云南省党政机关档案室建设验收标准

(试 行)

档案工作是党政机关各项事业发展的基础，是开展各项工作必不可少的环节和重要条件。为适应新形势发展的需要，进一步提高全省党政机关档案工作规范管理的整体水平，更好地为机关工作以及社会主义现代化建设服务，为国家积累丰富的档案史料，根据((中华人民共和国档案法》、《云南省档案条例》及有关法律法规，结合《云南省关于转发省档案局实施档案工作“工程”加快云南档案事业发展意见的通知》(云政办发[2004]160号)要求，制定本办法。 一、适用范围

本办法适用于云南省辖区内省、州(市)、县(市、区)各级党政机关档案室建设验收的等级评定。 二、管理原则

党政机关档案室建设验收坚持统一领导、统一标准、分级负责的原则。 三、等级划分

验收等级分为五级，分别为一星级、二星级、三星级、四星级、五星级。五星级为最高等级。 四、验收标准

《云南省党政机关档案室建设验收标准》(见附件1，以下简称《标准》)是党政机关档案室建设验收等级评定的标准，也

是各机关档案工作规范管理的业务标准和档案工作水平的评定体系。《标准》分为六类十九大项验收内容，第一类为管理，第二类为设施设备，第三类为业务建设，第四类为开发利用，第五类为信息化建设，第六类为家庭档案建设，总分150分。 等级分值标准为： 一星级：100分一110分； 二星级：111分一120分； 三星级：121分一130分； 四星级：131分一140分； 五星级：141分一150分。 五、等级评定工作程序

(一)申报：

机关对照《标准》进行自检，认为已达到某个等级可提出申报。驻滇机关、省级机关向省档案局申报；州(市)级机关向州(市)档案局申报；县(市、区)机关向县(市、区)档案局申报。 申报单位应提出书面申请，填报((--2南省党政机关档案室建设验收申报表》(见附件2)，并附档案工作自检情况报告及自检得分表(在《标准》“自检得分”栏目中填写相对应项目的得分情况)。以上所有申报材料一式三份，报档案行政管理部门。 (二)等级认定：

接受申报的档案行政管理部门组织对申报机关档案室建设进行验收。

各有关主管部门可参照本办法对本系统的机关档案室建设进行验收。

(三)等级核准：

验收组将申报机关的书面申请、自检情况报告以及验收工作 中形成的材料和签署意见后的《云南省党政机关档案室建设验收 申报表》(一式三份)汇总并报送有关档案行政管理部门核准并定 期公布，同时将核准单位名单等有关情况报送上级档案行政管理 部门备案。

(四)为保证验收工作的质量，晋升四星级、五星级的州(市) 级和县(市、区)级党政机关，经同级档案行政管理部门组织验 收后，将签署核准意见的((云南省党政机关档案室建设验收申报 表》(一份)报送省档案局备案。必要时，省档案局将组织对晋升 四星级、五星级的州(市)、县(市、区)党政机关进行抽查。 六、复查

(一)原已取得档案工作目标管理等级证书的机关，按新《标准》经组织复查合格后，可直接申请相应等级：A1、B1、c1级可申请三星级；A2、B2、c2级可申请二星级；A3、B3、c3级可申请一星级。

(二)验收等级有效期为5年。

(三)在有效期内未晋升上一等级的机关应在有效期满前3个月提出复查申请，经复查合格后办理换证手续。对未按规定提 出复查，原等级自动失效，注销其等级证书。复查中发现实际情

况低于证书等级者，应限期整改。到期仍不合格者，降低等级或 注销等级证书。

(四)复查工作程序在同等级评定程序的基础上，可适当简化。

七、晋升

机关档案室建设验收原则上应逐级申报。取得相应等级后经过一年以上时间的巩固和提高，才能申报上一等级的验收，条件特别具备的，可越一级申报。

八、验收工作的组织与管理

(一)验收组由各级档案行政管理部门组织，聘请评审员参加验收考核工作。四星级、五星级标准验收组由5—7人组成；一星级、二星级、三星级标准验收组由3—5人组成。

(二)对取得验收等级的单位，由各级档案行政管理部门颁 发《云南省党政机关档案室建设工程验收等级证书》。 (三)等级证书是机关档案工作规范管理综合水平的标志和评选档案工作先进单位的重要依据。各级档案行政管理部门应定期对获得等级证书的机关予以通报表彰。 九、附则

