALSE) 。
(7)再依次在单元格B3、E3、B4、E4、A6、B6、C6、D6、E6中输入上述公式，仅需将VLOOKUP函数的第二个参数值依次改为3、4、5、6、7、8、9、10、11。（注：公式IF(ISERROR(VLOOKUP(B2,入库数据备份!A2:K10,3,FALSE)),VLOOKUP(B2,入库数据备份！A2：K10,3，FALSE表示在入库数据工作表A2：K10单元格区域中查找与B2单元格中输入的数据相同的值，如果得到的值是错误或空的则返回空文本，否则返回该在单元格区域中查找到的数据所在行的第二个单元格位置中的值。)
3、输入表格内容
当发生产品入库业务时，只需在入库数据备份表格中输入业务情况，在产品入库单中输入入库单号即可生成入库单，然后再将其打印出来交由仓库管理人员。
（1）输入数据。根据实际情况在入库数据备份表格输入入库单号、入库日期，在下拉列表框中选择合适的选项。
（2）计算金额。选择K3单元格，在编辑栏中输入“=13*13”计算出入库产品花费的金额。
（3）制作出得产品入库单。切换到“产品入库单”工作表中，选择B2单元格，输入“1”，其他单元格将显示出数据，完成产品入库单的制作。
4、图形分析各入库单间的数据
（1）输入各个年份月份的入库情况，具体资料。 （2）插入图形，比较各个年份月份入库情况。
（二）制作产品出库单
当业务员与销货单位签订了购货协议后，对方单位的业务人员将在财务部门交纳货款或订金，并从仓库中将产品提走。财务人员收到对方交纳的货款后需要开具产品出库单，以便让对方单位的业务人员到仓库提取产品。
产品出库单是对方的提货凭证，它的制作方法与产品出库单基本一致，所以只需要以产品入库单为蓝本稍加修改即可得到产品出库单。
1、修改入库数据备份表格
（1）修改“产品入库单”工作表名称和标题名称。将工作表名改为“出库数据备份”，将标题改为“销售出库数据备份”。 （2）修改表头。将表头中的“入库单号”改为“出库单号”，将“入库日期”改为“出库日期”，将“供货单位”改为“销货单位”。
（3）修改数据有效性。选择C3：C10,在“数据”选择卡中选择“数据有效性”。对“来源”文本框中的数据进行修改。
（4）按相同的方法修改“部门”“、业务员”、“仓库”“销货单位”等的有效性。
2、修改产品入库单表格
（1）修改工作表名。改为“产品出库单”。
（2）修改标题和表头。将标题改为“产品出库单”，将其表头按照出库数据中的表头进行修改。
3、测试产品出库单
将产品入库单修改为产品出库单后还需要对产品出库单进行测试，检查在没有修改公式的情况下能否得到我们需要的效果。
（1）输入内容。在工作表中输入产品出库的具体情况。 （2）计算金额。在K3中输入公式“=I3*J3”.
（3）最终效果。切换到“产品”出库单工作表中，在B2中输入1，就能得到出库号为1的产品出库情况。
2、图形分析各出库单间的数据。
（1）输入各个年份月份的出库情况，具体资料。 （2）插入图形，比较各个年份月份出库情况。
四、结论
EXCEL对产品出库入库管理作用功能重大，方便企业日常货物的管理，并能直观的比较各年各月的入库出库情况，以便做出合理的分析，正确的决策。我们应加强重视EXCEL在管理产品进销中的应用。
注：参考文献《从零开始学EXCEL财务管理》杨静、罗吴平等编著。 P118---P127
