自总公司合同软件投入使用以来，我部门按照总公司要求，采取系统审批与纸质版审批并行的方式进行相关合同立项审批及合同付款审批。
在两者使用过程中，系统审批效率都低 纸质版审批效率，往往是纸质版的审批已进行完后再补充系统审批工作。其中的原因也是多样的，首先可能是由 大家都是刚开始使用网络系统，对系统熟悉度不够等各项因素导致工作效率降低。其次，可能由 系统本身的特点，即无法越级审批，在系统上只有本级审批结束后，上一级审批领导才会看到，才能进行审批。只要有一级审批延误都会影响到整个审批流程，缺少了纸质版的灵活性。最后，由 我部门合同及付款的特殊性和系统审批程序有一定的不兼容性。我部门合同主要是物资采购合同，简单的说就是花钱买东西。在签订合同前先进行货比三家，后确定合作商家，并约合作商家进行合同谈判，最后签订合同。为了确保物资供应的及时性，第一时间将物资输送到沙特项目部现场，我们往往和商家约定合同谈判当天即为合同签订日期。按照一般物资采购合同要求，合同签订后就要支付商家合同预付款，便 商家备货。从合同软件使用的情况来看，合同审批工作结束到付款审批工作结束往往需要一个星期左右，甚至更久，这就远远滞后 我们的实际要求。
总之，合同管理软件优点是便 合同的统一管理，合同信息一目了然，付款情况清晰明了，各项动态信息及资源合理共享，增加公司
各部门工作的透明度，提高对公司事务过程的监控能力。纸质版审批优势在 灵活性，高效率，直观性。尤其是项目部物资的急件，需要我们快速、灵活的进行物资采购。比如5月份来的插头插座急件、6月份来的防尘面具急件等，都是要求在一个星期内将物资采购完成，而厂家要求都是一次性付款。这样的情况就和合同管理软件程序产生严重的冲突。在纸质版审批过程中，能够直观的和领导交流工作的进展情况，也利 审批领导了解到采购工作的进展。
所以，考虑到我部门物资采购工作的特殊性，并结合两种形式的优点，我部门对合同管理软件提出如下建议。合同审批及付款审批程序采取纸质版的审批流程，完成后补登到系统管理软件中，合同管理软件审批流程采取临时流的方式。这样既兼顾了合同管理软件，又提高了工作效率，其缺点就是增加了工作量。所以，如果其他部门有更合适的建议，我们也向他们学习。总之，我们的目的就是要遵从总公司统一安排，提高工作效率，更好的为项目部现场服务，保质保量的完成各项工作。
国际工程部 年_月_日
