老闆很忙、請講重點， 3對策讓高層專心聽你簡報
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整理 / 韋惟珊
為了向大老闆做簡報，你熬了好幾天夜準備，卻在上台報告的1分鐘內，就發現台下的高階主管們全都心不在焉，到底是哪裡出了問題？
《30秒決定老闆聽不聽你的》作者費德利克‧吉柏特（Frederick Gilbert）指出，這是因為你沒搞清楚高階主管對簡報的期待，對他們而言，「時間」可是比什麼都寶貴，如果短時間內聽不見有助於決策的資訊，他們寧可把力氣花在其他地方。書中根據高階主管常見的「聽講習性」，提出相應的3個對策：
特性1：超級沒耐心
對策：準備30秒訴求，速戰速決。
簡報教學常見的說故事技巧，其實是高階主管的地雷！他們每天要開那麼多會、聽那麼多簡報，又背負著決策壓力，當然沒空聽你說故事。因此，你最好準備好一份30秒的強打訴求，清楚表明與會者必須做出什麼決定。
你可以參照「電梯簡報」常用的「PREP架構」，以簡短有力的陳述，快速得到提案結果。P指「立場」（position），用一句話開場，說明基本訴求，以及採納該訴求的投資報酬率；R是「理由」（reason），解釋此訴求對公司的重要性；E指「證據」（evidence），舉例或提出數據支持前述主張；最後再回到「立場」（P），重述基本訴求做結。
特性2：邊聽邊看手機
對策：適時提問，拉回注意力。
長年的公務繁忙，使得高階主管們練就一心多用的本事，一面盯著電腦、一邊看智慧型手機、還能一邊聽你簡報，你不需要太過在意他們是否分心。
不過，如果你察覺到「很多」高階主管都「人在心不在」，還是可以適時地詢問大家是否該繼續簡報，或是需要再做調整、重新提報。通常這麼一問都能拉回主管們的注意，認真思考簡報和會議的意義，進一步做出裁定。
特性3：中途離席
對策：先點名感謝，展現尊重。
你做簡報就是為了徵詢高階主管的意見，如果關鍵決策者突然離席，絕對會妨礙後續決策進度。 因此，假設這次提案的關鍵人物是董事長，你可以在簡報開始前就先點名感謝：「董事長，謝謝您撥冗來參加。」提醒董事長「他的意見真的很重要」，他就比較不會一聲不響地離開。
要是你這麼做了以後，董事長還是在中途起身離開，你可以中斷簡報，透過以下提問，
化解重要決策者缺席的困擾：「董事長，我知道您要離開，請問您希望我怎麼做？我很樂意另外安排時間和您報告，或是等您辦完事情回來再繼續簡報。」
（本文取材自《30秒決定老闆聽不聽你的》，天下雜誌出版。）
話中有話！老闆這9句話，原來不是你想的那樣
「好了，你自己看著辦吧！」
在老闆、部屬意見僵持不下後，老闆一句「你自己看著辦」只是氣話，絕對不代表他打算交由部屬決定。通常，老闆是在暗示：「我並沒有被說服。」希望部屬能體察老闆的心思、順著老闆的想法再考慮。
「讓我再想想。」
老闆看完你的報告（提案）說：「我再想想。」其實是在暗示你：「內容有點問題、不夠周延，你再回去想想吧！」這時，最聰明的做法就是主動找到不足，重新向老闆補充報告，而不是被動地等老闆告知想法。
「有沒有更實際的辦法？」
在商業世界中，最「實際」的問題就是「金錢」。但是預算、資金不足，對老闆而言是最不想承認、也最頭痛的問題。因此，當老闆要求「更實際的做法」，就代表他需要「更省錢的做法」，趕快修改方案，為老闆節省開支吧！
「最近工作都還順利嗎？」
當老闆關心起部屬的工作時，是在禮貌問候，並不是真的想從部屬口中聽到「不好」「不太順利」等回答。如果工作不順利，平時就該告知老闆，永遠不要等老闆問起才報告壞消息。
「我就不用出席了吧？」
同事在下班後相約聚會，老闆卻以「有我在，大家會放不開，我就不去了。」為由婉拒，是一種欲擒故縱的手段，其實心裡正在等著部屬「說服」他參加。除非老闆舉出明確的理由拒絕，否則老闆愈婉拒、部屬就要愈努力勸說。
「如果我工作時有什麼不足，還請大家多給我提提意見。」
老闆公開接受批評，通常只是展現親和力的手段，實際上，還是希望能聽到幾句好話。不管老闆表現得多民主、開放，這種狀況下，最好的回應仍是給予讚美，「逆耳忠言」應該私下說，在公開場合反而會害老闆丟了面子，拒絕承認。
「……」（沉默不語）
當老闆用沉默回應你的提議，通常有兩種涵義：若這個議題牽涉公司重大決議，表示老闆還在謹慎考慮中；若沉默時間超過10秒，老闆又盯著你看，表示你提供的訊息還不夠完整，請以「還有需要再補充、解釋的地方嗎？」打破沉默。
「我這個人也沒什麼愛好。」
有些部屬會藉由找話題、送禮物等方式，與老闆打好關係，不過，不喜歡部屬獻殷勤的老闆，就會冷淡婉拒：「我這個人也沒什麼愛好。」暗示部屬停止這些小動作，將心力專
注在工作崗位上、取得佳績。
「這話我只和你說。」
當老闆提起機密，表示唯一被告知的你，將會承擔比別人更多的責任和期待，若發生相關損失，也可能會成為代罪羔羊。可以對老闆說：「我的口風不是很緊，會不小心說溜嘴，還是別告訴我吧！」以求自保。
（資料來源：《如何洞察老闆心理》《如何贏得上司的賞識》，華冠出版）
圖片來源 / marsmet533 via Flickr，CC Licensed
