网络信息时代秘书工作若干问题的探究
摘 要：21世纪是网络信息时代，极大地改变着人们的生产、生活和工作方式，也深刻地影响着现代秘书工作。网络信息时代开放性、虚拟性等其独具的特点，给秘书工作带来了新的机遇，更提出了新的要求。在网络信息时代的背景下，秘书工作如何取得新的突破显得尤其重要。
关键词：网络信息；机遇；挑战；秘书工作；对策分析
网络信息时代的到来对人们的生产生活，企事业单位的经营管理，领导决策，甚至人类的思维方式等都产生了重大影响。与信息时代紧密联系的秘书工作必然会受到冲击，并发生变化。网络作为一种新兴事物正日益渗入公共领域和日常生活的许多方面，给现代人类带来了新的生活环境和文化环境，它同时给现代秘书带来了重大的机遇和挑战。因此，秘书工作必须要紧紧抓住这个机遇，积极应对网络信息时代的各种挑战，推动秘书工作不断向前发展，适应网络信息时代的新要求。
一、网络信息时代及其与秘书工作的互动关系 1.网络信息时代
网络信息时代，区别于传统的工业社会，指的是在社会生活的各个方面，互联网技术、计算机技术、信息技术得到了充分而且广泛的应用，社会经济的发展以物质与能量为经济结构的重心转变为以信息与知识为经济结构的重心。
2.网络信息时代的特点
（1）开放性：互联网络是一个开放性的网络，在互联网络上没有疆界地域，一般人们也无法准确识别与之进行网络信息交流主体的国别、地域。
（2）虚拟性：电脑网络空间是一个与物理空间相对立的电子虚拟空间。其功能效应上是真实的，但存在形式是虚拟的、非真实性的。
（3）高时效性：即与传统媒介相比，在网络上查询信息和进行信息交流具有速度快、效率高的特性。由于网络具有开放性、交互性、数字化特性，在网络上查询信息和进行信息交流具有成本低、速度快，因此，也就具有效率高的特点。 （4）技术性：所谓的技术性，指的是不仅计算机、互联网络本身是高科技的产物，而且，网络通信也离不开高科技的支持。
（5）互联、互动性：信息的传播与交流不受时空，可实现一对一、一
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对多、多对多的互动关系。网到哪里，传播与沟通即可在哪里实现。
3.网络信息时代与秘书工作间的互动关系
网络信息时代是一个瞬息万变的时代，许多有利条件与机遇转瞬即逝。这就
要求秘书工作有很强的环境适应能力，要求实现秘书观念的现代化、写作方式的电脑化，信息检索的网络化、管理的电子化等，深刻地改变着秘书工作的理念、方法与手段。而秘书工作是一个开放的系统，必然要与它所处的环境进行交换。秘书工作不仅可以被动地适应环境，还可以主动地把握机遇，深化变革，使秘书工作面向一个新的台阶。秘书工作可以利用网络信息技术，取得信息、任务的输入，同时可以对输入内容进行消化、加工，进而转化为新的信息并向外输出，丰富网络信息时代的信息内容，能动地作用于网络信息时代环境。网络信息时代环境与秘书工作之间充满着信息、能量、物质的交换运动，即“输入—转换—输出”
【2】的规律，是一个循环往复的过程，进而推动着秘书工作的发展。
二、网络信息时代秘书工作的转变
1、秘书观念的转变。传统时代的公务文书的单向传递演变为互动式信息交流，信息的瞬间传播大大加快了秘书活动节奏与步伐，对秘书工作的效率与效果提出了更多、更高的要求。那种仅仅以为写好文书、当好参谋就是一个优秀的秘书的观念已经不合时宜，网络时代的要学会使用各种现代化的办公手段，处理相关的秘书事物。网络时代的变化要求秘书观念的转型，转变秘书观念是秘书工作现代化和网络化的前提。
2、无纸化写作与办公。传统时代的秘书写作一张纸、一支笔的写作与办公方式逐渐被淘汰，使用电脑无纸化写作与办公逐渐占据了主流。这种改变不仅可以减少重复性的工作，更是改变了人们的写作方式与办公习惯，也极大地提高了公文写作速度与办公效率。通过这种写作与办方式的改变在一定程度上促进了秘书思维方式的转变。
