秘书的参谋作用的发挥
12法71桂权宏
[摘要]：秘书的层次和工种有很多，因此秘书工作的职能和作用也不尽相同。随着时代的快速发展，秘书这一角色也在不断的发展，现代社会的秘书队伍已经成长为一个举足轻重的群体，他们在现代企业的管理决策过程中发挥着越来越重要的作用。在秘书职位的众多作用中，非常重要的就是参谋作用。
[关键词]：秘书、领导、参谋
我们的教材中给予秘书的定义为：秘书是指具有熟练的办公室工作能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以作出重要决策的管理人员。秘书的层次和工种有很多，因此秘书工作的职能和作用也不尽相同。秘书的历史由来已久，在封建社会，统治者也都会设置一些早期的秘书职位。但是传统的秘书大多限于抄写、跑腿、打杂、办事这样的层面上，如同清朝军机处的负责跪受笔录、下发通知一样。随着时代的快速发展，秘书这一角色也在不断的发展，现代社会的秘书队伍已经成长为一个举足轻重的群体，他们在现代企业的管理决策过程中发挥着越来越重要的作用。现代秘书的只能也不只限于抄写等基本的文书工作，不再是过去一味的被动服务，秘书正担任着越来越多、越来越重要的主动服务。这一角色正朝着一个综合性辅助协调的方向发展。现代社会中的秘书如果不能做好辅助参谋的作用，那么即使文字工作处理的再好也不是一个优秀的秘书。现代社会经济的发展对秘书职位提出了更高的要求，使其朝着更加综合性的方向发展。在秘书职位的众多作用中，非常重要的就是参谋作用。 一、秘书与领导的关系
秘书通过参与实际的业务以及各种交流事宜直接为领导服务，是领导的参谋和智囊。正因为领导和秘书的这种特殊关系，在外界看来，秘书就是一个一人之下，万人之上的地位，这也就决定了秘书工作的重要性。虽然秘书的权力很大一部分是来源于领导权力的外延和假借，但也正是这种外延的权力使得秘书必须承担更多的责任，考虑的更多。秘书虽然不是领导，但是一个优秀的秘书具有领导的眼光和素质。秘书要站在领导的角度来思考问题，甚至要比领导想的更早。现代社会的快速发展，人际关系的日益复杂化，不同地域之间联系的频繁化，越来
越强调秘书工作的主动性。领导和秘书是一个相互依存的关系，从直观上来看，领导和秘书是主从关系，领导是一个组织的决策者、方向的把握者和风险的承担者，领导的权力自被任命之时起。而秘书主要是为领导的工作提供服务，秘书产生于领导的日常工作，它的权力更多来源于领导权力的外延。但是领导离开也无法独自处理繁多的日常工作，因此造就了领导和秘书之间的这种相互依存的关系。
因为靠近权力的核心，因此对于秘书的个人能力和素质要求也就更高。尤其是在现代企业和组织中，秘书早已超出传统秘书的基本职能范畴，秘书必须拥有更加全面综合的能力，为领导的各种决策出谋划策，对决策有着越来越大的影响，在一定程度上参与着决策的制定。这种与领导，与权力的靠近，就意味着机遇与风险的并存，秘书工作不是对领导完全的惟命是从。秘书工作者在日常的工作中要有自己的原则，要有一个正确的是非观。在为领导提供决策服务的同时，也要多方位的思考领导决策的得当与否，所谓当局者迷，领导未必能面面俱到，这个时候就要求秘书有着很高的能力和素质。秘书在日常工作中要积极去发挥自己的主动性，主动服务，敢于参谋。要努力做到主动但不越权，坚持原则，绝不见风使舵，敢于负责。这样才能更好的发挥秘书工作的参谋作用。
要更好地发挥秘书参谋作用，具备秘书工作者基本素养只是一个基础，秘书工作灵活而复杂，所以必须秘书必须拥有刻苦学习的态度，全面的发展自己，成为一个“多面手”。
因为工作是和领导直接发生关联，尤其是经常需要协调领导和领导的关系，因此和领导之间的关系成为秘书人际关系中非常重要的。刘勇在《秘书如何在“夹缝”中求得生存》一文中就说“秘书与领导之间的关系是决定秘书工作成功的关键因素。”每个秘书都希望拥有一个良好的领导环境和工作氛围，但在现实情况中，秘书又经常必须面对多个领导的指示之间相互矛盾的情况，这就使得秘书处于一个两难的境地。面对这种情况秘书必须谨慎处理同领导之间的关系以及对决策的执行，否则极其容易出现吃力不讨好的后果。现实的情况要求秘书在工作中要灵活变通，了解领导作出该决策的意图，从整体出发，联系实际，灵活执行。对于不同领导之间决策的矛盾，要及时和领导沟通，会商出一个相对统一的，对各方面都有利的决策，力争做到求同存异。只有这样，秘书才能在复杂的组织
人际关系中游刃有余，也才能更好的获得领导的信任。这些都有助于秘书更好地发挥参谋的作用。
二、强调秘书参谋作用的必要性
