信息化埘找旧歧晰汞蚴 北的发娃，发挥蕾匝爰的健进作｝ｆ】，小乏介绍ｒ电，化改啊采吡勾系统建没过程中 的挑战，并摊｝｛ｊ ｒ具“缝ｉ划吐意义的随对 察。 电子化采购系统建设管理探讨 口李福 法规体系的不断完善和健全，业务流程必须 定进度完成项目建设目标的为数不多。这 符合法律的相关要求，并起到规范性作用。 一方面是因为导致软件开发项目进度失控 信息化对我国采购事业的发展， 三是法律效力高，采购本质上是 的因素较多，各方沟通的不足、用户需求 发挥着重要的促进作用，提高了采购效 市场经济条件下的一种购买行为，信息系统 的变更、关键研发人员的变动、技术难题 率，增强了公开透明，是推动采购工 生成的招投标文件、交易合同及相关信息数 的出现都将直接导致进度的拖延 另一方 作科学化、规范化、精细化的重要手段，并 据和操作痕迹，在发生经济纠纷和出现质 面是用户方在进度规划上的急功近利，要 逐渐成为采购制度改革不断深入的发 疑、投诉甚至诉讼时，都是重要的裁决依据。 求快速达到立竿见影的建设效果，而无视 展趋势和有力支撑。各地的采购监管 信息化建设项目的特殊性，加上 信息化建设项目的客观规律，而承建单位 部门和执行机构，积极探索建立高放、可 采购工作涉及面广、流程复杂、程序性强等 为了获得项目建设权，往往抱着拿下项目 靠的电子化业务操作和管理服务平台，并 特点，在采购信息化建设项目的管理 再说的心态，一味迎合用户方在进度上不 且不少地方经过多年的实践，已经取得了 上，常常出现需求混乱、进度延期和费用超 切实际的要求，作出误导用户方的承诺， 初步的成效。但失败的和未能达到颅期Ｆ１ 支的情况，如果初期对存在的困难和风险 而后陷入进度一再拖延的泥潭。 标的电子化采购建设项目也为数不 认识不足，同时又缺乏具有一定信息化建 三是追求技术上的高精专。在信息化 少，耗费了大量的人力、物力和时间却成 设经验的专业人员，就容易导致整个项目 时代，信息技术的发展突飞猛进，Ｉ＜Ｉ新月 效甚微，或因为不适用而束之高阁，缺乏 实施过程的失控，造成项目最终的失败。 异，不断有新技术、新知识和新概念出现， 有效的项目管理是重要原因之 。 让人目不暇接。部分采购信息化项目 二、采购信息化建设过程 在建设需求中，对承建方的开发工具、编 一、电子化采购系统建设 中的陷阱 程语言、技术架构、存储方式等往新技术、 项目管理的挑战 在采购信息 七项目建设过程中， 新概念上靠，而 考虑新技术和新产品的 项目是为完成特定的产品、服务或成 常常面临着三个方面的陷阱和误区，部属 稳定性、成熟度，是否切合项目的实际需 果而进行的‘次性努力，有Ｈ月确的开始时 于建设策略上的全局性问题。 求，以及与本单位原有系统技术上的衔 帕Ｊ和完成时限。信息化建设项目除具有一 一是追求功能上的大而全。ＩＺｌ前的政 接，片面追求技术上的高精专，带来投资 般项目的共性外，还有智力投入密集、需 府采购信息化建设项目，一般是由财政监 上的浪费和后续环节的隐患 求变化频繁和过程难以监控的特点。由于 管部门或集中采购机构来主导建设，项目 信息化项目的这些特点，根据权成饥构的 立项后，普遍希望建设一个涵盖全部现有 三、做好电子化采购系统 统计，只有２６％的信息化项目完全成功， 业务以及即将开展业务的全能型系统。这 建设项目管理的几点思考 而２８％的项目彻底失败，其余４６％的项目 作为一个信息化战略的规划是可行的，但 项目管理作为一种现代化的管理方式 超过了预算和工期，信息化建设项目管理 落到一个具体的信息化建设项目上来，各 获得了广泛的应用，从最初的建设工程、 面临着许多挑战。