长松业务系统帮助文档
第一步——建立组织架构
第一次使用“长松业务系统软件”，需要先进行一些基础设置。这些设置包括部门、岗位、人员及岗位权限进行设定。
请按照以下步骤进行企业中基础信息进行设置。
1 设置部门信息
进入系统后，在左侧导航栏“基础信息设置”模块中进行操作，点击“部门设置”按钮对部门的基本架构进行增、删、改、查操作。
【提示】 分子公司也可以以部门的形式进行组织架构的设定，可先设置分子公司简称，在对分子公司下的子部门进行增、删、改、查操作
2. 设置岗位信息
在“部门设置”的下面点击进入“岗位管理”，岗位指部门下人员的职位，如：(大区总监、营销总监、销售经理、业务员)。每个部门都有相对应的岗位，所以需要对每个部门进行设置。以“销售一部”为例，进行岗位的设定，点击上角的“添加”按钮，在“岗位名称”中输入“经理”，然后选择此岗位属于“销售一部”，点击“保存”即可成功添加经理岗位信息。
岗位有层级的划分，每个岗位的权限也不一样，需要设定每个岗位的权限，权限可在用户使用的过程中区分客户资料。
点击“基础信息设置”中的“岗位管理”按钮，在岗位列表中显示所有岗位信息，点击“操作”菜单中的“权限设定”按钮，对岗位进行权限的设置。如下图所示
权限有两种类型：1. 可管理岗位 2. 可使用功能
可管理岗位： 针对相应岗位进行管理的设定。如：您的岗位是销售一部经理，您的权限应该是可管理一部下所有的业务员，选择销售一部的业务员岗位进行添加到经理下面管理。销售总监只需要管理销售一部的经理岗位，就可以管理一部所有的经理和业务员。
可使用功能：指可以在该岗位上的员工操作时会看到哪些功能模块，不同岗位拥有不同权限，使用到的功能也是不同的。为了方便您快速设置，我们可在“角色权限”下拉列表中选择相应的岗位后，可快速设置岗位的相关权限。
3. 设置员工信息
在“岗位管理”下点击“员工管理”，右侧找到\"添加\"按钮，输入员工的各项信息。“员工帐号”分配账号后账号信息不可做更改。员工只能使用用此帐号和密码登录。
【提示】 如果您在设置员工信息时将“是否管理员”选为“是”，系统会忽略岗位的权限设置，将此账号赋予最高权限，可看到所有系统功能并且能管理任何客户。
第二步——管理产品信息
部门信息设置完后，就可以设置产品信息，在产品信息中所有信息会直接影响到以后的销售业绩、统计等信息。 由于各行业的产品差异化较大，请按以下步骤结合自身企业设置公司产品信息。
1. 了解您的产品形式
我们将市面的产品大致分为两类，一类为“常态产品”，另一类为“定制化产品”，每个行业根据自己的产品特性来设定产品和价格。
常态产品: 这类产品的型号、规格及市场定价都是固定的，每种产品在市面的存活周期都很长。如(水泥、药品、机械设备、电器、培训课程等)。
定制化产品: 这类产品型号、规格多变或市场定价依靠客户需求，短时间内就从市场下架。如(服饰、家具、方案、软件开发等)。
我们以一家做监控工程的公司为例，公司经营监控设备以及安装施工，产品的型号、规格和定价都是统一的，是典型的“常态产品”。产品分室内和户外两类，下图为监控工程公司的产品设置。
2. “常态产品” 设置
首先需要设置产品的类别，如果您公司只销售两三样产品，就只需要建立一个空类别。现在我们还是以监控公司为例，点击左侧\"类别设置\"对产品类别进行增、删、改、查操作
设置完产品类别后，我们现在就需要在类别下面添加相应的产品，点击左侧“产品管理”对产品进行增、删、改、查操作：
3. “定制化产品” 设置
定制化产品的类别需要根据产品大的类别特征来设定。例如一家服饰公司，单品就有上千或上万件的款式，因为这些单品存活周期较短，一段时期后将不再进行销售，对于这样的情况我们可以将产品分为上衣、裤子、内衣这些类别，上衣类别下的产品就设为夹克、西服、T恤等，可以不设置价格，待业务成交的时候在填写合同处修改单价。
