第一章 目的
一. 保守档案机密；
二. 保证各类档案齐全完好，随时提供查询。
第二章 资料的保管
一. 整理当天入职人员的资料，并录入电脑。
二. 按规定存放资料，保证资料的完整无缺。
第三章 各类文件资料的保管
一. 随时收集办理完毕的文件。
二. 当天进行清理归档、存放。
三. 将重要档案、长期保留和短期保留文字材料分开存放。
四. 将各类文字资料建立索引文件标签及目录。
五. 将所有档案逐一进行登记。项目包括：资料名称编号、存放地点、保存日期。
六. 对于已失去作用的档案要进行销毁，机密文件用碎纸机进行处理。
七. 销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送部门总监审批后销毁。
八. 每年要清理一次档案，对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时寻取补救措施，确保档案的安全。
第四章 员工个人档案的保管和借阅应循规定执行：
一.总经理、部门A级经理及以上职位可随时调阅。
二.部门主管需调阅时须经人力资源部总监及人事部经理批准。
三.保安部在了解、调查时可经行政办或人力资源总监及人事经理同意后调阅。
四.其他特殊情况下借阅须经行政办或人力资源总监及人事经理同意后调阅。
以下是详细介绍：
1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司人事部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、公司档案业务归属人事部，由人事部指定人员兼职负责。各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保
管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
归档制度
1、凡是反映公司开发、经营、企业管理及项目建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，人事部保存复印件(但必须注明原件用途)。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务部保存原件；属人事问题的，由人事部保存原件；属于其他问题的，由综合管理办公室保留原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交综合管理办公室统一归档。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留两份原件，主管经理保存一份，财务部。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。
7、公司级的收文、发文等文书资料均由人事部归档。
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专用柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、科学地编制分类法，根据分类法编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4、档案要分类，分卷装存放，保管要有条理，存放科学。
5、档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅非本部门经办的档案材料，须经人事部批准。阅档必须在办公室及指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经人事部主管批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经人事报经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究借阅当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
