・１６６・ 信息技术 对提升档案管理信息化的思考 郑海燕 （吉林省四平地质工程勘察院，吉林四平１３６０００） 摘要：随着信息化时代的到来，各个单位开始重视档案管理的信息化工作，同时开始采取不同的方法来提升档案管理的信息化程 度。档案信息化管理有利于建设资源节约型社会。同时，档案信息化管理不仅可以提升工作效率，还能更好的维护档案材料，避免出现破 损的现象。简单介绍了信息化技术与档案管理之间的联系，并且深入探讨了提升档案管理信息化的有效措施，仅供参考。 关键词：档案管理；信息化；有效措施 在现代化社会，随着计算机技术的不断进步，信息技术对社会 人员不断加强专业知识和工作方法的更新，努力提高自身的综合素 发挥的作用越来越大，而且在各行各业中也开始广泛应用信息技 质和业务能力，使得传统的知识结构单一的档案工作者快速成长为 术。在不同企业与单位中，档案管理是一项重要的工作内容。完善的 具有现代化信息素质，既懂档案管理，又能熟练掌握现代信息技术 管理档案，可以明确记录企业的发展历程，随时搜索历史资料 随着 等新知识、新技能的高素质的复合型现代化管理人才。 信息技术的不断进步，档案信息化是必然趋势。主要针对提升档案 ２．３规范档案管理信息化机制 信息化展开讨论，具体内容如下。 规范化管理在档案工作中的地位和作用已越来越被重视。档案 １信息化技术与档案管理之间的联系 管理信息化需要档案工作的各个环节制定和实施各自相应的标准 随着社会的迅速进步，当今社会已经开始进入信息化阶段，因 和规范，从而提高工作效率和服务质量。应该根据《中华人民共和国 此在档案管理工作中也开始运用信息化技术。档案信息化能够有效 档案法》《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，遵循档案信 地节约各类资源，也能够提升档案管理的速度与质量，确保信息资 息化管理三原则之规范性原则，改进和规范计算机应用条件下的档 料的安全性，能够防止发生档案丢失的情况。档案管理信息化属于 案信息化管理、工作流程等制度建设。健全领导，在对档案 比较复杂的工作，而且包含的内容也比较多。因此，不同的信息机构 信息化建设进行统一规划的基础上，建立档案信息资料的收集整 应该重视配合工作，管理人员也应该有效处理档案资料，保证资源 合、处理归档、安全存储、开发利用等相应的标准、规范和法规，如数 与资料的共享，为使用者提供需要的信息资料等。档案管理机构负 据处理标准、数据交换格式标准等等，同时建立相应的考核制度，完 责为使用者提供相关的服务，这是现代化社会提出的新的要求。而 善并认真执行相关规章制度体系，杜绝一切安全隐患。只有按照统 且信息化技术会直接促进档案管理工作的改革。信息化技术的优势 的规范和标准，遵循有效的、可操作性的规章和制度，推动档案信 在于，其包含的信息面很广，内容也很多，涉及的范围也很广泛。在 息化建设工作有序快速健康发展，才能使得数字化处理传统介质档 现代化社会，档案信息的需要包括两方面。一方面是生产要求。另一 案的过程，以及数字化档案的收集、整理、鉴定、著录、存储、发布、利 方面是生活需要。随着社会的不断进步，社会对档案资料的需求量 用等各项工作都实现规范化、有序化、专业化、标准化管理，以促使 也有所增加，这在一定程度上增加了档案管理工作的难度。而且，档 档案资源去纸化共享化、处理标准化自动化、存储安全化海量化、服 案资料发挥着很大的作用，既可以供人查询、阅读，还能够被引用在 务网络化智能化，实现档案管理的合理化、规范化、科学化。 文化教育方面，满足人们的各项需要。 ２．４提高现代档案管理水平 ２提升档案管理信息化的有效措施 在传统的档案管理模式下，档案信息的采集和整理都需要工作 ２．