鹤都家园酒店会议服务程序
一、会前准备
1、 检查灯光、音箱、桌椅、空调是否完好，有有破捐赠 及时报修理；
2、 做好会议室内卫生工作，保持桌面、地面及各个角落的整洁；
3、 检查桌帘、沙发套是否干净、整齐；
4、 根据会议需求，合理摆放桌椅（如客人提出桌子需要变换形式，应在前一天摆放好）；
5、 根据人数摆放茶杯及矿泉水或会议要求的其它饮品；
6、 如需要条幅，应在前一天挂到指定位置；
7、 调试投影设备，在会前与会议联系人做好投影的调试工作，以免会中出现差错，激光笔摆放到位；
8、 会议桌摆放纸和笔；
9、 根据会议要求在会议室门前摆放签字桌；
10、如需要录音，要准备好空白录音带、卡座；
11、在指定位置摆放“吸烟区”的指示牌和烟缸；
12、需要屏蔽时，摆放安装到位，定时开关；
13、如需要鲜花，及时预订好，根据会议要求，摆放到位；
14、如需要果盘，要在前一天与供应商联系好，在会议开始前2小时送到位，要查看水果否新鲜，有无异味，开出收货单；
15、如需要铺桌布，要铺好，做到干净整洁；
16、如需要桌签，提前摆放到指定座位内；
会前及会议中服务
1、 在会议开始前1小时，打开门、灯；
2、 调节好室内温度；
3、 打开音响，播放轻音乐，更换麦克电池；
4、 暖水瓶打好开水，以备会议开始后使用；
5、 水果清洗或切好装盘，放上开签，摆放美观，用保鲜膜封好，放在会议桌上．同时，摆好小毛巾（冬天毛巾要先热）
6、 会议开始前30分钟，服务人员在门口站立服务问好；
7、 会议开始后倒茶水，按照第一次续水15分钟，后每隔20分钟续一次水；
8、 会议室前后门有服务员站立服务，为出入客人及时开门，并注意音量大小，及时调节、解决，为客人指引吸烟区、洗手间等；
9、 填写会议使用记录单；
10、会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。
会后整理
1、 会议结束后，服务员在门口站立，把前后门打开，微笑着向客人道别；
2、 及时关闭投影、音响、麦克等设备；
3、 查看有无客人遗留物品，如发现应及时与会议接待人联系，并保存好；
4、 请会议接待人员会议使用记录单；
5、 及时清理茶杯和矿泉水，及桌面、地面卫生；
6、 查看桌椅是否完好并摆放整齐，以备下次会议使用；
7、 关闭灯光、锁门 ;
二、各种形式会议室的摆放
通常会议室最常见的摆台形式有如下几种：剧院式、课桌式、U型、回型（双U型）、椭圆型、长方行、圆桌式、鸡尾酒会式、宴会式、T型台；下面将最常用的几种台型分述如下：
◆ 剧院式
桌形摆设：在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅，中间留有较宽的过道。
特点：在留有过道的情况下，最大程度地摆放座椅，最大限度地将空间利用起来，在有限的空间里可以最大限度容纳人数；但参会者没有地方放资料，也没有桌子可用来记笔记。
◆ 教室式（课桌式）
桌形摆设：会议室内将桌椅按排端正摆放或成“V”型摆放，按教室式布置会议室，
每个座位的空间将根据桌子的大小而有所不同。此种桌型摆设可针对会议室面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性；参会者可以有放置资料及记笔记的桌子，还可以最大限度容纳人数。
◆方形中空式
桌形摆设：将会议室里的桌子摆成方形中空，前后不留缺口，椅子摆在桌子外围，通常桌子都会围上围裙，中间通常会放置较矮的绿色植物，投影仪会有一个专用的小桌子放置在最前端。此种类型的摆桌常用于学术研讨会一类型的会议，前方设置主持人的位置，可分别在各个位置上摆放上麦克风，以方便不同位置的参会者发言；此种台型容纳人数较少，对会议室空间有一定的要求。
◆ “U”形
桌形摆设：将桌子连接着摆放成长方形，在长方形的前方开口，椅子摆在桌子外围，通常开口处会摆放放置投影仪的桌子，中间通常会放置绿色植物以做装饰；不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围；多摆设几个麦克风以便自由发言；椅子套上椅套会显示出较高的档次。
◆ 鸡尾酒会式
