工作交 帝 一５。 ｕｏ Ｊ帆。ｕ】Ｊ 浅论城市轨道交通企业智慧化档案馆 建设需求分析 ③王德文 １．前言 根据《国家重大建设项目文件归 方向，未对真正的电子档案形成规范 档案管理中存在的问题做以下分析： 管理。在缺乏成熟的国家规范、行业标 （１）管理体系亟待完善。现阶段公 准及行业成熟案例的前提下，必须在 建设前期形成一个完整、科学、全面的 司档案管理体系的建设大多是参考、 借鉴其它轨道交通企业的经验，很大 程度上未能真正结合公司业务管理实 际情况。在制度实施上，流程建设上存 在着实际操作脱离规章制度，制度流 档要求与档案整理规范》（ＤＡ／Ｔ２８— ２００２）、 重大建设项目档案验收办 法 （档发［２００６］２号）的有关要求， 竣工档案是建设项目专项验收的重要 组成部分，是工程施工管理、质量控 制、新线规划、线路运营、维修扩建的 重要依据，是合肥城市轨道交通有限 公司经营管理的重要历史记录。随着 １、２号线工程建设的全面铺开，公司规 模不断发展壮大，根据建设规划将会 在ｌ号线车辆段建设档案馆。这既是一 个全新的平台，又是一个全新的挑战。 规划，明确智慧化档案馆的建设目标， 建设方向，建设成果判定等内容，避免 缺乏整体规划与建设经验造成的成本 浪费。 ２．合肥城市轨道交通有限公 司档案管理现状 ２．１战市轨道交通企业档案特点 城市轨道交通是一个大型的联动 系统，涉及的部门较多，专业性强。轨 程不闭合等现象。在未来的档案管理 中，特别是车辆段档案馆的落成与投 入使用后，继续沿用现有的档案管理 方式显然不能适合公司日后的业务发 展需要。 （２）信息化建设不足之处。对档案 工作的认识还只停留在对纸质档案的 管理、开发和提供利用上，对电子档案 信息的管理、开发和利用工作认识不 足。档案管理仍遵循的是传统的手工 未来将会面临的档案库区面积大，档 道工程是地下工程，百年工程，档案资 案管理难度高，业务流程不合理、档 料必须长期保存，积累的档案实体量 案管理人员编制有限、人员分散等新 与信息量都是海量的。“小业主，大社 的困难，继续延用现有的档案管理方 会”的管理模式决定了城市轨道交通 式，将难以支撑公司业务发展的需要。 企业需要面对众多的承建单位和承包 为解决上述难题，提出智慧化档案建 设思路，将公司未来的发展规划与档 商，收集的档案面非常广，同时需要收 集、保管的档案资料具有归档周期长、 参建单位多、档案数据量巨大、安全性 运行管理模式，档案查询还必须依靠 人工提档、归档的方式，很大程度上制 约了档案的快速传递，也无法满足档 案多人同时调阅的需求。纸质档案的 外借也不利于档案的长期保存，纸质 案管理业务的发展需要进行有机融 合，借助信息化的手段提高档案管理 效率，解决资源调配问题，将公司档案 管理推向一个全新的高度。 智慧化档案馆建设是一个集成软 件与硬件的有机融合的系统工程。纵 档案集中数字化成本高。 要求高等特点。 （３）实际业务工作中遇到的困难。日 ２．２合肥城市轨道交通有限公 常工作中会遇到以下困难：①建设项目 档案形成周期长、所涉专业多、技术含 司档案管理现状 合肥城市轨道交通有限公司的档 案室自２０１０年成立至今，档案管理从 流程的建设、人员的配备、软硬件的配 置，从无到有，处于不断成长，不断完 善的过程。通过对合肥城市轨道交通 有限公司档案管理现状进行调研，对 量高，其积累、收集、整理工作贯穿于 施工的全过程。档案资料与工程建设 观国内档案信息化体系建设，对智慧 化档案馆的认识尚在起步阶段，城市 轨道交通行业的档案信息化建设大多 仍在延续传统档案数字化扫描的发展 同步是最基本的要求，档案工作人员 到各个工点检查工程资料的管理，标 段多，距离远，需要耗费大量的时间和 人力成本。②现阶段公司的档案管理 算的对比分析，考核投资控制的工作 成效，总结经验教训，积累技术经济方 面的基础资料，提高未来建设工程的 也是建设项目在实施阶段结束后的一 次将其成果量化的总结。 产阶段，经济效益也将初现，但工程造价 控制并不会停下脚步，它所留下的宝贵经 验和数据，将影响—批又・批 睹日 （作者单位：研祥智 科技股份有限公司） 投资效益。”由此看来，竣工决算与财 务息息相关，也为业主方、投资方、开 发方的投资行为做出一份答卷，同时 使用阶段 至此，—个优良的建设项目进＾了投 责任编辑：张恒 投稿邮箱： ｚｈ２０１１ ０ｋ＠１ ６３．