电子化采购系统， 方面资源都是有限的，眉毛胡子一把抓， 国防工业领域，迅速扩展到各行各业的应 一般包括信息发布网站、采购项曰管 Ｆ 就容易失去重点，失去对核心业务信息化 用。为应对采购信息化建设过程中的 台、招标投标业务平台、网上交易平台、监 的有效支撑。存信息系统功能需求的确定 挑战，防止和避免落入信息化建设陷阱， 管审批平台和基础信息库，以肢相关配套 上，既要广泛借鉴其他单位类似系统的应 应用科学的项目管理方法是提高项目成功 设备、设施。采购信息、化的特点： 用情况，更要深入研究本单位的实际情 率的有效途径。结合项目管理思想和电子 一是参与主体多，涉及采购单位、供 况，包括管理模式、运行机制、机构设置、 化采购系统的特点，就做好项目管理 应商、评审专家、集采机构和监管部门等 人员素质、工作流程等等，不能一股脑照 工作提出以下几点建议： 多方当事人，落实到信息化项目中就需要 搬和叠加他人的需求，导致建成后的信息 １．领导重视，全员参与，广泛凝聚信 定义多类不同的角色，划定多层级的操作 系统成为水上不服的鸡肋。 息系统建设共识。 权限。 二是追求进度上的短平快。信息化建 信息化建设常被称为“一把手工程”， 二是程序要求严，随着采购相关 发项日，尤其是软件开发项闷，能够按预 体现了建设单位及各部门主要领导在信息 化建设和实施过程中发挥的重要作用。信 进度控制似乎已经成了项目管理的老 务知识，了解采购信息化建设的一般 息化并不是将现有手工操作简单电子化， 而是对现有工作方式和管理模式的变革和 创新，这样就不可避免的带来部门权责的 重新界定、业务流程的优化调整和工作习 大难问题，尤其是信息化建设项目，鲜有 不超过既定进度计划的。导致这一现象的 原因主要有最初确定的进度计划不切实际 规律，熟悉项目涉及各方的特点和沟通技 巧。对承建单位，既要充分信任，寄予厚 望，又要加强督促，有效约束，始终坚持 建设过程以我为主，依靠而不依赖。 ５．识别风险，动态响应，有效应对建 和建设过程中缺乏有效的控制措施。一般 在项目立项之初就已经确定了项目完成时 惯的较大变化，全方位的信息化牵涉到组 织中各部门和人员的利益。 从采购机构来说，采购信息化就 限，而这一时限通常是行政上的要求，并 非经过科学的计算，这是导致项目无法按 计划完成的一个重要原因。同时，由于项 目建设过程中缺乏有形的产出物，带来进 度监控的困难，这就需要在进度计划中确 设过程突发情况。 信息化建设由于专业性强，涉及人员 多，持续时间长，组织协调量大，存在多种 风险因素，处理不当就会导致项目的失败。 一要贯穿项目委托、文件编制、标书发放、公 告发布、专家抽取、评审组织、项目归档 等多个环节，完整的工作流程将涉及所有 部门，基本人人都参与其中。只有在领导 的大力推动和有力支持下，采用多种形式 进行全员动员，才能广泛凝聚建设共识，减 少建设阻力，避免在建设过程中扯皮推诿 现象发生。同时，信息化建设也应当紧密 围绕领导的工作思路和事业的发展方向进 行，通过信息化手段强化领导的管理控制 能力，为领导提供全面、准确、及时的业 是管理风险，包括不同领导对信息 定相应的阶段性建设目标，即里程碑。每 一化建设的意见分歧、工作人员对信息化带 个里程碑均应当有可衡量的交付物，在 来的变化有抵触情绪、将业务工作中出现 领导重视，全员参与，广泛凝聚信息系统建设共识；目标明确，范围清 晰，紧密围绕业务开展系统建设；严控进度，步步为营，稳妥实现系统阶段 建设目标；规范采购，通力合作，共同推进系统建设不断深入；识别风险，动 态响应，有效应对建设过程突发情况。 通过由建设各方和有关专家进行的项目阶 段评审后，方能进入下一阶段，这是保证 项目建设质量的一项重要措施。