修 改 记 录
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修改摘要 生效日期 批 准： 审 核：
编制部门 版本号 A B C A 批 准：
主 题 办公用品管理规定（试行） 1．制订目的
为规范办公、清洁用品的计划提报、采购领用，简化审批流程，降低费用支出，特制定本规定。 2．适用范围
本规定适用于公司所有部门。 3．具体内容 3.1定义
办公用品：指在日常工作中所使用的辅助用品，包括：文件档案用品、文具用品、耗材等一系列与工作相关的用品。
办公设备：指用于办公室工作的设备和器具，包括：打印机、投影仪、档案柜，办公桌椅、书柜、茶几等一系列与工作相关的设备器具。 3.2职责界定
3.2.1行政管理部负责组织制定“办公、清洁用品年度、季度定额清单”，简称“清单”； 组织制定“办公设备使用标准”，简称“标准”。
3.2.2需求部门负责提报未列入“清单”物品及办公设备的需求申请。
3.2.3行政管理部负责办公用品需求计划的审核、汇总及提报；办公设备的审核、选型、配备、提报及维修。
3.2.4设备工程部负责清洁用品需求计划的审核、汇总及提报。 3.2.5设备工程采购部负责办公、清洁用品及办公设备的招标采购。
3.2.6物资管理部负责办公、清洁用品核发及库存信息更新，办公设备的发放。 3.3办公用品“清单”更新
3.3.1行政管理部依据各部门职能变化及上一年度实际用量，每年一月份更新一次“清单”，报分管领导、总经理批准后传递至各部门执行。
3.3.2其他特殊情况需修改清单或定额（成立新部门或部门组织机构调整），使用部门需提出申请，经行政管理部核算用量后对清单进行调整。 3.4办公设备“标准”更新
3.4.1行政管理部依据公司情况及设备工程采购提供的金额，每年一月份更新一次“清单”，报分管领导、总经理批准后传递至各部门执行。
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主 题 办公用品管理规定（试行） 3.5计划提报 3.5.1办公用品
3.5.1.1已列入“清单”的物品
a.有明确物料代码的物品，各需求部门不需提报计划，行政管理部或设备工程部依据当季定额，每季度第一个月15日前完成汇总传递给设备工程采购部。
b.无明确物料代码的物品（仅限墨盒、硒鼓、硒鼓填加粉、色带芯、色带架、打印头、241类打印纸），各需求部门依据当季定额，每季度第一个月10日前填写具体型号、物料代码报行政管理部审核，通过后传递至设备工程采购部。
c.功能相近的物品，行政管理部或设备工程部不予审批，公司不予采购（如：蝴蝶夹采购X910328和X910299两个型号，铅笔刀只采购X910083型号，其它如手摇铅笔刀等不予审批）。特殊需要的，需求部门需说明详细理由，每季度第一个月10日前报行政管理部或设备工程部审核，通过后传递至设备工程采购部。 3.5.1.2未列入“清单”的物品
需求部门需说明详细理由，每季度第一个月10日前报行政管理部或设备工程部审核，通过后传递至设备工程采购部。 3.5.1.3超出定额的物品
需求部门需说明超出定额的详细理由，每季度第一个月10日前报行政管理部或设备工程部审核，通过后传递至设备工程采购部。 3.5.2办公设备 3.5.2.1固定资产类
按《固定资产管理规定》执行。 3.5.2.2非固定资产类
a.使用部门填写《办公设备申请表》，经行政管理部经理批准后，按“办公设备使用标准”选型，传递设备工程采购部采购。
b.特殊办公设备需求（不符合“标准”要求），使用部门填写《办公设备申请表》，经行政管理部经理、综合管理中心总经理审批后，传递设备工程采购部采购。 3.5.2.3维修
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主 题 办公用品管理规定（试行） 行政管理部负责核实是否能够内部维修，无法内部维修的，安排外协维修。 3.6招标采购
3.6.1办公、清洁用品
3.6.1.1设备工程采购部按照“一次招标，分期采购”原则，每年一月份组织办公、清洁用品招标，确定中标供应商；
3.6.1.2设备工程采购部依据审批后的季度需求计划，同时结合物资管理部库存，于每季度第二个月将差额部分全部采购到位。 3.6.2办公设备
按《采购招标管理规定》执行。 3.7领用发放 3.7.1办公用品
3.6.1.1原则上按季度领用，不允许提前；额度当月有效，逾期系统自动清零。 3.6.1.2每季度第三个月，各需求部门通过ECC申请领用（硒鼓、墨盒等以旧换新），物资管理部负责核实发放；提前领用的，需单独审批。 3.7.2办公设备
采购入库后，由发起部门办理出库手续，采购部门办理入账等手续。 4．考核
4.1未及时采购到位，影响其他部门使用的，一经查实，考核当事人100元，部门经理200元； 4.2提前领用导致影响其他部门正常使用的，一经查实，考核当事人100元，部门经理200元； 4.3审核不严、超定额发放的，一经查实，考核当事人100元，部门经理200元； 5．解释权归属
本规定解释权归行政管理部。 6．其他
6.1本规定中与《非生产性物资采购管理规定》中相关条款不一致的情况以本规定为准。 6.2若清单、标准发生变化，以内部网站更新内容为准，本规定不另行发布。 6.3原《木制办公用品管理规定》自本规定生效之日起废止。
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主 题 办公用品管理规定（试行） 附：
表：《办公设备申请表》
1、办公、清洁用品年度、季度定额清单 2、办公设备使用标准
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