ｃｏｎｒ ２０１ 。年 ６年第１２嘉 咨翥ｌ期总第 期ｌ１９５ ６７工作交琉 ６。＾ｌ６ｚｕ。ＪｌＡ。ｕｕｙ 大部分难以做到前端参与控制，往往 只是后端收集。部分归档资料没法达 到归档要求，但业务流程已经结束，导 致业务经办人需要付出大量的精力与 成本进行归档资料。③新馆建成使用 后，位于车辆段的档案馆与公司总部 地理距离较远，为１３常档案业务的开 展，包括档案收集、移交、利用带来了 （３）管理体系建设。智慧化档案馆 要条件之一。合肥城市轨道交通有限 建设，包括档案信息化建设，均是以 公司的发展和管理离不开档案信息的 服务公司工程建设、公司经营管理、档 支持，要想管理并利用好各类档案信 案，所建设的所有系统、功能、设施均 以方便查找、提供利用、长期管理为目 息，最大限度地发挥档案的作用，就 必须加强公司档案的信息化工作。利 的，因此档案信息化的建设包括场馆的 用先进的计算机和网络技术，在传统 建设必须与各项业务进行融合，技术、 的管理模式的基础上发展创新，实现 工具的应用必须以业务流程的规章制 纸质档案与电子档案的共存。 困难。 目前，国内智慧化档案馆的建设 尚在起步阶段，在档案行业及城市轨 道交通行业缺乏成熟的先例可循。合 肥城市轨道交通有限公司应借助新档 案馆建设的契机，从资源、利用和安 全“三个体系”的出发，建设一个领先 的、智慧化的专业档案馆。 ３．１建设目标 紧紧依靠国家法律、法规和行业 标准，从合肥城市轨道交通有限公司 工程建设、线路运营、经营管理的实 际需要出发，充分利用公司各种资源， 以提供利用为目的，保障安全为前提， 先进的信息技术为手段，集成建设一 定时期内适应公司档案工作需求的软 硬件平台，逐步实现对公司档案信息资 源的价值挖掘与科学高效的管理。 ３．２档案管理体系建没 （１）档案管理信息化。智慧化档案 馆的建设应通盘设计，全局规划。以 促进、完善公司信息化和提升档案管 理现代化水平为总体目标。档案信息化 是公司信息化体系建设的重要组成部 分，是公司各信息系统数据的最终流 向，是对轨道交通建设、经营发展、党 政管理、财务管理等过程中形成的具 有利用、保存价值的各种文字、图表、 图纸、声像以及其它不同载体、不同形 式的历史记录的有机整合。 （２）标准体系建设。在合肥城市轨 道交通有限公司智慧化档案馆建设过 程中，应遵循统一的标准，在技术、管 理、业务等多个层面制定共同协议， 规范档案信息资源建设的各个工作环 节，构建可共享的档案资源库集群，设 计可互连的档案信息资源定位服务系 统，并就档案信息资源开发和利用程 度、信息安全、信息化组织和控制、服 务效益等多个方面建立评价标准。 ６８Ｉ ９５期 度为依托与支撑，与业务工作融入到一 （１）电子文件归档。智慧化档案馆 起才能真正体现档案信息化的价值。 的信息资源库涵盖传统档案馆的馆藏 同时，应将档案信息化管理技术推广到 档案资源，进一步扩大到各种组织和 １３常业务工作中，通过培训向各业务人 个人形成的现行文件、具有档案性质 员植入档案意识，通过信息技术有效 和价值的资料，其载体形式包括语音、 控制业务人员在业务工作中对归档文件 视频、图形、图像等广阔的领域。 的管理，并通过信息系统及时上传。 电子文件归档要求及功能应嵌入 ３．３智能场馆建设 文件生成系统。公司各信息系统生成 合肥城市轨道交通有限公司应采 的文本、图形、图像、数据等类型电子 用一体化的技术集成一个统一的系统 文件归档范围应参照纸质文件归档范 集成平台，将整个档案馆中各自 围确定。音频、视频、多媒体等类型电 分离的数字智能化系统、硬件设备、功 子文件及数据库的归档范围应根据相 能和信息集成为一个互联、共融、完整 关规定和需要确定。 和协调的综合平台。通过该平台把这 档案管理系统应具备接收立档单 些分散、复杂而庞大的各类设备和系 位产生的电子文件及其元数据和采集 统进行充分的信息、资源、任务共享， 重要数字信息资源等功能。详细功能 在统一的界面上实现对各子系统全局 需求如下：①能够根据相关要求接收 的监视、控制和管理，不仅能有效控 立档单位产生的各类电子文件及其元 制和节省能耗，提高档案馆管理的效 数据，并在建立一整套接收机制基础 率和综合服务能力，还能实现对整个 上，保证接收过程责权明确，杜绝安 档案馆进行最优化的控制，达到高效、 全隐患，从源头上保证数字档案的真 经济、节能、协调运行状态，并最终与 实、完整、可用。