第三步——销售业务管理
【按一个新的业务流程进行举例，演示如何有效管理业务】
{1 建立客户资料 2 创建业务信息 3 签订合同 4 后期收款管理 5 统计报表 } 1 建立规范的销售流程
长松业务系统软件可帮助建立起一套完善的标准流程，把业务重点从繁杂的事务中剥离出来，为您公司的业务战略规划和销售目标制订提供有力的参考依据。软件根据长松业务管理理论建立销售中的管理标准，将复杂的事务分解为流程步骤，每个步骤有相关的负责人和监督机制，做到“有据可查，有责可追”。公司对客户的销售策略及市场反馈能清晰反应出来，业务经理能即时的调整方式方法排除销售中的各种隐藏问题，提高业务成交率，创造更高的经济效益。长松加入了企业销售风险管控的回款管理功能，将人工督查变为高效准确的电子化数据，不仅能对施期欠款做出明确的分析报表。
2 如何有效使用业务软件
长松业务系统软件的应用在主要是辅助公司处理重复的事务。“重复”即可标准化，“事务”即内部管理。软件需
要人员的操作和管理，公司高层应重视软件的实际应用，建立起相应的管理机制。只有公司建立了规范的软件管理制度，软件才能真正的帮助公司提升管理水平，同时也帮助员工提高自己的业绩。
【下面列举常见的人员角色，在软件中应重点关注的功能。】
业务员： 使用软件的主要群体，以上“业务流程图”的每个环节都需要业务员录入数据(公司可安排文职人员帮
助业务员统一录入)。在登录后首页有几种提醒信息，业务员根据内容的重要性合理的安排自己工作。
销售经理：管理自己和下属客户，查看自己和下属所有客户信息，帮助下属解决业务难题。
营销总监：查看各销售部门的业绩指标，调整销售策略，防范拖账坏账，确保业务发展方向与公司预定目标一致。 老板： 获取全国市场的销售情况，为公司下一步发展作出明确的指示。
一 建立客户资料
1. “客户管理” 模块介绍 【在左侧导航栏中找到“客户管理”，列表下的子菜单有两种功能，一是客户资料的分类字段设置，一是对客户的管理。】
分类设置：客户性质、客户行业、客户规模、客户评级、客户来源、关怀类型、服务类型、测评权重 ，这些小模
块里已预设了一些信息，您可根据自身的行业特点增加里面内容。
客户管理：我的客户、联系人、客户关怀、售后服务、客户转移，这几个小模块是管理客户的基础资料，处理客
服工作，以及调配客户的业务人员。
2. 分类信息设置
点击左侧“客户性质”，右侧会出现软件预设的信息列表，您可添加或修改，其它分类的信息设置也是同样操作。
【提示】 客户行业、客户规模、客户评级、客户来源、关怀类型、服务类型和测评权重这些模块的设置方法都是类同客户性质。 3. 添加新的客户
点击左侧“我的客户”，在右侧内容区域的右上角点击“添加”按钮，会弹出客户信息添加界面，红色“*”的项为必填项目，“接触日期”为您与客户首次联系的日期。
4. 查询客户名单
在“我的客户”右上角处，点击“搜索”铵钮，弹出搜索区域，根据您需要的条件进行查询。“业务人员”的选择可以只按部门进行搜索，请确保您有此部门的人员管理权限。
【提示】 客户的名单里包含您的客户、您管理下属人员的客户、其他人共享给您的客户，如在给您共享客户时，是查看的权限，您无法对该客户信息进行修改。 5. 客户综合资料管理
“我的客户”模块中显示出您可以管理的所有客户，如下图所示，在客户名单的右侧点击“详细”，进入到综合管理界面。
下面为客户的综合管理界面，在这里可以对客户的基本资料、销售合同、售后等进行综合管理，在后面的流程详细介绍如何使用这些管理工具
6. 客户共享
如果需要将客户的资料开放给其他人查看，请在综合管理界面的右侧点击进入“客户共享”，在共享列表中您可以更改客户资料给其他人看的权限。比如：查看为只能查看到客户信息；管理为可以对该信息进行修改。
