管理纵横 民营科技２０１５年第１２期 加快档案信息化建设不断创新档案工作 薛万祥 （望奎县房产管理局，黑龙江望奎１５２１００） 摘要：着重针对应当采取何种措施进行信息化建设进行研究。 关键词：档案建设；信息化；管理规范 社会主义市场经济快速发展促使我国进入到了信息化时代， 展空间。资金方面的有效支持可以提升馆藏情况与创新，并能改善档 当前阶段档案工作开展需要不断创新才能够适应发展，并服务于 案管理的相关行政办公环境质量。除此之外，结合专业人才方面的技 社会主义事业。档案信息化属于我国档案行政主管部门进行规划的 术ｆ生支持，通过构建具有高素质的队伍形式可以进一步提升信息的规 重要内容，结合对档案相关管理行为的现代化信息技术应用，最终达 模化建设，加强档案系统化网络化的构建，真正为实现信息化建设夯 到对信息方面内容的综合高效利用。档案信息化作为档案管理工作当 实基础。 中一种创新形式，需要相关工作人员具备更高水平与素质，需要从档 办公自动化系统为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的 案管理原则、理论知识等方便拥有专业性能力，并能够建立相关框架 工作平台：１）快捷通信。通过电子邮件系统，建立机构内部通信，信息 并与ｌｎｔｅｒｎｅｔ邮件互通。２）协同办公。将机构传统的垂 管理。档案信息化建设属于国家档案行政管理当中一项至关重要的内 交流快捷流畅，直化领导模式转化为基于项目或任务的、可操作的“扁平式”管理，提 容，因此具有重要现实意义。 １档案信息化创新发展的意义分析 １．１促进档案工作的现代化。作为档案现代化建设当中一项至关重 要的内容，信息化建设属于起到基础｝生作用的工作。通过综合运用信 息技术，能够更好的完成档案相关信息方面的管理自动化，并能够促 使档案、文件方面的管理—体化。档案信息方面形成的高速检索以及 高机构各级领导或部门协同工作的效率。３）公文流转。机构内、外部的 收发文、呈批件、签报、文件管理、档案管理、合同管理、事务通知等，均 采用电子起草、传阅、审核、会签、签发、归档等电子化流转方式，实现 无纸化办公。４）信息服务。系统地利用机构积累的信息资源，为机构提 供改ｉ蕴创新能力和快速响应能力的手段，以提高生产效率。 ２．２完善档案信息的一体化建设。采用传统类型档案管理模式，就相 关档案行政管理实际情况而言，其多采用的是分离方式进行管理也就 是文档与档案部门的管理职能之间相分离，彼此之间并不能够形成交 互。采用这种方式进行管理，则档案管理工作流程将被拉伸，时间上的 延长势必会造成问题出现，例如重复劳动、人力、物力以及财力资源方 针对图文、视频与音频多种载体的档案的数字化转换，借助于计算机 以及多媒体应用技术可以实现信息资源管理的多元化建设。借助于计 算机和多媒体技术对多元的信息资源进行图、文、声、形并茂的合成加 工，丰富档案信息资源利用的表现形式；通过信息技术的运用，可以实 现档案信息远距离、无障碍的传递和交流，从而达到档案信息资源的 互通与共享，方便社会公众对档案信息的利用。 １．２促进档案工作的标准化。档案信息化对档案工作的标准化提 出了更高的要求。在档案信息采集、利用网络化的条件下，为最大限 度地满足用户的多方面需求，实现存取海量信息的有效性，必须采 用统一的数据格式和元数据标准。在存在文本、图像、音频、视频等 档案信息资源多样性的情况下，只有按照统一的标准规范进行制 面的浪费都不可避免。结合当中社会发展实际睛况，采用传统模式不 能够更好满足档案建设与发展的新需要。