关于提高医院档案管理水平的几点思考

作者：徐红

来源：《江苏科技信息》 2018年第34期

0 引言

档案管理是医院管理工作中的一个重要组成部分。医院档案包括医院在医疗、教学、科研、预防保健、基本建设、财会以及党政等各项工作中形成的大量有价值的各种资料，原始、真实地记录了各项工作的详细情况。加强医院档案管理工作，已成为医院现代化建设的一项重要内容。通过不断完善的管理制度，各项档案信息更加全面、完整，归类更加科学、规范，检索、分析更加方便。在日常的医院档案管理工作中，将档案管理工作做到与时俱进，符合时代发展的要求。本文分析目前医院档案管理过程中遇到的问题，以及对如何提高医院档案管理工作提几点个人浅见。

1 医院档案管理存在的主要问题

1.1 现代化档案管理停滞不前

当前，计算机及网络技术在医院管理中被广泛运用，而此技术的运用在档案管理方面较少，甚至还停留在手工收集、检索上，无法实现档案数据信息的更新和完善，也不利于医院档案的收集和开发利用率的提高。同时，档案管理的基础设施设备陈旧，管理技术相对落后。另一方面，医院改革日益深化，大多数医院由于医疗用房紧张，而导致分配给档案用房面积狭小、简陋，无恒温空调、除湿器等预防措施，对档案保护工作极其不利，低于档案保存的标准，因此增加了档案原件的保存难度。

1.2 档案欠缺开发利用

由于现阶段对档案管理的认识大部分还停留在需要严格保密档案的内容及其管理过程上，无论是领导者还是档案管理人员，仍着重于管理档案，而非开发和利用档案。档案不仅包括个人信息，同时还包括了各个科室全体工作人员的智慧结晶。各部门将原始资料交给档案室进行管理并封存，而放弃将部分可共享的资源信息进行交流并合理利用，则大大降低了相关职工的工作效率，在一定程度上影响了医院整体的经济效益，不能更好地为医院高层领导的决策提供形式最直接、内容最精华的指南。

1.3 领导者及档案管理人员的重视程度不够

在日常工作中，医院领导只重视单位经济效益，将更多的精力投入医院的运营，从而忽视了对档案管理方面的基本投资，而这一点也是由于领导者未能认识到档案对医院发展起到的作用。其次是医务工作者对档案保护意识略显淡薄。在科技高速发展的现代社会，越来越多的人重视以电子文件的方式保存文件，从而忽视了纸质版原件的保存，但是档案管理虽然在不断发展，纸质版原件的收集与存储仍是重中之重，因此，原件的缺失、受损等情况将给档案管理带来巨大的困难，使得医院档案资料不够完整。最后也是最重要的一点，是关于档案管理人员的专业素养问题。以前医院从事档案工作的人员一般都是从护理、功能科室或其他部门随意转岗而来的，无从事档案管理的经验，同时也无相关的专业基础，即使有管理专业的人任职，也存在知识滞后，知识面窄，知识结构不清晰等问题［1］，即从业人员在文化层次、专业技术、职业素质等方面参差不齐，存在专业不对口，思想观念、管理水平落后等问题。

2 改善医院档案管理工作的思路

2.1 加快档案管理的现代化进程

2.1.1 现代化设备，有利于现代化档案管理

随着时代发展速度的加快及科学技术的不断更新，计算机在档案管理工作中起到了决定性的作用。计算机在档案管理上的应用，可以更好地将档案进行分类、统计、检索，使档案工作者从繁重的手工劳动中出来，确保档案管理工作的质量同时提高档案管理的工作效率，从而有更多的时间和精力开发利用档案信息资源，为医院建设提供数据的支持。医院档案工作是各项管理工作的有机组成部分，并贯穿于医院工作的各个环节，搞好医院档案管理是适应市场经济，提高医院服务质量和工作效率的必要条件，是建设现代化医院的重要措施。

2.1.2 现代化技术，有利于对档案原始资料的保护

随着科学技术人员的不断探索，数字档案管理在过去的几十年中不断地发展，经历了文件材料存储的电子化、数字档案管理过程的计算机化、数字档案信息检索的自动化、信息流通的网络化等过程，现已趋于成熟［2］。因此，实现现代化数字档案，可以对医院档案进行有效的保护，防止因纸质文件被破坏或损失而导致的信息丢失，从而提高医院档案的利用与开发［3］。数字化档案同时要做好信息的及时备份和保管工作。

2.2 提高档案信息资源的开发利用

马克思主义的辩证法说，事物不是绝对静止和孤立的，而是不断发展变化的，存在着普遍的联系。档案信息的开发利用与保密是对立统一的关系，是档案人员应当深刻认真把握的两个方面［4］。