管理总结
此功能适用角色：业务员、销售经理、营销总监、老板 业务员：负责记录客户档案，随时调取资料。 销售经理：查看下属客户资料
营销总监、老板：查看各区域、各部门的客户资料
二 创建业务信息
1. “业务管理” 模块介绍
在左侧导航栏中找到“业务管理”，列表下的子菜单有两种功能，一是业务资料的分类字段设置，一是对业务的管
理。
分类设置：包含（业务分类、合同分类、业务进度、阶段验证），这些分类里已预设了一些信息，您可根据自身的行业特点增加里面内容。
业务管理：包含（我的业务、客户拜访、关键人物、我的合同、收款记录），这部份是管理客户业务的信息，处理合同和后期收款的事务，合同管理和收款部份将在后面的流程单独讲解。
2. 分类信息设置
点击左侧“业务分类”，右侧会出现软件预设的信息列表，您可添加或修改，其它分类的信息设置也是同样操作。
【提示】 合同分类、业务进度、阶段验证这些模块的设置方法都是类同业务分类 3. 添加新的业务 点击左侧“我的业务”，在右侧内容区域的右上角点击“添加”按钮，会出现一个业务信息输入界面，请输入所有填空的信息，“业务进度”在后面的“常用功能”中有详细介绍，“相关产品”指您现在与客户开展的这项业务涉及哪些产品。
【提示】 您也可以在客户的综合信息界面上找到我的业务进行快速添加 4. 查找重要业务
点击左侧“我的业务”，在右侧内容区域的右上角点击“搜索”按钮，弹出搜索区域，根据需要的条件进行查询。“业务人员”的选择可以只按部门进行搜索，请确保您有此部门的人员管理权限。如果您想快速查找成交率较高的业务，请选择“业务进度”里 “选择评价(75%)” 以上的选项。
【提示】 业务的列表里包含您的业务、您管理下属人员的业务、其他人共享给您的客户的业务，如在给您共享客户时，是查看的权限，您无法对该客户的业务信息进行修改 5. 业务详细管理
“我的业务列表”中罗列出您可以管理的所有业务，如下图所示，进度图指示您的这项业务当前进度占比，未完成的进度图显示为黄色，已完成的进度图显示为蓝色。需要管理业务的详细信息，请在右侧点击“详细”，进入到业务详情管理界面。
下面为业务的详细管理界面，在这里有三个功能项；1：详情(查看业务详细信息)；2：客户拜访(与客户的历史洽谈内容)；3：关键人物(这项业务里联系人的角色级别)。
下图为“客户拜访”界面，每条记录都有当时的业务进度、方式和填写时间，编写的记录7天以后将无法修改和删除。
下图为“关键人物”界面，所设置的关键人物信息都来源于“联系人”，“联系人”的信息在“我的客户”综合界面里设置
【提示】 业务员最好将每次与客户商谈的内容概要记录到“客户拜访”中，以便于回顾和总结。上级可抽查拜访记录，发觉业务过程中的问题，极早采取应对措施 管理总结
此功能适用角色：业务员、销售经理、营销总监、老板
业务员：负责整理业务信息、拜访信息，管理需要重点关注的业务。
销售经理：查看下属业务资料，发现下属处理业务过程中的问题，帮助业务员共同解决。
营销总监、老板：查看各区域的业务资料 三 签订合同
1. 合同管理介绍
在“业务管理”模块，有两个功能菜单是与合同管理相关的，一个是“合同分类”，一个是“我的合同”。“合同分类”用以区分合同的类别，里面已预设有（销售和合作两类，您也可以根据自身行业特点增加类别）；“我的合同”管理着我与客户签订的合同信息。
【提示】 当合同状态为“已完款”时表示合同付款结束，7天以后将无法再对合同信息进行修改或删除，合同将永久存档在软件中。 2. 创建新合同