(一)本办法由云南省档案局负责解释。

(二)本办法自发布之日起施行。

附表:1、云南省党政机关档案室建设验收标准（附表2-1） 2、云南省党政机关档案室建设验收申报表（附表2-2）

附表2—1

云南省党政机关档案室建设验收标准

(150分)

类 别 考 核 名 称 考核 项目 标准 自检 考核 考核意见 得分 得分 得分 1分 1分 1分 考核内容 评分细则 1、学习、宣传、贯彻，执(1)组织学习《档案法》及其实施办法、《云南省档案行档案工作的法法规、方针2分。 管 理 体 制 30 分 2、统一管理本机关全部档案，确保档案完整，安全1分。 3、对本机关文件材料的形成、积累、整理、归档工作进行指导和监督，保归档质量1分。 条例》，并开展档案宣传活动，未出现违法行为。 (2)有事例和记录说明成效。 查看档案保管实体。 (一) 管理 职能 8分 (1)在机关档案部门工作职责中明确了此项职能，并0.5分 开展相应工作． O.5分 (2)有事例和记录说明成效． 4、每年按时向同级综合 (1)在机关档案部门工作职责中明确了此项职能，并1分 开展相应工作。 档案馆移交进馆档案和 (2)有按时移交进馆档案目录和应进馆档案机读目应进馆档案机读目录2 录，交接手续完备。 1分 分。 5、按时向同级现行公开文(1)在机关档案部门工作职责中明确了此项职能，并开0.5分 展相应工作。 件查阅中心交送本单位不涉及可公开的规(2)有现行公开文件交接清单。 O.5分 范性文件2分。 (3)按时向现行公开文件查阅中心交送。 1分 1、机关档案工作纳入了本 (1)机关年度工作计划、总结中列有档案工作内容。 O.5分 机关、本系统的发展规划， (2)档案工作列入部门年度工作计划和总结。 O.5分 按计划部署落实1分。 (1)纳入机关分管领导岗位职责或目标管理责任制。 O.5分 (二) 管理 计划 5分 2、机关档案工作纳入有(2)纳入部门分管领导岗位职责或目标管理责任制。 关人员岗位职责或目标(3)纳入机关档案员岗位职责或目标管理责任制。 管理责任制2分。 (4)纳入部门兼职档案人员岗位职责或目标管理责任制。 3、领导关心重视档案工 作2分。 0.5分 O.5分 0.5分 1分 1分 1分 O.5分 O.5分 (1)领导经常过问和检查档案工作，有效地解决实际问题。 (2)机关档案工作所需业务经费有保障。 1分 1、机关档案工作机构2分． (1)有文件明确成立综合陛的机关档案工作机构。 (三) (2)实现机关各种门类、载体档案的集中统一管理。 机构 人员 (1)建立健全机关档案管理网络。 7分 2、机关档案管理网络1分。 (2)能正常开展机关档案业务活动。 (1)明确有负责机关档案工作的专职工作人员。 (2)机关档案工作人员保持相对稳定。 1分 O.5分 3、机关档案工作人员4分(3)执有档案人员资格证书或系统学习过档案专业课程O.5分 (注：机关档案工作人员如并取得上岗资格。 有受到党纪、政纪处分的，(4)均具有高中(或中专)以上文化程度。 0.5分 此项不得分)。 (5)均具有大专以上文化程度。 O.5分 (6)素质较好，认真负责，能胜任机关档案工作，按时1分 完成各项任务． (四) 1、制定并落实档案工作制(1)制定并落实了公文处理、文件材料收集、整理、归 管理 度5.5分。 档、各类档案保管，鉴定销毁、档案保密，档案利用、 制度 库房管理、档案统计、机关外出人员带回文件材料统一5分 6.5分 交机关档案部门、档案人员岗位责任制等基础档案工作 制度(缺一项扣0.5分)。 (2)制定并落实了电子文件归档管理制度。 O.5分 2、有控制措施或手段保按各项制度认真执行，效果好。 证档案的完整、安全、准1分 确、系统1分。 1、主动与当地档案行政(1)按时完成同级档案部门布置的工作任务，接受监督1分 管理部门建立档案业务指导。 联系2分。 (2)及时向档案行政管理部门和专业主管机关反映本机O.5分 关档案工作情况。 (3)列入协作组的机关按时参加协作组活动。 