桌形摆设：以酒会式摆桌，只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子，不摆设椅子，以自由交流为主的一种会议摆桌形式，自由的活动空间可以让参会者自由交流，构筑轻松自由的氛围。
三、会议室工作流程与服务标准
◆会议室工作流程
1、接受任务与销售人员参照会议通知单核对信息
(1)会议名称 （2）会议性质 （3）与会人员 （4）会议时间 （5）会议费用 （6）准备内容 （7）注意事项
2、会前准备
（1）根据会前通知单所列会议桌型进行摆放，台呢要干净整洁，提前与客人沟通避免造成重复劳动（会前半天完成）
（2）摆台准备好并确认后根据与会人数摆放纸笔茶杯等用品。（如客人有自备资料礼品等需要与客人确定数量后协助客人发放）
（3）如客人有茶歇需要，在休息区摆好茶歇台，与西餐配合做好茶歇准备
3、 会前检查
根据会议通知单检查设备设施、会议物品是否符合要求，检查杯具是否清洁卫生。
4、 会场服务
(1) 添加茶水以及跟换茶水茶杯服务
（2）清洁服务，开会期间制造的垃圾要及时清理。
（3）委托代办服务
（4）出会场休息或用洗手间的引领服务
5、结算账单
会议结束前，根据会议通知单填写账单和销售确认后，交与销售结算钱款，如有延时情况，及时开单，由销售处理，并交结果交与财务。
6、会后清理
(1) 撤会议物品，纸币，茶杯等
（2）清理与会人员遗留物并登记
（3) 清洁会场，清洁会场要保持地面无异物，无污渍，桌椅面清洁并保养，不锈钢
椅腿吴灰尘，保持明亮。
（4）撤出带入会场物品
（5）检查清理情况
（6）关闭动力电器设备
（7) 服务人员撤出，锁闭会议厅
7 、日常工作
（1）清理会议室地面，会议室地毯无婚宴时每月由PA清洁一次，有婚宴时，婚宴结束后马上清洁；
（2）用过的杯具清洁并消毒；
（3）打扫会议室各区域，严禁有垃圾残留，擦洗各会议室大门及把手，保持明亮，无手印；
(4) 清洁会议室阳台区域及栏杆，保持无积灰，清洁1号会议室舞台，严禁水洗；
（5）定期清洁会议皮椅并做维修保养，不锈钢椅子腿要勤擦，保持无锈，明亮；
（6）整理会议服务间以及台呢，定期送洗脏台呢。
◆ 会议接待服务标准：
1、服务员上岗前要按规定化妆、修饰，认真整理工装，工牌，仪容仪表端庄、整洁、精神饱满；
2、会前三十分钟到达会场，与工程确认投影仪幕布正常，调试音响，确保正常使用，音量适中；
3、会场内卫生整洁，地面无杂物，会议室内无异味，提前30分钟开启空调，温度保持在25摄氏度左右，会场所需物品摆放整齐、美观，台整洁庄重；
4、来宾到达时要热情迎候，依次接待；
5、给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到，回答来宾问题要得体、明确；
6、客人入座后1分钟内就需倒上茶水，倒茶2/3左右，倒水时站于客人右侧，操作要轻，客人座位紧密时可将杯子拿出倒好后轻放客人左右手边。
7、会议进行中，每隔15--20分钟，及时增添茶水；
8、会议进行中，服务员应站在合适的位置，悉心观察会场状况；站姿要符合标准，不得倚墙不得做小动作，手机震动状态；
9、会议进行中，无特殊情况下不允许随意走动，穿插会场；
10、送客人时，要及时提醒客人拿好物品，并道“请走好”；
11、会后清理工作要及时、仔细。
◆ 会议收费流程
会议结束前半小时会议服务人员到客服中心根据会议通知单开出杂项单，注明会议室名称，使用时间，以及消费金额。
将杂项单交给对该会议负责的销售人员，销售人员根据杂项单引领客人至前台缴费，杂项单上需有收费的前台签字以及客人签字。
缴费并签字后杂项单白联由会议服务人员拿至服务中心留底，红联留在前台交予财务审核账目。
◆会议超时收费流程
如会议延时，由会议服务员填写“任务延期申请单”，必须注明会议延时时间，交予销售员签收，红联由客房会议员留底，剩余两联由销售员请示领导审批。如会议延时不 超过半小时，由销售员与客户沟通收费事宜，请示销售部经理签字审批。
销售员将已签字确认后的“任务延时申请单”（白联）交与前台，前台入账后随账单一同交账。销售部（黄联）留底。
会议结束后，会议服务人员及时将“任务延期申请单”（红联）直接交予财务部，财务部根据前台已签字确认后的单据审核账目。