3、办公手段的改变。使用数字化手段办公是网络信息时代的新兴办公方式，这种办公手段已经不拘泥于传统的办公手段，大大提高了办公的效率。办公手段的改变要求秘书不仅要掌握好传统的办公手段与方式，更要与时俱进，学会网络时代一系列的新兴办公方式。这些新兴的办公方式比如学会电脑操作及各种文档处理软件、收发电子邮件、使用传真机等，这是是网络时代秘书应当掌握的技能。
4、信息传送的高效化。传统时代的信息传达一般都是需要秘书与领导面对面的进行，而网络时代的秘书工作直接通过网络就可以进行，典型的譬如电子邮件、视频会议、聊天工具的在线传输等方式，大大的提高了信息传达的时效性。
5、信息检索的网络化。网络上有浩如烟海的资料与信息，为秘书工作提供了丰富的资源。通过网络对信息进行检索从而获得有效的信息。我们可以通过三种方式获取有效信息。一是通过网络搜索引擎，来直接面对网络世界中丰富的信息资源库。如google、百度、搜搜等。二是通过网络上特定的网站和资源库来
寻找需求的定向信息。如中国知网、EI检索等。三是通过特定主题的光盘资料库来检索定向信息。
6、管理的电子化。网络技术、计算机技术、信息技术在管理中应用可以大大的提高管理的效率，提高管理的科学化水平，增加绩效。针对企业来说，有决策支持系统、物资调配系统、人事管理系统等。而对而言，就是现在仍正在大力推行的电子政务。经过近些年的发展，同层次和上下级机构之间的信息交换和信息共享程度逐步提高。基础性、战略性政务信息库建设取得了重大进展，信息资源共享程度明显提高。各级政务部门的管理能力、决策能力、应急处理能
【3】力和公共服务能力取得到了较大的加强。
三、网络信息时代秘书工作面临的新的挑战 (一)信息搜集、筛选工作复杂化
我们处于一个信息爆炸的时代，信息的数量呈几何数增长，信息来源渠道多样化。在给秘书工作带来便利的同时，由于虚假信息泛滥、信息失真等现象严重，获取真实有效的信息并非易事，需要投入大量的精力进行搜集与加工，充斥的信息还会麻痹人的神经，降低人们对信息的敏感度。信息处理工作的效率也会受到严重的损害。
（二）秘书工作的保密性降低
在网络信息时代，信息是一种重要的战略资源。秘书保密工作显得尤为重要。但由于网络信息时代的特性又使秘书工作的保密面临着潜在的巨大风险。信息安全保密的技术手段与设备仍存在漏洞，信息泄漏事件时有发生。计算机网络的管理相对滞后，保密制度不健全，如对公用网、国际互联网入息是否涉密为进
【4】行严格审查。
（三）信息载体的损害会造成信息的丢失
传统时代的纸质文件信息与载体是统一的，只要做好纸质文件的保护就可以保证信息的完整性。网络时代电子信息却不同，外表看来保存完好的磁盘，由于环境、载体本身的变化，信息介质可能会损坏，失去可读性，导致信息内容的丢失、损坏。比如电脑中毒、死机、硬盘损害都有可能造成巨量数据的损失，进而造成巨大的经济损失与恶劣的社会影响。
（四）网络信息技术为秘书工作提供便捷的同时，对秘书的工作作风产生了不良的影响
随着网络时代的到来，原来的由人工完成的信息处理完全由计算机代替完成，这虽然减轻了人们的工作负担，但在一定程度上助长了浮躁、懒惰的工作作风。同时以往需要亲身调查实践的事情现在更多的在网上完成，没有到实地进行
考察，缺乏实地调研的精神。网络信息技术、计算机技术的应用也减少了同事之
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间沟通的机会，造成心理紧张与不良情绪。
（五）网络信息时代对秘书的素质提出了新的要求
传统的信息收集、加工、处理和传递，已经不能满足信息的超速发展。这就要求秘书们掌握最新的现代信息技术和传播手段，利用它们快速获取信息资源并传递信息。与网络21世纪人们必学的三大技术其中就有计算机，因此秘书工作更加要求技术化。