对建设周 期较长的项目，应当争取定期有阶段性的 建设成果陆续投入应用，激励领导和工作 的问题归因于信息系统等，对这些非技术 务运行信息，并切实提高工作人员的办事 效率，降低工作强度。 ２．目标明确，范围清晰，紧密围绕业 务开展系统建设。 一因素，要通过开放和有效的沟通，建立信 任关系，加强系统培训，建立沟通机制，以 建设性方式管理冲突，鼓励合作型的问题 个清晰明确的信息化建设目标，是 建设过程中指引方向的罗盘和最终衡量建 设成效的标尺。目标的确定不能过于宽泛， 必须结合采购业务实际，明确需要解 决的具体问题，坚持需求驱动，业务主导， 避免大而全和一步到位的项目建设目标。 解决和决策制定方法，从而降低管理风险。 ＿Ｉ二是技术风险，信息技术的发展日新 月异，各种新技术层出不穷，在信息化建 设过程中，应当使用主流成熟技术，避免 使用新技术面临的资料匮乏、经验欠缺、 人员对信息化项目的持续关注和支持。 ４．规范采购，通力合作，共同推进系 统建设不断深入。 信息化建设不同于一般的货物购买， 由于建设过程的不确定性和复杂性，需要 建设单位和承建单位的紧密协作，才能确 保项目建设的成功。如何挑选一个良好的 合作伙伴，是采购信息化建设过程中 面临的一个重大问题。 首先，应当规范采购过程，按照国家 相关法规和项目实际情况来确定采购 项目建设范围是对目标的细化和分解，范 围的清晰界定对项目建设成败至关重要， 通过梳理工作流程，整理数据标准，不仅 需要细致描述可衡量的各项建设任务，还 应当明确哪些工作不属于项目建设范围， 稳定性差和隐患众多等问题。对系统中可 能出现技术难关，要提前着手攻关，尽早 拿出解决方法或替代方案。 三是数据风险，有效和规范的数据 是信息系统缝康运行的血液，在系统试 运行和上线初期，由于基础数据整理的 工作量大，涉及的人员多，数据的正确性 并编写项目管理计划作为项目基线，使项 目参与各方对建设目标有一个统一的共识， 避免建设过程中无谓的争执发生。对项目 管理的三要素范围、时间和费用来说，任 方式和采购程序，通过引入充分的竞争来 选出优秀供应商和质优价廉的服务。 其次，应当在采购文件中明确采购需 求，科学制定资格条件、技术要求和评审 标准，可以通过专家咨询论证和监理单位 协助等方式进行细化和量化。 最后，由于信息化建设项目行业性 强，与业务工作结合紧密，承建单位应当 和完整性较难控制，容易导致数据的不 一致，进而造成系统实施成效的大打折 何一项改变都会引起其他两项的变动，通 常是因为范围的变化带来时间和成本的变 更。因此，对变更的控制是项目管理过程 中最重要的工作之一，在尽量明确前期需 求的基础上，应当建立严格的变更控制程 扣，应提前制定数据标准，规范数据的录 入和采集。 四是安全风险，现有信息系统基本都 已经网络化，在带来便利的同时，也面临 着安全管理风险。尤其是对于部门， 应当在建设前充分了解在信息安全方面， 国家的有关法规和本单位的管理要 求，确保系统建设合法合规。同时，在系 序来规范变动的产生，并评估对整个项目 的影响。同时，在这个过程中，要强化文 具备较为丰富的行业经验，建设过类似信 息系统，同时，项目经理在建设过程中发 挥着重要组织协调作用，应当具有同类项 档的管理，将经过各方签字的文档作为建 设不断深入的依据。 ３．严控进度，步步为营，稳妥实现系 统阶段建设目标。 统建设过程中，应当同步考虑安全管理制 度建设和安全技术措施应用。ｒ毒 作者单位：中直机关采购中心综合处 ２０ ，’ 总第１ １ ６期４９ 目管理实践经验，不仅需要有信息化相关 专业知识，还应当具备一定的采购业