点击左侧“我的合同”，在右侧内容区域的右上角点击“添加”按钮，会出现一个合同信息输入界面，请输入所有填空的信息。在“关联业务”项目中请选择合同与之对应的业务名称（如果客户没有业务则不能创建新合同，请见上一节“创建业务信息”），软件默认勾选了合同前30天到期提醒选项，如果该合同不需要提醒请取消选择。
创建合同有三个步骤，第一步：填写合同(合同基础信息)；第二步：出售产品(设置卖出的产品信息，没有则跳过)；第三步：收款计划(有客户需要分期付款的时候进行设置，没有则跳过)，请按下图示例开始第一步的操作。
填写完合同信息后点“保存”进入到第二步，这一步是设置销售产品的信息，这里您可更改产品的原价、数量和折扣，这里的产品是设置业务时候的相关产品，如果您在这一步没有看到产品列表，请回到“我的业务”中设置相关产品，请注意产品总的成交价不能大于合同价格。
设置好产品销售信息后点“保存”进入到下一步，这一步是对收款进行设置，如果您在填写合同时已收完款项，
就选择第一项“合同款已收完”，如果您现在不确定合同款项如何处理，请选择最后一项“以后设置” (后面您可以在详细里继续设置)，大部份的情况是客户会与您商订一个付款期，您可以选择第二项“创建收款计划”来处理您后续的收款工作。
进入到“创建收款计划”界面后，您可以设置分期收款的期数，假设我们这里分为三期，设置好每期的时间和款项，系统到期前会自动提醒您，请注意累计的收款数应于合同总额一致。
3. 合同信息查询 点击左侧“我的合同”，在右侧内容区域的右上角点击“搜索”按钮，弹出搜索区域，根据您需要的条件进行查询。 “业务人员”的选择可以只按部门进行搜索，请确保您有此部门的人员管理权限。
4. 合同修改
如果您的合同有变动请在“合同列表”在侧点击“详细”进入到编辑界面，这里可对基本信息、出售产品和收款计划进行修改。
【管理总结 】
此功能适用角色：业务员、销售经理
业务员：负责整理合同信息，查看哪些合同快要到期，哪些合同尚未完款。 销售经理：查看当月销售目标达成情况。
四 后期收款管理 1. 收款功能介绍
这部份单独来演示，是因为在后期与客户的合作中，可能会出现业务的变动而影响收款环节的管理。在收款环节有两个功能可以帮助查阅和管理，一是在合同详细的收款管理，一是在“业务管理”模块下的“收款记录”。“收款记录”里列出了所有的历史收款信息，可以点击某一笔款项快速查看合同信息。
2. 已收款管理
打开合同详细界面，选择最后一项“收款”，在这个界面的上部份显示的是“收款计划”，下部份显示的是“已收款”(下图左已用红色框标注)，在“已收款”下方有个输入区域，您可将本次收款的金额和时间填入后提交，如果输入有误您可在右则找到“修改”按钮，点击进入修改界面编辑内容 (如下图右所示)。
3. 收款计划变动
如下图左所示，您可查看收款计划列表，如需更改请在右侧点击“修改”进入编辑界面。下图右为修改界面，您在此可重新安排收款期数、金额和时间，您对收款计划所做的更改不会影响到已收款记录
【管理总结 】
此功能适用角色：业务员、销售经理
业务员：负责整理收款信息，参照收款日期安排自己的行程。 销售经理：了解客户付款情况。
五 统计报表
1. 报表模块介绍
报表功能对客户资源以及销售数据提供了图形化分析，能确准形象的为您展示各项业绩指标，为您下一步的销售计划提供科学的参考数据。报表模块有两个功能“客户分析”和“业务统计”，“客户分析”主要展显目客户的属性分析（如：行业、性质、规模、评级）；“业务统计”提供公司的销售业绩分析（如：各区域、各部门的业绩完成量）
2. 客户分析
点击左侧“客户分析”按钮，右侧区域会出现报表数据，您可选择需要的项目来分析客户数据。如下图所示，客户分析的项目在左侧标红的区域里选择
3. 业务统计
