浅谈地铁工程档案管理中存在的问题及对策

浅谈地铁工程档案管理【；】存在韵问题及对策　口谢颖（广州市地下铁道总公司，广东广州５１０３８０）　摘　要：该文就地铁工程柑案管理中存在的问题及对策提出了自己的看法　关键词：工程档案；管理；问题　中国分类号：Ｇ２７６　文赫标识码：Ｃ　文章编号：１ｏ０１－５２６４（２００６）０６－００５２－０２　Ｏｎ　ｔｈｅ　ｐｒｏｂｌｅｍｓ　ｅｘｉｓｔｅｄ　ｉｎ　ｓｕｂｗａｙ　ｐｒｏｊｅｃｔ　ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ａｎｄ　ｃ０ｎｎｈ肾卿舢ｒｅＩ　随着我国经济建设的持续发展，城市建设突飞　猛进，开通地铁便成为引导城市发展、优化城市布　的有效性　局、解决现代化大都市交通问题的有效手段．＝广州地　铁是继北京、上海之后建成并已发挥了城市公交骨　干作用的地铁之一，该公司在有效管理１　程档案上　取得了一定的经验，在此提供给从事地铁工程档案　３．在Ｔ　程档案管理中没有按照规范化、标准化　管理，造成施工资料格式不规范，没有统一规范的组　卷方式，档案号、目录号、案卷标题等填写不规范．影　响了工程档案的质量。　４．在原施工图基础上做的竣工图由于没有根据　管理者参考和借鉴。　地铁工程是复杂的系统工程，投资大，技术密　集，涉及到城市规划、线网规划、交通规划和环保、消　防、劳动安全等多个领域　地铁工程档案主要是指从　地铁工程项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、　设计变更通知单及时修改编制竣工图，造成不能完　整地、准确地反映施工后的工程全部情况和特征，出　现不合格的工程档案，在今后档案利用过程中将会　给地铁的管理、维修带来隐患。　二、造成工程资料质量不规范的主要原因　监理、竣工验收等全过程中所产生的应当归档保存　的文件资料。归档范围主要包括：规划报建、招投标、　土建施１：、机电安装装修、轨道及设备系统安装、设　备监造　设备采购及厂家情况、竣］：验收、Ｔ程结算、　监理等方面的文件材料。１＝程档案作为工程验收和　保证今后工程项目安全运行的重要文件，是工程项　目在运行过程中检修、维修工作的重要依据，所以建　设过程中必须保证工程档案的完整、准确、系统、规　范、齐全、真实的记述和反映施工和竣工验收的垒过　程，真正做到原始贤料图物相符，技术数据真实可　Ｉ．地铁工程档案管理部门从管理机制、企业行　为对施工企业的约束力度不够。　２．工程施工单　．认为　资料管理是可有可无的，只是在工程交验时应付一　下即可．。研里做完需归档时才忙着整理资料。　３．出于地铁参建单位较多，工程管理人员、技术　人员、监理人员、施工单位领导人调动频繁，给培训　工作带来很大的困难，　总是拿捏不准，归挎：Ｉ孝料质量不高。　４．对竣工资料负有监督检查职责的监理单位工　作人员，由于缺乏了解地铁工程档案的基本要求和　方法，对现场签证工作把关不严　ｓ．由于竣工验收制度落实不到位，对从地铁建　设的分部工程验收和单位（子单位）工程验收中有效　收集、整理工程资料的过程控制不严密，造成竣工档　案资料的不完善，　三　解决工程档案存在问趣的方法　靠，签字手续完备齐全，并按规范、标准填写，符合归　档要求　一、地铁工程挡寨材料形成中的主要问趣　１由于施丁｜单位行政文秘管理工作的不规范，重　要文件在下发或转发时使用复印件，或有的单位疏　于资料管理，或有的单位频繁更换专业技术入员，在　资料移交时不规范．把关不严，造成原始文件遗失．　收集不齐全，难于保证工程档案的质量。　２．在地铁１：程中交工证书、隐蔽工程、竣工报　告、质量保证资料里，有的栏目没有签署意见，有的　１．以全员档案意识，认真抓好档案的收集、保管、　利用三个环节　工程档案贯穿于工程全过程，工程管　理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况了　解得比较清楚，大量的档案在他们的手上产生，他们　随意进行涂改；施工单位为赶工程进度，在工程现场　验收中没有及时要求验收小组成员签字，造成丁程　资料验收签证不齐全，存在代签现象，这些行为影响　了＿Ｔ程档－眭、可靠性．降低了工程档案使用　也是今后利用档案的主体。形成一套完整、准确、系　统的：　壁档案，必须发挥全体参建人员的档案法制　意识．一起参与档案的收集，遵循工程档案的形成规　国ｓＩｃｈｕａｎＤａｎｇＡｎ／ｓｉｃｈ蛆ｎＡｆｃｈＩ　ｓ　２００６　０６　ｓ　ｉｕａｎＤａｎ　ｎ／ｓ　ｈｕａｎＡｆｃｈｉｖｅｓ　２０ｏ６．０６　维普资讯 http://www.cqvip.com