2.2.1 发挥档案资源的服务性

档案资源信息既要妥善保管，也要充分发挥其服务功能。信息是医院领导决策的基础。医院领导在决策过程中，首先要对有关信息进行收集、分析，决策正确与否，常与信息是否准确及时有密切关系。积极开展档案资源的编研、开发、利用是当前档案工作的一个亮点，搞好这项工作也能更好地促进医院各方面的建设与发展。医院的各类档案中就记录着医院各项活动的轨迹，反映着不同时期各项工作的成功与失败，这些资料的开发与利用，无疑将为医院建设发挥重要的借鉴、启迪和激励作用。充分发挥和利用档案的价值，为管理决策者提供经验和决策依据，对医院管理工作步入良性循环具有重要作用。例如，随着各行各业现代化进程的加快，科学技术水平的不断提高，医疗设备更新速度也在不断加快，引进、更新医疗设备已成为院领导决策中经常遇到的问题，设备档案反映了医疗仪器设备的使用性能、使用率、利用效果等情况，可以为领导在引进、更新医疗设备的决策中提供各种需要的信息，为医疗仪器的更新、购置的正确决策提供帮助，为医院提高现代化诊疗水平、服务质量提供服务。现代档案管理工作包含了对既往信息的收集、整理、分析，其中数据的分析尤为重要，国家在推行医院改革，而医院改革如何能做到结合本院实际情况，如何制定出适合自身发展的改革发展路径，对医院档案管理工作提出了更为严格要求。医院领导的决策离不开档案管理数据的支撑，而准确的档案管理数据为医院领导的正确决策提供了有力保障。

2.2.2 完善档案的保密体系

电子文档档案管理系统的安全隐患包括数据盗取或恶性篡改、非法或伪造人员身份进行访问、计算机恶性病毒、操作规范失误导致系统过度负载、管理权限丢失等［5］。开发提供档案信息的基础上需要对一定范围内的档案内容进行严格的保密与保存。信息保障体系的构建要从建章立制、技术水平、人员素质等方面进行支持，采用各种技术与管理手段，保障网络、

系统及应用的安全。加强档案管理工作中使用到的仪器设备及档案原件的安全防护工作，并制定严格的保密制度，强化落实，责任到人［6］。

2.3 加强档案组织领导者和管理人员的思想建设

档案管理现代化是我国在档案管理活动中的一个目标和任务。这项任务伟大而艰巨，需要经历较长的历史过程才能真正实现［7］。档案工作能否与时俱进，关键是档案工作者的思想能否与时俱进。曾指出“档案工作是各项工作发展的重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的”。因此，加强思想建设要从以下几个方面进行。

2.3.1 加强领导者对档案管理的认识

企事业单位领导者必须树立正确的思想观念，通过转变观念重新认识档案管理工作的重要性。同时用具有长远性以及战略性的目光，开创新的档案管理模式，统筹兼顾，结合单位发展情况，建立完善的管理体系［8］。只有做好医院档案的收集、整理、鉴定、统计、检索、利用、开发等工作，提升医院竞争力，促进医院两个效益不断提高，才能在医院现代化建设中，更好地体现档案工作者的自身价值，而这都建立在领导者正确的决策之上。

提高档案意识是取得领导支持和重视档案工作的内在要求。思想是行为的先导，如果分管领导对档案工作缺乏足够的重视，则必然影响本单位档案工作的开展，因此，档案员要充分利用各种时机和场合，培养和强化领导和大家的档案意识。

2.3.2 增强全院职工的档案意识

材料的收集工作，绝非只是管档人员的工作，它必须求得从上至下的全员重视，做到人人都有档案意识。要通过宣传《档案法》，重视做好“国际档案日”宣传活动，使职工充分认识到档案工作在医院的建设、经营、竞争和发展中的重要作用，从而能更好地配合档案工作。最好能请到分管领导和各科室负责人参加，使大家对档案和档案工作有更深入的了解，以得到更多的理解和支持。

2.3.3 提高档案管理人员的自身素质

（1）提高思想政治素质。档案管理是一项具有严格专业性的工作，它要求工作人员为医院的医疗、科研和教育教学、社会等提供高效便捷的服务。档案管理人员必须拥有一定的思想政治素养，在对待工作时，有严谨的态度和高度的责任感［9］。因此，要加强对档案工作人员的教育、培训和现代信息技术的推广［7］，这直接关系到档案管理工作的质量。在工作中，档案管理人员若有疑难问题及时向上级主管部门请教，发现错误及时纠正，忠诚档案事业，努力掌握专业理论和技能，提高工作能力。在整理档案过程中，要增强质量意识，以达标升级为重心，把好内在质量关，对照上级要求，一份份整理，一张张核对，力求做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，为以后的编研、利用打下基础。

（2）增强创新精神。医院档案管理的效率与档案开发的利用率皆与档案管理工作者的创新精神和创新能力有关。在当前社会，档案管理者应突破传统的思维障碍，在管理工作的内容方法上进行创新。同时应该将信息技术与档案管理技术有机地结合起来，使得档案管理更加方便快捷，从而减少不必要的资源浪费。

3 结语

档案管理不等同于使用现代化设备，利用各种软件系统进行信息的收集，而是需要各个方面档案材料、数据的整合。档案管理需要结合现代化技术、设备以及人力资源，以此来推动档

案管理现代化的进一步建设。在新时期，新设备新技术是必不可少的，但是档案管理人员自身的思想政治素养和管理方式的创新也是重中之重。因此，可以通过宣传、教育、培训及加大资

金投入等多个方式，从多方面改善医院档案管理，让档案管理工作更好地服务于医院决策工作。