0.5分 (五) 业务 联系 3.5分 (1)定期组织本系统和所属部门开展档案业务检查、0.5分 交流活动。 (2)开展对本系统和所属部门档案工作的业务指导、1分 监督和检查。 1、档案库房、办公用房、 三分开3分；二分开2分；混用不得分。 3分 阅览室3分。 2、设有荣誉陈列室1分． 查看实体。 1分 2、对本系统和所属部门 档案工作进行监督指导1.5分。 设 施 设 备 25 分 (1)库房选址得当，便于档案保管和利用。 2分 (一) 用房 3、档案库房选址得当，有(2)配备温湿度测记仪器设备，并有相应的控制措施。 1分 14分 必要防护措施8分。 (3)采取了防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、5分 防鼠、防虫、防磁、防有害气体等防护措施。 4、库房面积达到有关标 能容纳本机关形成的十年内全部档案资料，并留有一准2分。 定余地。 (1)档案装具的式样．规格及质量符合国家和省有关规定。 1、档案柜架4分。 (2)安装有存放全部档案的密集架或配有存放全部档案的金属柜架。 2、档案卷皮、卷盒、装 式样、规格、质量达到国家标准，符合规定要求。 订材料2分。 配备了计算机．光盘刻录机、扫描仪、复印机、除湿机关档案工作专用设备5机、空调、声像档案专用设备、防磁柜等机关档案工分。 作专用 设备(每配备一种设备得O.5分)。 2分 1分 (二) 装具 6分 (三) 设备 5分 3分 2分 5分 (1)按照管理职责制定了完整的文件材料归档范围与不1分 1、制定文件材料归档范归档范围。 围和收集与档案有关的资(2)归档范围能反映本机关职能活动和历史发展情况。 0.5分 料2分。 (3)收集与档案有关的图书等资料。 O.5分 (1)文书档案。 2分 (一) 收集 2、各种门类、不同载体 (2)会计档案。 2分 14分 的文件材料收集齐全完 0(3)声像档案。 2分 整10分。 (4)其它门类、载体档案(如基建档案、设备档案、电子4分 档案等每增加一种加1分)。 3、文件材料形成质量符合归档要求2分。 1、制定档案分类方案3分 2、档案、资料妁已整理 上架2分。 (1)文件材料用纸、书写材料符合档案保护要求。 (2)文件形成程序规范、签署完备、内容准确。 (1)分类方案涵盖本机关各种门类、载体的档案。 (2)分类方案类目设置合理,编号科学。 无积存零散文件，质量符合要求。 1分 1分 2分 1分 2分 三 业 务 建 设 50 分 （二）(1)各类档案整理规范，符合各级档案行政管理部门和整理 2分 10分 3、档案整理、编号符合相专业主管机关的有关规范要求。 关规范要求3分。 (2)档案编号符合规范要求。 1分 4、档案排列有序2分。 (1)各门类、载体档案、资料分别排列存放。 (2)排列有序，方法统一。 1分 1分 1、管理科学，档案及装具处于安全，整洁，完好的状查看实体状况。 态2分。 2、建立清晰、准确的存放查看档案室标识情况。 索引或存放示意圈0.5分。 3、建立符合规范要求的全宗卷2分。 (1)建立有全宗卷。 (2)符合《全宗卷规范》要求． (1)坚持测记库房温湿度。 (2)库房温湿度达到标准。 (1)定期检查档案，有详细的检查记录． (2)档案无霉变、尘污及虫蛀鼠咬现象。 检查修复整理状况。 (1)组成档案鉴定小组。 (2)制定了准确的档案保管期限表。 1、档案鉴定4.5分。 (四) 鉴定 移交 9.5分 2、档案移交5分。 (4)档案销毁手续完备。 (1)按规定及时向同级综合档案馆移交档案及2002年以后形成的机读“归档文件目录”。 (2)交接手续完备，符合规范要求。 2分 O.5分 1分 1分 O.5分 O.5分 1分 1分 1分 1分 1.5分 (三) 保管 8.5分 4、坚持测记库房温湿度1分。 5、定期检查档案2分。 6、破损、褪变档案巳进行修复整理1分。 (3)按期完成到期档案的鉴定工作，并有鉴定销毁报告。 1分 1分 4分 1分

