地铁工程档案管理刍议
近年来，随着城市现代化程度的不断提高，轨道交通越来越成为我国大力发展的城市主要的公共交通形式，有着快捷、准时、便利的特点，其迅速发展对城市建设、经济发展有着深远的影响。截止2006年底，我国已有15个城市完成近期建设规划，到2008~2015规划线路62条，总里程达到1700km。已运营的线路25条，总里程突破600km。在建的32条线路总里程达到419km，已有10个城市的轨道交通处于运营或试运营中。
地铁工程作为轨道交通工程的重要组成部分，具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，是一个庞大的系统工程，因而形成的档案载体多样、数量繁多、保存价值较高。这些工程档案是工程建设的真实记录，是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据。它既为地铁工程项目的建设、维修、管理、改扩建服务，为地铁沿线地块开发提供技术数据，又为保证地铁正常运营提供信息支持。所以，做好地铁工程项目档案工作对推动城市经济可持续发展具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国社会主义市场经济的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、管理、归档、流向提出了新的问题。特别是随着计算机和网络的普及，越来越多的文件将直接在电脑上产生和传输，无纸化办公方式产生的电子文件、图像文件、图形文件等，给传统的档案管理工作带来新课题和新挑战，面对这种形势，如何加强对地铁工程建设项目档案的管理，应作进一步的思考与研究。
一． 地铁工程档案的特点
地铁工程的工期较长，从一条线路开始立项到工程竣工验收，往往需要3～5年的时间，涉及的面广，工序复杂，环节较多。其工程建设包括：线路、轨道与路基、车站建筑、结构、车辆段与综合基地、以及供电、通信、信号、通风空调与采暖、给排水、自动售检
票、屏蔽门、防灾与报警、环境与设备控制、控制中心与自动化、电梯与自动扶梯等门类，涵盖轨道交通设计、施工、验收和运营等方面的内容。形成的文件材料数量多、内容广，准备阶段文件涉及立项、可研、拆迁、规划、管线切改、初步设计等，施工阶段文件涉及土建、轨道、机电设备安装、车站装修等、此外还有监理文件、竣工验收文件等。
二． 存在问题：
1、对档案工作重视不够，档案意识不强。一般的施工单位注重施工进度、质量和资金投入，而忽视了工程档案管理，没有形成有效的档案组织管理网络：一是档案工作人员网络不健全，档案人员的职责不清；二是档案资料流向网络不健全，使得工程建设中技术、施工人员调动、变更，导致人走档案走，人走档案没人作的现象出现，从而出现了无专人管理、建设过程中形成的文件材料多处存放，没有实行集中统一管理的混乱局面。结果往往到组卷时，重要的资料丢失，甚至连电脑中的电子文件都没有完整保存下来，严重影响了档案资料的完整性和准确性。
2、工作中未完全按程序进行，形成的文件不规范、不完整，个别的不真实。在施工过程中，有些工序施工单位未完全按应有的程序进行，该作的记录没做，到立卷归档时，只能补作记录。竣工图与实际现场不一致，而监理环节也没有很好的审核，种种这些都影响了档案的真实性，给日后的使用造成的影响。
3、档案管理水平普遍较差，在项目档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。许多施工企业档案管理上不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制，在制度执行上也存在“软”的现象。
4、档案专业人才缺乏，知识结构老化，知识层次低。档案人员一般是新参加工作的人
员多，工程技术人员多，缺乏档案专业知识，对工程档案比较陌生，档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少，导致立卷归档不规范，归档材料质量不高。立卷时材料顺序、案卷排序容易出现问题。另外，在归档材料中，一些具有凭证作用、法律效力的的关键文件许多是复印件或签字、盖章不全，失去了原有的作用。还有一些文件材料的书写字迹不清，不符合归档要求。
三． 应对措施：
1、明确参建各方在工程文件管理上的职责，在制度管理、合同管理中体现出来，形成有效的管理和监督机制。建设方、监理方在建设过程中，在保证工程进度、工程质量的同时，对工程文件的形成和质量进行有效的管理和控制。
2、加强专业培训，使参与建设过程的文件与档案管理人员，具备较高档案管理素质是形成完整、准确、系统和规范化的工程档案不可缺少的条件。可以通过委培、进修、培训，不断拓宽知识面，优化知识结构，掌握管理项目档案所需要的相关知识和计算机管理档案的技能以及一定外语水平。
3、增强全员档案意识，认真抓好档案的收集、保管、利用三个关键环节。地铁工程档案涉及工程方方面面的工作，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体，一组完整、准确、系统的档案，必须增强全体参建人员的档案意识，一起参与资料收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对档案工作进行统筹规划，抓早收集。在安全保管的基础上，加大对档案的开发再利用力度。档案人员能深入现场，进行及时的指导，一方面向工程技术、管理人员宣传档案在工程建设中重要作用，使他们能自觉地把握好档案材料的完整程度，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极
提供有效服务，通力合作，使地铁工程档案工作呈现出新面貌。
4、 计算机技术给档案工作带来了深刻影响，要大力加强对地铁工程档案工作信息化、网络化建设的研究。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。目前，美国、德国等对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理一个发展方向。
5、地铁工程档案的验收做到验收规范、严格把关。这是保证工程档案质量的重要环节。档案验收分工程档案预验收及档案专项验收。
竣工验收工作是对工程质量的一次全面的检验和考核，是工程建设的最后一道关口，档案工作人员要把握好这一时机，重点对工程前期文件、设计文件、施工技术文件、各种隐蔽工程记录、事故处理文件及各项专业验收文件的内容是否齐全、质量是否符合归档要求进行检查。前期文件主要是从工程申请到具备开工条件时，在有关部门办理的各种批复、许可证等手续，是建设工程合法性的凭据。其次，审查工程质量保证资料和隐蔽工程记录，再次，审查工程竣工图和技术文件材料是否真实、齐全、准确。对照有关工程施工规范和质量评定标准，查找各个分部、分项工程是否按照要求形成了技术文件，设计变更是否在竣工图中准确反映出来。地铁项目建设周期较长，应分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误，以确保资料齐全、完整和准确。
档案专项验收是按照家档案局和国家计委制定的《国家重点建设项目档案验收规范》中对项目档案验收的程序、方法和要求，对工程档案管理工作进行的全面的检查和验收。
另外，坚持“三个同步”，不应成为空谈，应实实在在在建设过程中体现。即下达工程计划与提出文件材料归档要求同步；工程建设过程中，检查计划进度与检查材料文件材料形成情况同步；工程验收与档案验收同步进行。这也是做好地铁工程档案管理工作的重要保证。
[摘要] 近年来，随着城市现代化程度的不断提高，地铁建设进入了空前的高速发展时期，在地铁的建设、改扩建、运营管理过程中，地铁工程档案起着提供依据、提供数据的凭证和参考作用。如何适应形势发展，按照规范化、科学化的要求做好地铁工程文件的归档和验收工作，从而建立起真实、完整、系统的工程档案，是一个值得探讨和研究的课题。
【关键词】 地铁工程档案 管理 刍议