档案管理部门当中需要着力 开展创新建设，加快建设信息化档案管理工作，从而实现档案信息的 体化进程，真正做到文书管理以及档案信息方面管理工作的整体统 —一、全面建设。 ２３开发建立特色软件 息档案管理。当前阶段，在进行档案信息建 作，才能使多元的档案信息资源得以顺利存储、管理、使用。随着电 设与管理过程中运用的多是飞扬综合档案管理系统软件，在操作性方 子政务的推行，电子公文、电子档案的接收、归档、管理，必须按照统 面，飞扬软件而已对档案资料完成计算机录入，同时可以形成电子档 的标准规范进行。 案，并形成索引目录构建档案数据库，并在此基础上对以往形成的相 １．３促进档案工作的服务化。作为档案管理工作当中实现服务化的 关档案内容构建在档案目录数据库当中，结合计算机以及通信网络对 重要环节，档案信息化建设更力口具有重要意义。基于信息化建设的基 员工提供档案资料的网上检索、查询以及复制文本和转储服务。在进 一础上，档案管理工作侧重强调的是通过档案保管与有效利用可以完成 对相关 息的采集、管理、服务职能转变。档案工作的重要任务是实现 档案信息资源的合理配置、科学管理，为科研生产发展提供高效、优质 的服务。这对档案工作搞好服务提出了更高的要求。要开发利用工作， 要改变过去以档案部门利用馆藏档案资料搞编研为主，为以研究科研 生产发展新课题为主。 一步加强档案管理现代化建设的程度的基础上，也能够更进一步加强 档案资源方面的使用效率。极大程度上降低了在进行档案建设方面的 手动操作步骤，提升工作效率，促使档案建设更加快速便捷，并能够对 档案管理工作实施规范化操作提供自动化的技术。 综上所述，提升档案信息建设的创新管理才能够进一步满足对 档案行政管理方面的切实需要，才能够更加顺应时代发展。为了可以 ２实现档案信息化建设创新的有效应对措施 高效推进档案信息建设程度加深，实现科学技术成果与档案建设的有 我国现代经济陕速发展，使我国已经进入到了信息化时代，为了 机融合，加强档案信息化建设过程中的科技含量实在必行。结合现在 可以更好的配合社会发展形势，促进信息化建设程度的深层次发展， 新ｌ青况、新需要以及产生的新问题，档案建设工作应当不断提升思想 相关科研机构应当从思想方面加强对信息化的认知，并借助于信息化 高度，并通过借助思想指导，加强档案事业的长期发展。 发展的机遇实现更好发展。档案工作当中融合信息化建设十分必要， 参考文献 更加能够最大限度开发档案信息资源方面的多元功能。 【１】李爱妹．加快档案信息化建设不断创新档案工作叮上海造船，２００９ ２．１为促进档案信息化发展形成良好环境。加强对档案信息化方面 （１）：７ ＿７６ ５． 的建设首先需要确保思想认知的一致性，通过积极调动人力资源优 ［２］李丹．加快档案信息化建设不断创新档案工作 黑龙江科技信息， 势，提供技术与资金等多渠道为档案建设提供支持。仅对科研生产方 ２０１５（２７）：１６７． 面的现状隋况分析，资金、人力以及技术等方面都相对比较紧张，为了 ［３］李佳妍．企业档案信息化探究『ＤＩ．昆明：云南大学，２０１０． 确保这种信息化建设的有效实现，应当努力建造—个可供开发的良好 【４１孙艳丽．借力信息化建设创新档案工作叫．现代情报，２０１０（６）：１ １ １— 发展环境。随着近些年，我国档案服务行业发展程度加深，档案服务实 １ｌ２＋１７０． 际成果也日渐丰硕。领导也应当在此过程中给予高度重视。结合档案 ［５］张静怡．信息化背景下供电企业档案管理改革研究『Ｄ１．昆明：云南大 信息化建设的实际需要，应当加强资金方面的支持，有效构建良ｌ生发 学，２０１３．
