收发文管理制度
为规范公司收发文工作,简化办事程序,准确快捷地传递和制发文件,加快公文流转速度和办理质量,特制订本制度;
一、收文管理
一收文归口
凡主送本公司的公文,包括邮寄公文、通过网络传递公文、传真公文、会议分发公文,均应交综合管理部统一登记、编号、分发;综合管理部做到当日收文,当日登记,需上网办理的文件,二个工作日内办结;其它因特殊原因签收的文件,应及时送达综合管理部完成收文手续; 二收文办理
1、收文签收、登记;收文后综合管理部立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号,应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入收文登记本后,后由综合管理部人员做入档归口管理工作;
2、办理程序;
1一般业务性文件的办理程序：错误!收文签收→错误!收文登记并填写来文处理单→错误!综合管理部根据公文内容及时提出拟办意见或主阅及协办、参阅部门→错误!主要领导批示,根据文件内容由委托领导传阅或由指定分管领导提意见办理→错误!分管领导批示意见,根据分管领导批示由业务部门承办→错误!业务部门承办文件,并根据分管领导批示和文件内容要求尽快办理→错误!文件办理完毕后填写办理
结果→错误!交综合管理部归档→错误!规定期限办理和回复的,由主办部门或部门签字确定办妥日期,确保不误事务;
2急办公文由综合管理部收文后立即向部门主要领导请示后交有关业务部门办理;由主办的业务部门签收办理;
3、文件传阅及办理时限;一般情况下,每位领导批阅文件不超过半天,每个业务部门传阅文件不超过1天公文审阅后请及时通知综合管理部取回,办理文件一般不超过3天;凡来文中限定办理时间的,应按其规定的时间办理答复；紧急公文,应随到随办;需两个或两个以上业务部门承办的公文,主办部门应及时与协办部门联系;对于内容涉及面广、问题较复杂,不能在规定时限内作出办理的,主办部门应及时请示分管领导并告知来文单位,讲明原因,取得同意;
4、公文催办与检查;综合管理部应视公文的轻重缓急,做好公文的催办、督办工作;各承办业务部门要密切配合,按时完成交办事项; 5、对于保密性文件,应做好公文的安全与保密工作;公文传递与办理应严密手续,严格遵守保密制度,确保公文安全、完整;发文部门交综合管理部传达文件时应说明保密程度以及跟踪公文传递的注意事项,严防文件失密与丢失;
二、发文管理
一发文归口
凡以公司名义发出的公文,均由综合管理部统一归口管理;具体工作由综合管理部和发文部门共同完成;专业性包括一般性文件均由相关业务部门负责拟稿,由综合管理部负责核稿,公司副总经理进行修改批示,后由总经理董事长签发,方可发文;
二行文程序
①各发文部门拟稿→②发文部门负责人初审核稿→③到综合管理部领取文件签发流转单,填写拟稿人、部门、标题、主送→④综合管理部复审核稿,不符合规定要求的退拟稿部门修改或重拟→⑤发文部门分管领导审阅→⑥总经理董事长签发→⑦综合管理部编发文号,确定发稿日期并对发文进行登记→⑧发文部门和综合管理部一起对发文进行校对、需要印制的做好印制工作→⑨加盖印章→⑩发文部门和综合管理部一起做好印发→⑾综合管理部归档; 三行文要求
1、行文书写规定;公文起草、审核、签发用黑色钢笔、签字笔书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红笔修改可用、纯蓝钢笔书写,书写字迹清楚工整;
2、行文核稿规定;以公司名义发出的各种公文、领导讲话、综合性材料、其它公文材料等均需核稿,核稿分为初审核稿和复审核稿;初审核稿主要由业务部门负责人对行文的性、措施和要求的可行性、数据的准确性、观点的正确性、行文的名义和形式及主送和会签部门等进行审核;复审核稿主要由综合管理部对文字表达、公文种类、公文格式、主题词、书写要求等规范性进行审核;对不符合要求的文稿,复审时有权退回发文业务部门修改或重新拟稿;
3、行文签发规定;公司的文件由分管领导把关报主要领导同意方可送往总经理董事长处签发,对未经核稿及不合规范的文稿不予签发;需与其他部门或部门会签的文件,报主要领导同意,由拟文部门送部
门或部门会签;在公司总经理董事长出差时,经电话请示,可电话授权公司副总经理签发;
4、公文印制规定;本着节能减排的原则确定公文印制数量,公文印制应核对好格式、纸张、规格等要求,做到字迹清晰,版面整洁,庄重大方,对版面歪斜的公文视为不合格品,不得发放;公文印制要端正、清晰,印章的下部边缘压盖行文日期,并使年月日清楚可辨;对不符合要求的文件、外单位主办的联合行文,未经主办业务部门与原稿核对无误的文件不得盖印;
5、行文归档规定;所有发文均应归档,归档文件份数为一到两份;
三、附则
1、本规定由综合管理部负责起草、修订、解释并监督实施; 2、本规定自颁布之日起正式执行;