四、网络信息时代下推进秘书工作的对策分析
1、更新思想观念，增强对新事物的敏感性和快速反应能力，充分认识到应用先进技术的必要性，自觉转变思维方式和工作方式，要有危机感、紧迫感，要着眼于未来，以先进的技术武装大脑武装自身。
2、积极学习、认真储备网络知识，提高网络信息处理能力，同时应密切关注科技发展并熟练运用各种办公设备与软件。秘书工作者不仅要随时随地丰富更新自己的网络知识，以适应不断变化的网络信息环境。除了充分利用好组织建立的内部信息网络以外，还应及时、准确、全面地从外部网络上获取所需的信息。在网络信息时代，信息和知识对秘书来说固然重要，但比知识和信息更重要的是智慧。秘书工作的本质在于信息的接受、处理和利用，网络时代的秘书可以从网上获得信息，但如何运用、处理这些信息则需要智慧。这就要求，秘书在充分享用网络时代所带来的信息和知识资源时，不能一味听凭电脑指令操作，而钝化了判断思考力及对智慧的追求。去伪存真，去粗取精，透过现象认识抓到事物的本质需要充分调动秘书自身的想象力与创造力。
3、提升信息创新水平。信息创新是将各方面的信息进行积累、归纳、综合、研究, 从已有的信息中进一步找出新关系, 寻求新答案, 使之成为具有更高价值的新信息, 高质量的信息是产生高质量决策的前提，高质量的决策会推动组织健康的运作与发展。但提高信息创新的能力不是一朝一夕之事，需要有丰富的知识积累，广阔的视野和运用科学的信息分析手段，并在工作实践中不断的积累与总结。
4、提高办公自动化水平，提高办公效率。提高网络技术，走办公自动化道路，最终实现无纸办公。掌握 OA 办公自动化软件，普及网络办公也成为秘书的
【7】必备素质。技术准备为实现办公自动化提供了物质基础。先进的办公设备和发
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达的科学技术是办公自动化的物质基础。标准化准备是建立完善的信息管理系统的重要前提。办公自动化的主要目的是提高对信息的利用率，最终实现信息资源的共享交流，提高工作效率和管理水平，这就需要有一个完善的信息管理系统。
建立这个系统的前提是必须有一个科学的标准，用以规范信息处理的各个流程，
【8】
统一信息的编码格式和数据结构，这样才有利于信息的共享与交流。
5、传统与现代信息工作手段相结合，确保信息畅通与安全。在收集信息和筛选时，一要坚持网络搜索与文献查阅相结合，二要对有效的网络信息进行严格的审查、核实；在传递信息时，要注意区分情况, 一般性、事务性的信息可通过网络手段如电子邮件、QQ、M SN 等传递，重要的、保密性强的信息内容应以传统的信息传递手段为主；在存储信息时，在建立电子文档的同时应建立纸质文档，并要妥善采取防泄密措施，如设置电脑开机密码、文档密码等等。
6、秘书应注重自身专业综合素质的提升，踏踏实实工作。秘书应不断自我警醒，加强学习以提高自身的业务能力和专业综合素质，培养勤奋、实干的工作作风。提高实际应用水平。学习的目的在于应用。秘书人员要学以致用，不仅要掌握上机编辑和处理数据的技巧，还要有重要信息上网查询的意念，尽快提高运
【9】用网络交换信息的本领。保持着旺盛的学习兴趣与积极性。
7、应用先进的技术设备与获取外部支持。应用“网络秘书”软件，安装在单机上进行网络信息收集、处理与管理，实时监测用户感兴趣网站内容的变化，可以争取在最短的时间帮助用户获取所需的信息，大幅提高信息工作的质量与效
【10】率。积极获取外部支持，可以采用“公司型网络秘书”提供专业的秘书服务工
作，主要包括秘书事务所和网络服务公司的在线秘书服务。从而减轻自身工作压力与负担，将精力集中到重大的事项与工作当中去。
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