１相关人员应该树立档案管理信息化的意识 人员进行手工记录，传统档案管理包括收集、保管、利用等环节，逐 档案管理信息化指的是，将现代化的信息技术与档案管理观念 渐过渡到信息化之后，档案资源的采集、整合、处理、归档、开发和利 完美融合，并非简单的购买与使用计算机。在管理档案之前，相关人 用等也都非常重要，每个环节都紧密联系，缺一不可。因此，档案装 员应该充分的了解档案管理信息化的相关知识与内容。同时，企业 备必须符合规范要求，软硬件要齐备、安全；各门类、不同载体档案 的领导阶层也应该意识到，档案管理信息化能够推动企业的稳定发 的存储需科学、有序，既方便日常检索，又能保证突发和意外事件中 展，同时也能够辅助领导阶层正确做出决策，提供科学的根据。因 得到及时抢救和恢复。在现代，档案管理必须从传统管理手段向信 此，应该创建专门的档案信息化平台，重视档案信息化建设工作，在 息化管理转变，实现档案信息共享。如今，相关部门已经建立了档案 电子政务体系中添加档案信息化的内容，促进档案文件的共享，这 信息平台，人们可以在档案信息平台上查找到所需要的信息，档案 样可以有效提高管理的质量与效率，从而提供优质的服务。同时，档 管理人员要时时关注社会新闻热点，不断补充完善档案内容。要想 案人员自身应该加强专业知识的学习，更新档案管理的观念，加强 提升档案管理信息化水平，管理人员需要结合实际情况合理地选择 现代化档案管理的意识，努力促进档案管理的信息化，为人们提供 信息化软件，加强档案信息平台的包容性。 主动式的服务，使档案管理能够适应社会的发展，同时也能够推动 ３结论 社会经济的进步。 档案信息化管理的过程非常复杂，而且包含的内容很多，需要 ２．２努力形成档案管理信息化的优秀队伍 不同机构的共同努力。而且，信息化技术会直接促进档案管理工作 在档案管理信息化的工作中，管理人员发挥的作用也比较重 的改革。现阶段，有关单位已经形成了档案信息化平台，为人们查阅 要，因此企业应该重视形成优秀的人才队伍。优秀的工作团队是档 档案资料提供了很多方便。培养优秀人才可以促进档案管理信息化 案管理工作信息化的关键前提，直接影响到档案管理工作的质量。 的提升，同时档案管理人员需要达到更高的工作标准。管理人员应 因此，应该更新档案管理人员的组成，重视培养优秀人才，以此增强 该树立档案管理信息化的意识，同时重视档案知识的学习，增强业 管理人员的业务技能与工作能力。随着信息化程度的不断加深，数 务技能与工作能力。尽管在当前的档案管理工作中，信息化技术的 字化技术正在逐渐改变世界，在档案工作中开始以电子档案为中 应用很普遍，但是管理人员仍然需要适当的运用人工管理方式，并 心。而且，在实际的管理档案的过程中，开始广泛应用计算机技术。 重视与信息化管理手段相融合，以此进一步的提升档案管理的信息 因此，档案信息化管理工作者在具备必需的档案管理理论知识和专 化。 业技能之外，还要熟练掌握计算机的基本知识和操作技能，加强档 参考文献 案信息的整合能力，快递有效地为使用者提供有价值内容，以更好 ［１］方国玲．档案信息化管理中存在的几个问题『Ｊ］．档案天地，２０１５（Ｓ１）． 地服务社会。为了确保档案信息的安全性、保密性，还需要掌握必要 【２】梁建梅．高校档案信息化建设的误区及对策『Ｊ１．兰台世界，２ｍ４０２）． 的计算机系统网络安全防护知识。由此可见，档案管理部门应重视 ［３】尹敬波．浅谈档案管理信息化工作『Ｊ１．才智，２０１ １（１８）． 专业知识继续教育和信息化技能培训，加强学习交流，使档案管理 ［４］蔡关羲．提升档案管理信息化的思考ｆＪ１．办公室业务，２０１６（０９）． 一