领导的核心工作就是决策，而在这个快速发展的社会中，面对错综复杂的人际关系，巨大的信息量，时刻变化的众多因素，仅仅依靠领导一人，很难做出科学的决策。因此，秘书人员必须明白，自己的工作效率对于组织中的决策有着非常重要的影响。由于决策是基于掌握现有信息做出的前瞻性计划，所以秘书人员必须对当下的形势有着极高的敏感度，搜集掌握各种重要的信息，为领导提供全面的辅助信息。秘书人员本身要有一定的战略眼光，能从领导和整个组织的角度思考整个问题，为领导提供着实有效的参谋性服务，也就是要求秘书人员要懂管理，会管理。《管理秘书实务》一书中就提到秘书人员的管理能力，“管理秘书要为领导处主意、当参谋、做助手，就要具有较强的管理能力。秘书要充分利用自己接触全面工作机会较多的有利条件，自觉锻炼自己立足全局、综合分析的能力。判断秘书人员管理能力的强弱，在于看他是否能够满足领导工作的客观需要，在对领导交办的事情的处理上，是否能够灵活、果断、雷厉风行、协调得力”
强调秘书参谋作用是适应现代社会经济发展的需要，是适应现代企业制度的需要，是适应现代领导决策现实状况的需要。在过去，由于科学技术和通讯手段的不发达，领导在决策面对的各种因素较之现在要少很多，因此，秘书人员更多的只是侧重于文字处理之类办公室日常工作。然而当今社会是一个信息爆炸的社会，科学技术的发展更加快速，每天都会产生大量的新事物、新信息，所以领导需要掌握的信息量也越来越大。但仅仅依靠领导个人的有限精力，又无法完成这样繁重的任务，所以秘书的工作越来越强调为领导提供科学的参谋的作用。秘书人员不仅要高效的收集信息，更担负着为领导的决策提供参谋的任务。秘书人员要将手里掌握的信息，进行初步的分析和处理，为领导提供一个综合的，理性的，直观的信息，从而使得领导能够做出一个高效科学的决策。 三、找准自己的定位
有效发挥秘书的参谋作用，从秘书本身的角度出发，一个很重要的问题就是秘书人员要认清自己的位置，做到不越位。强调秘书的重要性不代表秘书可以代
替领导的位置，归根到底，秘书终究只是领导的助手，为领导出谋划策。能力再强，智慧再高，终是从属于领导，为领导提供辅助性信息的位置。秘书人员要有一颗甘于幕后，默默无闻的心，甘于“不抢功”。谢晓聪在《如何把握好秘书的角色》一文中认为“秘书人员在与领导的交往中要认准位置，明确自己所扮演的角色----特定的地位、身份、场合，依此而确定自己的位置。恃才傲物，轻上傲上都是愚昧的行为。”正如前文所说的，秘书与领导之间的关系是秘书人际关系中非常重要的关系，是决定秘书工作成功的关键。而认清自己的位置，则有利于秘书人员和领导的和睦相处，从而与领导保持一个良好的上下级关系，更好地取得领导的信任，进而拥有一个良好的领导环境和工作环境。
如今各国经济发展的相互影响，全球化的趋势，使得经济建设的决策与管理增加了许多变数和风险，若处理得当，就会转化风险，抓住机遇，求得长足发展；若处理不当，就会因缺乏抗风险能力而受到重大挫折。《秘书的参谋作用》一文中指出“当代国际政治呈多极化发展趋势，人们的价值观念、利益关系也在发生着改变，若缺少有效的引导和整体协调，就无法形成组织的整体合力，组织的成员行为也就无法统一。现代科学技术的发展更为迅猛，若在管理和决策上跟不上科学技术的发展，组织就会陷入被动和落伍，甚至被淘汰。面对复杂多变的管理环境。不仅要提高领导者的素质，加强领导班子建设，不断提高科学决策的水平，同时，也要提高秘书的素质，增强秘书的参谋职能，使其从有效提供综合参谋的角度，对决策和管理进行补充和优化”.
[1]赵锁龙，《管理秘书实务》（第三版），北京，中国人民大学出版社，2001年，第4页。
[2]刘勇，《秘书如何在“夹缝”中求得生存》,2011年。 [3]谢晓聪，《如何把握好秘书的角色》，2012年。
目录
一、摘要„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„1
二、关键词„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„2
三、秘书与领导的关系„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„3
四、强调秘书参谋作用的必要性„„„„„„„„„„„„„„„„„4
五、找准自己的定位„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„5
六、注释………………………………………………………………………6