1，编制全宗指南2分。 (1)编有金宗指南。 (2)符合((全宗指南编制规范》要求。 (1)文书档案编有归档文件目录。 2、编制档案目录2分。 1分 1分 1分 (五) 检索 4分 (2)其他门类、载体档案编有案卷目录和卷内目录。 1分 (1)建有收进、移出登记簿并及时进行登记，手续完备。 1分 1、档案收进、移出登记 (六) 与档案统计台账2.5分。 统计 4分 2、统计报表1.5分。 开 发 利 用 25 分 (2)对各类档案建立了统计台帐。 (3)统计数据准确。 1分 0.5分 (1)按同级档案行政管理部门的要求及时报送档案统 1分 计报表。 (2)统计报表内容准确，符合要求。 O.5分 (1)调卷迅速、准确，能在十五分钟内调出五份文件， 2.5分 每准确调出一份得0.5分。 (2)接待利用者热情、耐心，服务态度好。 (1)有《档案借阅登记薄))。 (2)有《档案利用效果登记表》。 (3)每年各项登记内容填写齐全。 O.5分 1分 1分 1分 1、机关档案人员熟悉库藏档案情况3分。 (一) 利用 服务 2、提供利用时，有相关记18分 录和登记4分。 四 (4)编制有《档案利用效果典型实例》，并按要求上报1分 同级档案行政管理部门。 (1)档案利用服务基本能满足机关各项工作需要。 6分 3、档案利用服务成效显著11 (2)机关档案工作为本机关及有关方面服务，发挥重要分。 的作用， 取得较好的社会、经济效益，用户反映、评5分 价较好，有实例说明。 (1)编有组织机构沿革、大事记、基础数字汇编、发文 汇集、专题文件汇集，每种各1分(若能够实现网上查5分 (二) 利用档案资源，积极开展 阅全文的，无发文汇集 不扣分)。 编研 档案编研工作7分。 7分 (2)结合各机关业务工作和中心工作，编有其他适用的2分 编研材料，每种加1分。 (1)建有档案管理系统。 1、建立档案管理应用系统3分。 (一) 系统 建立 5分 2、楚立档案目录和全文数据库2 分。 1分 (2)在机关办公自动化系统中设立档案管理功能模块，O.5分 或有单独的档案管理计算机网络系统。 (3)系统实现电子文件归档功能。 (4)系统实现档案管理功能，符合规范要求。 (1)建成全部档案的文件级目录数据库(特殊类型的专业、专门档案可只录入案卷级目录)。 (2)机关永久、长期档案进行数字化。 1分 0.5分 1分 1分 五 信 息 化 建 设 10 分 (二) 系统 1、档案管理系统得到充分应应用 用2分。 5分 (1)档案人员具有一定的计算机应用能力，能熟练运用O.5分 档案管理系统。 (2)档案管理系统的各项功能得到充分应用，档案工作各环节运用计算机管理。 (3)可在内部局域网上查阅档案目录和全文。 0.5分 1分 (1)电子文件管理与归档的各个工作环节符合各级档 2、电子文件归档与管理符合规范 要求3分。 案行政管理部门和专业主管机关规范要求。 1分 (2)电子文件的真实性、完整性和有效性得到保证。 1分 (3)采取必要防护措施，确保档案信息和系统安全。 1分 1、职工家庭建档率达20%，得2分(此项为申报一星级必达项目)。 2、职工家庭建档率达40％，家 庭 档 六 案 建 设 10 分 得4分(此项为申报二星级必单位 职工 家庭 建档 达项目)。 3、取工家庭楚挡率达60％，(1)此项验收考核依照《云南省家庭档案建设验收办得6分(此项为申报三星级必达项目)。 10分 法》的相关规定执行。 (2)职工家庭建档率每增加一个百分点，加0.1分。 比例 4、职工家庭建档率达80%，10分 得8分(此项为申报四星级必达项目)。 5、职工家庭建档宰达100%,得10分(此项为申报五星级必达项目)。 合 计 150分 附表2-2

云南省党政机关档案室建设验收申报表

机关名称 通讯地址 申报等级 原有等级 邮政编码 获得时间 职 务 联系 电话 兼职人员 数 量 办公用房 荣誉陈列室 家 声 光 庭 像 档 建 案 盘 档 率 卷 盘 ％ 平方米 平方米 排架 长度 米 单位负责人姓名 档案工作 机 构 名称 负责人姓名 档案工作 总专职人员 数 人 员 量 数 量 库房平方米 面积 档案用房 阅档平方米 用房 又 会 基 设 科 照 档 书 计 建 备 研 片 档 档 档 档 档 档 案 案 案 案 案 案 案 数 卷 件 卷 卷 卷 卷 卷 量 档案 设施 设备

档案工作分管 领 导 姓 名 成立 时间 归属部门 申 报 机 关 自 检 意 见 (单位签章) 年 月 日 认 定 意 见 验收组组长签名： 年 月 日 核 准 意 见

(单位签章) 年 月 日 姓名 工作单位 行政职务 技术职称 签名 验 收 结 论 年 月 日