点击左侧“业务统计”按钮，右侧区域会出现报表数据，您可选择需要的项目来分析业务数据。如下图左所示，业务分析的项目在左侧标红的区域里选择。进入后默认的界面会跳到“业务简报”，该界面会显示本月新增客户概况，以及本月总的成交业务信息，您可以通过上方的筛选功能调整统计的时期。下图右是“老板报表”里的截图，“老板报表”为您显示本月部门、人员、产品的详细统计。
【提示】 “老板报表”里的“按部门”和“按人员”的统计界面里有蓝色和红色的区域，蓝色表示当月的统计量，红色表示历来累积的欠款和未收款总额。
【管理总结 】
此功能适用角色：销售经理、营销总监、老板
销售经理：了解下属业绩完成情况，客户欠款情况。
营销总监、老板：掌握全国市场的销售情况，获取决策支持数据。
☺常用功能
1 更改登录密码
在主界面右上角处找到“个人设置”，点击进入修改界面，将修改密码项选中并输入您的密码，点保存修改完毕
2 如何升级，是否免费
长松业务系统软件是永久免费升级的，升级功能在“基础信息设置”里，您需要有管理员权限才能管理 （admin账户默认有此权限），进入后请按提示进行操作。升级过程中可能会对界面和预设数据进行更新，请不要在升级过程中使用软件，建议在周未或下班后人少时进行升级，升级前请备份数据。
3 系统的备份和恢复
“备份和恢复”功能同“升级管理”一样也在“基础信息设置”里，备份后的文件只能用于恢复作用，无法用其它软件打开，为了公司资料的安全，请妥善保管好备份文件，恢复后请立即删除并清空回收站。
4 防止员工恶意删除
在一般情况下，员工都有正常使用软件功能的权限，在一些关键的应用上，软件也做了修改，例如客户的拜访记录、合同成交后的信息都设有7天后锁定的功能，无法修改也无法删除。除了软件上的技术，在内部管理方面也应建立起保障机制，您可以在员工的离职流程里加入客户资料审查环节，审查完毕后禁用员工账户，这样确保员工离开公司前就无法登录系统操作。进入“基础信息设置”的“员工管理”，在编辑界面上将“员工状态”设为“离职”点保存，就可禁用此账号的登录。
5 业务进度详解
“业务进度”指的是销售阶段，长松业务将业务划分为六个阶段，在软件上体显为“潜在业务、觉察问题、决定解决、制定标准、选择评价、实际购买”，可以按自身行业特点更改用语，在“业务管理”模块中找到“业务进度”进入更改。
在添加新业务、修改业务信息和添加拜访记录的时候会有\"业务进度\"的选项，这表示当前与客户处于哪个阶段，便于以后回顾总结整个销售过程，在选项右侧有一个“验证”按钮，这个功能可帮助判断客户处于哪个阶段，有许多新进的业务人员不熟悉公司业务，与客户接触的时候并不十分清楚客户所表达的意愿，这个功能包含了许多行业通用的问题，业务员通过回答问题的方式来验证选择的阶段是否合理，从而更好的让您了解客户目前的状况。在验证列表中只要满足三项就代表客户处于该阶段，否则就需要重新考虑客户向您透露的意愿，如果阶段验证未通过在所有的进度状态中会以红色字样标注。
6 资信评估详解
“资信评估”的是帮助评估客户的赊销风险和赊销价值的工具，里面包含了一系列评估问题和复杂的科学计算公式，由长松业务咨询团队总结了上百个大中型企业赊销情况，而得出的评测方法。您只需要在软件中按提示回答问题，系统就会自动计算出对方的风险和价值，让您在权衡赊销业务时有客观科学的参照依据。在软件中有两处资信评估的功能，一是调整权重值，一是评测试题，权重已根据大多数企业预设了最佳计算值，您也可以向我们的业务团队咨询是否需要根据贵公司行业特点进行调整
对客户的评测请进入客户综合信息界面，在“客户信息”栏中找到“资信评估”点击右侧“开始评测”，按问答提示完成19道题。完成后我们会给两个分数值，第一个是“赊销价值”表示这次业务的价值程度，第二个是“赊销风险”表示这次业务的风险程度，您可在测评结果里看查软件对此次赊销的建议。
下图为详细信息界面，在最上方的“评测内容”里查看历史评测的选项，您可修改这些选项重新评测。
