秘 书 苑
党政机关公文“附件说明”格式规范化探析
范 铮
摘 要：2012年发布实施的《党政机关公文格式》国家标准，对促进党政机关公文格式的标准化、规范化发挥着重要作用。但在实际
工作中，有的文秘工作者因认识或执行该标准不到位而导致出现错误应用现象。文章对“附件说明”格式的应用进行分析，并对《党政机关公文格式》国家标准中该要素格式从公文简洁精炼和审美角度进行商榷，以期为今后进一步完善该标准提供借鉴。
关键词：公文格式；附件说明；规范化
2012年国家发布实施了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）(以下简称标准)，对统一党政机关公文格式，提高公文质量，促进公文处理的规范化发挥了重要作用。但在实践过程中，有专家学者和文秘工作者发现该标准的一些规定还有待进一步完善，笔者也曾撰文对此进行探讨。现专门针对“附件说明”格式的应用提出几点拙见，希望与广大学界同仁共同探讨。
2 “附件说明”的格式要素要求
公文各要素的标注方法和排列布局是公文格式的重要内容。党政机关公文要求“庄重美观”，要求在首先满足公文功能性的基础上，突出公文的美感。公文文面的形式美，是通过我国现行行政公文的各公文要素在公文文面的规范标识直接体现出来的。[4]在标准中，对公文各要素都有明确的格式要求。该标准对附件说明要素的格式有以下规定：“如有附件，在正文下空一行左空二字编排‘附件’二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。”据此，附件说明在正文后的标注方法和排列布局位置主要有以下两种：
一种是带有1个附件的公文，其附件说明格式如图1所示：
1 “附件说明”的功能
公文附件是正文内容的组成部分，与正文一样具有同等效力。[1]公文没有附件，就没有附件说明；反之，公文有附件，必然要有附件说明。对于需要有附件作为补充的公文来说，附件关系着公文的完整、严谨和规范，而其标注的准确性，则关系着公文的权威性和严肃性。[2]附件说明是公文的重要组成要素，可以起到提示、衔接作用，提高行政效率，给公文处理带来便利。由于附件在公文格式中要求另面编排，存在“与公文正文一起装订”或“与正文不能一起装订”两种情形，无论是哪一种情形，有了附件说明，收文者对此公文是否有附件，附件是什么内容可以一目了然，做到心中有数。如果公文不完整，应该有附件的却没有附上，也可以通过附件说明进行甄别。特别是对“附件与正文不能一起装订”的情形，有了附件说明，收文者就不至于把附件遗漏掉，必然是把二者作为不可分割的整体放在一起处理。在实践应用中，有的文秘工作者存在一个误区，将批转、转发、印发性通知作为附件，并赘加附件说明。笔者认为，此类通知的被转（印）文件应作为公文主体的一部分，不属于“公文正文的说明、补充或者参考资料”，不应将批转、转发、印发内容作为“附件”，也不应赘加附件说明。《GB/T 9704-2012〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》一书对附件说明条款释义时强调指出，“在正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文，在其生效标志后附的内容不是公文的附件，因此在附件说明处不必标注相关内容。”是对公文附的说明、补充或者参考资料的说明。
[3]
图1 带有1个附件的附件说明标准格式
另一种是有多个附件的公文，其附件说明格式如图2所示：
图2 带有多个附件的附件说明标准格式
在实际应用中，附件说明常见的格式不规范情况主要有以下几种：第一，附件说明编排在正文下一行，未在正文后空行，或者在正文后添加连续多个空行，再编排附件说明；第二，“附件”二字顶格编排，未左空二字；第三，附件顺序号用汉字一、二、三……或（一）、（二）、（三）……而不是用阿拉伯数字1、2、3……标注；第四，附件顺序号
由此可见，附件说明是在公文主体部分对附件的说明，也就
