邮箱使用规范及管理制度

为实现公司的网上办公、无纸化办公，提高工作效率，使各项工作流程更加规范，现就公司邮箱的使用和管理做如下规定：

1、公司为每位公司领导、每一部门和具备条件的员工注册专用邮箱。

（1）默认安装设置邮箱客户端为：﹫126.com。

（2）公司领导邮箱的用户名为：领导职务的汉语拼音的第一个字首字母+集团公司内部手机电话号码。

（3）部门邮箱的用户名为：部门名称汉语拼音首字字母+部门负责人集团公司内部手机电话号码。

（4）员工邮箱的用户名为：员工的姓汉语拼音全拼+名的汉语拼音字首字母+集团内部手机电话号码（具备条件的员工可设置）；

邮箱密码使用者设定。

（5）邮箱帐户属性中信息为领导职务及集团公司内部手机电话号码、部门名称及部门负责人集团内部手机电话号码、员工姓名集团内部手机电话号码。

用户名严禁改动和调换。

2、建立上述专用邮箱后，各层、各级的任何请示、回复、传达，督办等一切工作沟通与协商，都要通过集团邮箱传达完成。

3、各层、各级的沟通与协调后，通过集团邮箱根据岗位职责与处理权限逐层逐级请示，回复完成。如属特重大事项可直接越层请示

完成。对于批示，回复重要性邮件必须至少保存20个工作日。离职人员不得删除离职前最近三个月内的所有工作文件。

4、凡是从公司领导、部门、员工邮箱中发出的需要签字同意的批件、审核等，均视为签字同意。

5、各级、各层收到邮件后，各接收人必须立即予以回复（在权根范围内能够解决或协商解决的）或转发上级领导（在权限范围内无法解决的，附上自己的意见），严禁托沓、推诿、延误，否则将以查询邮件收发时间采用倒推方式对责任人进行处理。

6、为保证邮箱使用与容量效率，每天早上班20分钟、在岗时间内必须开启邮箱查阅，宜设置成每5分钟自动收取，有些邮件要及时查看。因收取不及时造成容量及影响工作进度、效率者，予以工作渎职的处理。

7、不得在集团邮箱系统中进行除集团邮箱工作内容以外的个人邮件收发。

8、邮箱使用维护由综合部负责，邮箱内容管理由绩效督察部负责。

本制度自颁布之日起执行，本制度的最终解释权归集团所有。 集团全体员工签名