律，对项目档案进行统筹规划，不断地加大　对档案的开发再利用力度，作为地铁的建　摘要：抬头与避讳．是封建等级制度在书写规则上的集中反映。　文章对明清档案中抬头的主要表现形式，避讳的主要方法及一些特殊　的避讳字样进行了探讨和阐释。　设者应抓紧、抓好、抓实Ｔ程档案工作。　２．要确保地铁工程档案的完整　准确．　必须从管理机制、企业行为上予以约束　运　关键词：明清档案；抬头；避讳　中围分类号：Ｃ９３Ｉ．４６－－４８；Ｃ９３１．４６－－－４９　文章塌号：ＩＯ０ｌ一５２６４【２００６】ｏ６—００５３一Ｄ２　文献标识码：Ｃ　用经济手段进行制约，在合同中明确要预　留部分资金．对是否及时移交完整、准确、　Ｏｎａｄｄｒｅｓｓｅｅ　ａｎｄｔａｂｏｏｉｎ　Ｍｌｎｇ　ａｎｄＱｉｎｇ￣－ｌｍＳｔｒ　ａｒｅｈｉｖｔｓ　系统档案的施工单位，由业主接收档案的　主管部门在验收竣工结算时签署结论及意　见，才能对此工程进行决算，以确保施工单　位重视档案工作，保证地铁工程档案整理、　归档的质量。　３．建立地铁工程档案的管理制度，对各　个环节、各道工序档案资料的形成要作出　明确规定。将档案管理工作列入有关工程　口雷荣广（四川大学公共管理学院，四川成都６１００６４）　封建社会是等级制社会。等级制度不仅在礼教、法律等　方面有着严格的规定，同时，在书写形式上亦明显地反映出　来　其中，抬头与避讳，正是封建等级意识在书写规则上的　集中表现　现存的明清档案，除少数印章、图表、薄册外，绝　大部分均是由历史公文转化而来的。符合抬头与避讳的相　关要求，是当时公文撰文者必须遵守的制度与规则。如果我　们不了解或不熟悉抬头、避讳的内容与特点，就会给我们对　明清档案的阅读、整理或编研工作，带来一些困难与不便。　Ｉ　合同，馓到档案收集的提前介入，对档案材　料实行超前控翻。旋工单位资料员要对地　铁竣工档案的整理有一个系统的认识，重　点抓好验裁检查、柳验这两个重要的工作　环节，减少终验时的验收压力　４．实行“三同步、三参加制”等多项制　度，保证工程技术挡案的形成、收集齐全和　科学管理、有效利用，“三同步”管理制度，　即工程立项开始与竣工资料收集同步；工　程施工过程与竣工资料形成同步；工程完　工验收与工程资料验收同步，将工程材料　管理贯穿到工程施工的全过程　“三参加”　制度是指档案管理部门应参加工程进度和　质量分析会，参加设备和技术资料的开箱　验收会．参加单位、单项工程的交工验收　会。通过一整套标准化制度的实施，从而较　好地保证＿［＝程档案的质量。　：　！　竺兰　所渭抬头，是指在缮写公文时　凡遇有皇帝或特定的尊　贵字样，均不得紧接上文，而须另起一行或空格后书写．以　示尊敬．称为抬头。从现已发现的史料来看，抬头之制应始　于秦代。《金石萃编》卷四所载的秦时琅邪刻石复原式中。凡　“皇帝”、“始皇帝”、“成功盛德”字样，均不待行满就另起一　行平格书写。平格书写，即现今我们所说的平抬。自秦以后．　抬头之制为历代封建王朝所沿袭，且不断变化、发展　到了　明清，其格式之繁杂，要求之严格，均远远超过前代历朝，达　到了登峰造极的地步。归纳起来，其抬写的方式，计有空抬、　平抬、单抬、双抬、三抬、四抬诸形式。不同的抬写．分别适用　于不同被提及的对象，以体现尊贵程度的不同。　空抬．即在书写公文时，对应表示尊敬的字样之前空出　一５．档案职能部门加强对地铁工程档案工　作的过程监督与指导　明确各参建单位工　程档案管理部门的职责．抓好地铁参见单　位档案人员的培训，对档案的形成过程进　行全程监控、指导，严格落实竣工验收制　度。　格（一字）左右的位置。例如：　为钦奉　上谕事　本年四月二十三Ｅｌ准本月二十三日奉　布政司咨开：　地铁工程档案管理工作是地铁建设过　宫保总督部堂尹布政司的尊敬　宪行内开……　程中的一项重要ｔ作．其工作内容涉及到　各个专业技术部门．必须不断加强业主、监　理和施工单位的管理水平，才能保证形成　完整、准确的工程档案．为地铁建设提供有　力保证　文中，“布政司”前的空格，即为空抬．以示公文作者对　平抬，叉称提行，也就是对应尊敬的字样须另起一行平　格书写　从大量的明清档案原件来看，凡提及同级、上级官　署或长官时，一般多用平抬　前例中“宫保总督部堂尹”．即　四ＪｌＩ档案２０（１＇６年第６期《总第１　３４期）四川档案２００６年第６期（总第１３４期　国