项目物业管理档案管理制度
(七)一物业管理档案建立与管理规定:1.项目的档案资料规定由管理处总物业经理负责监督保管,由管理处行政人事助理专职文件存档、注记工作。
2. 有关物业验收档案、图则、业主及用户资料、管理制度、合约及 设备设施档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经总物业经理许可,他人不得动用。
3. 物业档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4. 物业档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5.物业档案在历任总物业经理调职、离任时应向公司或接任者办理移交手续,经确认后方可离任。
6. 物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。
7. 因工作需要传阅、复印专管部分档案资料的,需经物业总物业经理书面确认,如有违反的做泄密处理。
8. 公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符合要求的保管责任人将做适当处分。
9.物业档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理有重大影响及损害物业和公司利益的,管理处将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。