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后的标点符号不是用的“.”，而是用的“、”或“：”；第五，公文有多个附件时，附件说明中的全角“：”加在附件顺序号之前，每一个附件名称前都加“附件”二字，如“附件1：……”“附件2：……”；第六，附件名称后加标点符号“；”或“。”；第七，附件名称较长需回行时，未与上一行附件名称的首字对齐，或顶格编排，或与“附件”二字对齐；第八，给附件名称添加书名号或引号；第九，将“附件”二字简略为“附”，或改称“附表”等；第十，将附件说明标在成文日期之后；第十一，附件说明不是用3号仿宋体字，而是误用其他字号，如4号仿宋体字，或为突出“附件”二字，“附件”二字用3号黑体字。以上错误应用，与标准相悖，影响了公文制发的质量。“不以规矩，不成方圆”。希望广大文秘工作者对附件说明格式引起重视，加强对标准的学习掌握，在实践中严格执行国家标准，确保公文的法定性、严肃性和权威性。
3 “附件说明”格式要素的缺憾
统一规范公文格式一方面是为了更好地发挥公文的法定效力，另一方面是为了体现公文的权威性和严肃性。如果一份公文格式不规范，会直接影响公文的质量和美观，进而影响公文效力的发挥。更有学者将公文格式上升到实用美学的高度来认识，认为“单从功能上讲，公文格式是用于记录并承载公文内容的，是公文运行的最基本条件，对公文处理起着明显的辅助作用。从更高意义上讲，公文格式是一种特殊的艺术创造，它不仅仅是文字、符号与标识规则的简单组合，而是按照绘画艺术的构图法则精心绘制的直观图形，可以给人一种精神享受。”[5]众所周知，公文格式中的文字、符号本身并不能直接体现出美来，只有按照一定规律对其进行组合，才能创造出美、展现出美。虽然标准对附件说明格式进行了规范统一，但笔者认为，该规定还有不完善的地方。按照该标准，“附件”左空二字，“附件”占据二字，全角“：”占据一字。根据该标准的规范性引用文件《出版物上数字用法》（GB/T 15835），“顺序号”用阿拉伯数字标识，一般公文的附件数量在10个以内，那么顺序号1-9占据半个字。根据《标点符号用法》（GB/T 15834），顺序号后的“.”占据一个字。综上，以图2所示附件说明为例，按照标准要求，附件说明第一行左空两个字，第二行回行后左空六个半字，第三行、第四行分别左空五个字。这样，连续几行的左侧空白，在公文文面的视觉效果上形成大量“虚地”，造成视觉上给人的感觉是“左轻右重”，重心右倾，不符合公文格式讲究的“虚实结合”“左右对称”的审美观，破坏了公文格式的对称美感。如果附件名称字数较长，按此格式由于每一行需要左空的字数较多，附件说明往往需要占据更多的行，造成公文冗长，不符合公文尽量简短的原则。
4 公文格式国家标准修订建议
笔者建议，对标准中的附件说明格式做如下修改：“如有附件，在正文下一行左空二字编排‘附件’二字，后标全
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角冒号，下一行标附件名称，如有多个附件，先用阿拉伯数字标注附件顺序号。附件名称后不加标点符号，附件名称较长需回行时顶格编排。” 具体标注方法和排列布局位置如图3、图4所示。
图3 带有1个附件的附件说明建议格式
图4 带有多个附件的附件说明建议格式
虽然附件说明中每一行的左右空白字数不可能完全相等，但经此修改，与图1、图2对比，图3、图4形成了布局均衡前提下的不完全对称美，给人以协调和相称的感觉。这一改动，将“附件：”单列一行，把附件说明与正文分开，为保持公文的连贯性，笔者建议不必在正文与附件说明间再空一行。这一简化方式既符合公文“醒目、美观、庄重”的原则，又使附件说明格式使用大为简化，便于广大文秘工作者理解运用。
形式为内容服务，形式美能够更好地表现内容美。笔者对标准的修订提出一己之见，以期抛砖引玉，引起学界和广大文秘工作者关注，对该标准修订完善做更深入探讨，推动公文向精细化、向实用与美学的完美结合方向发展。
参考文献：
[1]徐成华，等.GB/T9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M]北京：中国质检出版社，中国标准出版社，2012:40.
[2]李展.公文中与附件有关的常见问题[J].秘书，2016（6）：30.
[3]徐成华，等.GB/T9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M]北京：中国质检出版社，中国标准出版社，2012:41.
[4]罗菁.对称和参差的完美统一——初论我国现行行政公文文面的形式美[J].江南社会学院学报，2002（12）：47.[5]张利.对公文格式的美学解读[J].秘书之友，2004（8）：23.
(作者单位：沧州师范学院 来稿日期：2016-09-15)
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