②系统应当提供选择 档案馆建筑相结合，为使用者提供一 在线接收和脱机接收方式。③系统应 个舒适、温馨、安全的工作环境。 当能够批量导入或导出数据，保证数 ３．４档案信息资源建设和利用 据的可靠和可用。④系统应能对在线 合肥城市轨道交通有限公司的档 或离线接收的档案数据进行真实性、 案内容涉及社会科学和自然科学等几 完整性、可用性验证。⑤系统应具备目 十门学科，不仅包含工程建设中积累下 录数据和内容数据等多种信息资源的 来的大量图纸、文字和报表等数据信 采集功能，支持文件类型及格式如表１ 息，而且还承接了长期以来为轨道交 所示： 通建设服务的大量经验和数据，是保 归档范围包括从公司筹建、运营 障轨道交通建设持续、健康发展的重 生产、产权变动各个阶段的￣－ｆ￣－都应在 表１ 数据类型 推荐格式 标准存储格式 文本文件 ＰＤＦ／Ａ、ＲＴＦ ＸＭＬ、ＴＸＴ、ＤＯＣ、ＷＰＳ ＰＤＦ／Ａ、ＸＭＬ．ＴＸＴ 图像文件 ＴＩＦＦ、ＪＰＥＧ、ＧＩＦＢ ＴＩＦＦ、ＪＰＥＧ、ＳＶＧ 数码照片 ＴＩＦＦ ＪＰＥＧ，ＪＰＥＧ－２０００ ＴＩＦＦ、ＪＰＥＧ、ＪＰＥＧ－２０００ 音频文件 ＷＡＶ ＭＰ３ ＷＡＶ ＭＰ３ 视频文件 ＭＰＥＧ－２、ＭＰＥＧ－４、ＡＶＩ ＭＰＥＧ－２ ＭＰＥＧ－４、ＡＶＩ 数据库文件 ＤＢＦ ＤＢＦ 图形文件 ＤＷＦ，ＤＸＦ、ＳＶＧ ＤＷＦ、ＤＷＧ、ＳＶＧ 工作交 帝 一鳓酶秘 鼢Ｊ；慨；ｌ 海外工程项目管理精益化提升的实务要点 ⑨冷坚 档案中有所记录和保存，要能够真实 记录和准确反映公司的发展历程。归 档范围要突出反映企业的特点和主要 活动，工程竣工归档文件材料必须与所 产生的电子文件一—对应整理移交。 输出等技术处理，满足用户对查全率、 查准率的要求。利用者可以通过网络 术研究、安全管理、人才培养等，还需 要科学决策，依法履职，合理布局，系 统实施，使档案安全的保障建设工作 对电子文件资源（包括目录、索引和全 文）进行远程查阅和调用。应当根据 真正落到实处，全面均衡的发展。 档案信息的利用需求和网络条件建立 （２）传统档案数字化。根据档案保 利用窗口，实现档案查询、资源发布、 管和利用的实际需要选择性地对传统 信息共享、开发利用、工作交流、统计 ４．结论 合肥城市轨道交通有限公司档案 馆建设应融入顶层设计的理念，在开 展智慧化档案馆建设的前期形成一个 完整、科学、全面的规划。充分贯彻档 载体档案实施数字化。由于档案自身 分析等功能。 存在状态、保存和利用价值等各方面 （４）海量数据存储。智慧化档案馆 情况非常复杂，应根据实际需求和馆 保存的各类电子档案信息主要是计算 藏档案情况制定符合公司实情的数字 机生成的电子文件和进行数字化处 化原则和标准。 理后的各种档案信息及其他信息。因 （３）档案信息服务。智慧化档案馆 此，智慧化档案馆必须具有“海量存 应建立以用户为中心的服务模式，通 过网络技术将各档案信息数据库连接 起来，实现异地查询等功能。智慧化档 案馆应具有强大的检索能力，具有多 种查询途径、友好用户界面以及完善 储”的功能，实现对数字档案长久的 安全保存。具体包括两方面的要求， 是长久保存策略的确定；二是存储 架构选择。 一案信息资源整合共享的理念，以档案 信息资源建设为核心，以永久存储和 高效利用为目标，依托信息网络，最终 实现对各种类型的文件、档案信息资 源的集中统一管理及合理充分利用， 建立起一套符合合肥城市轨道交通有 限公司实际档案管理工作要求的智慧 化档案馆。目 者单位：合肥城市轨道交通有限公司） ３。５档案安全保障体系建没 档案安全保障体系建设是一个复 的借阅管理和调用控制功能，能根据 用户需要设置目录检索、元数据检索、 杂而庞大的体系，包括档案安全保障 全文检索、图文声像一体化检索，并对 体系的理论研究、完善法律法规、制 查询结果进行显示、排序、转存、打印 定标准规范、实施模式、经费保障、技 责任编辑：马凌云 投稿邮箱：１ ８６０００５５８４４＠１ ２．６．ｃｏｍ ２０１６￣Ｅ １第 第期总第１２ ９５翥Ｉ期Ｉ ６９
