仓库存货内控管理制度
一、 总 则
第一条 为了加强对公司存货的内部控制和管理，保证存货的验收
进货、存储保管和领料出库等业务的规范有序，揭示和防止差错，根据《企业内部控制规范》，结合本公司实际情况，制定本制度。
第二条 本制度所称存货是指本公司持有的，将在生产经营或提供
劳务过程中消耗的各种物资，包括原料及主要材料、辅助材料、修理用备品备件、燃料以及尚未领出使用或安装的各种设备。 第三条 存货管理至少应当关注下列风险：
（一） 存货储量不足，影响生产；储量过高，造成存货成本过大。 （二） 验收程序不规范，可能导致资产账实不符和资产损失。 （三） 存货保管不善发生被盗、毁损、事故等，造成资产流失。 （四） 存货长期呆滞而自然损耗的风险。
（五） 盘点工作不规范，造成存货数据失真、管理失控、账实不
符，导致成本不准、效益不实。
二、 职责分工和授权批准
第四条 公司应当建立存货业务的岗位责任制，明确内部相关部门
和岗位的职责、权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
存货业务控制中不相容岗位至少包括： （一） 存货的请购与审批，审批与执行； （二） 存货的采购与验收、付款；
（三） 存货的保管与相关会计记录；
（四） 存货发出的申请与审批，申请与会计记录； （五） 存货处置的申请与审批，申请与会计记录；
（六） 存货盘点应由保管、记账及于这些职务的其他人员共
同进行。
第五条 公司设置存货仓储管理部门和人员，建立健全请购、审批、
询价、采购、验收、保管、付款、盘点、对账等方面规章制度，在公司分管负责人的领导下，积极组织、协调本公司的存货管理控制工作，做到制度执行严格，资料保存完整，不缺货、不长期存货，不形成积压存货，并定期盘点、对账、编制存货盘点表，保证库存物资达到账证、账实、账账相符。
第六条 财务部设置存货核算岗位，对存货收发业务进行会计核算，
并每月监督、检查仓库保管人员存货核算、账簿登记是否正确，发现问题及时解决。
第七条 存货验收入库的批准权限由办公室主任行使，仓管员要按
规定严格审查入库资料，禁止办理无实物入库的验收入库手续，否则追究批准人和验收人的责任。
第 仓管员在发出存货时，要严格审核领用手续，对不符合领
用手续的，可拒绝发货。
第九条 存货的盘盈、盘亏、变质老化、毁损、跌价的处理由办公
室与财务部提出处理意见，经有关部门核实认可后，由公司总经理签字批准后实施。经批准后，办公室与财务部共同协商，根据相关法规制度的规定作出处理并进行会计核算。
三、 存货内部控制的实施与执行
第十条 根据公司的生产、销售、仓储、资金周转状况以及库存定
额等情况，对存货实行预算管理，合理确定材料、备品备件等存货的库存比例，尽可能使库存储量趋于合理。
第十一条 存货验收入库前必须经相关部门检验，对检验不合格的要
及时办理退货和索赔。检验合格后，仓管员要认真核对实物与物资请购单或入库申请单上注明的品名、规格、数量等，如发生短缺、破损等情形，应尽快查明原因上报部门负责人，作出相应处理意见。经验收正确无误的，应按物资的类别、数量、单价、金额、入库时间等，开具入库单办理入库手续。
第十二条 存货的初始计量要严格按照《企业会计准则》要求进行核
算，不得人为调节存货的初始计量成本。
第十三条 根据企业自身存货的特点、管理要求、人员设置等，建立
存货保管制度，加强存货的日常保管工作，并制定相应的保安、防火、卫生等制度，实施有效管理。
第十四条 存货的存放和管理应指定专人负责，所有存货原则上储存
在规定的库房内，严禁未经批准或授权的人员进入库房和接触存货。入库储存确有困难的，也应采取有效措施，加强护理监管，以确保物资的安全、完整、有效。
第十五条 仓管员应对入库存货按其重要程度采取分类法管理，使入
库存货分门别类、摆放整齐、标识清楚、账、卡、物相符，并定期对库内存货进行库龄分析、检查，及时整理，防止库房贮存管理混乱，杜绝材料变质、偷盗丢失、私自挪用等不
良现象发生。
第十六条 仓管员应根据存货的收发情况，及时登记仓库存货明细账、
存货收发记录卡，并定期清点存货数量，达到账、卡、物相符。财务存货核算人员负责财务存货的核算工作。财务部对办公室仓库管理工作负有监管职责，每季度至少一次对办公室管理仓库工作进行监督、检查，发现问题及时提出整改措施并形成监督、检查记录。
第十七条 建立严格的存货领用和发出制度，明确对领用材料的授权，
特别是大批存货、贵重存货、危险品以及非生产性存货发出授权应明确。
第十 领料单（或出库单）是仓库发出存货的原始凭证，仓管员
要坚持以领料单（或出库单）发放存货。领料单上应正确记录存货的种类、品名、数量、批准人和经办人的姓名，仓库主管人员审核领料单的内容是否详实，批准权限是否恰当等，审核正确无误后，由仓库主管人员在领料单（或出库单）上签字，然后交仓管员发放存货并在领料单（或出库单）上签名。领料单（或出库单）存在填写内容不详实或越权批准行为的，仓库部门有权拒绝发货或要求补办有关手续。
第十九条 仓库部门应于每月财务结账日将各部门领用的材料进行汇
总，连同领料单（财务核销联）上报财务部门。
第二十条 坚持定期盘点制度。坚查存货的实际库存数量是否与账面
数量相符，及时发现问题，采取有效措施纠正错误，堵塞漏洞。要求仓库部门自行盘点，年末或遇特殊情况，财务人员
要与仓管员共同盘点，发现问题及时解决。
第二十一条对在盘点中发现的存货的盘盈、盘亏、变质老化、毁损等
问题，要及时查明原因，经公司总经理批准处理，属人为因素造成的要追究有关责任人的责任。
第二十二条仓库部门对长期闲置不用并在可预见的未来也派不上用
场的存货，要进行清点造册，并提出处理意见，经公司生产、技术部门鉴定认可，报公司总经理批准后，由财务部根据处理结果进行相应的会计核算，以减少存货的库存量，降低存货成本。
四、 监督与检查
第二十三条公司财务部组织相关部门对存货管理、核算岗位设置及人
员配备、存货验收入库批准、出库、盘点等制度的执行情况以及存货的对账情况和存货盘盈、盘亏、变质老化、毁损等处理情况的监督检查。
第二十四条对监督检查过程中发现的存货内部控制中的薄弱环节，要
求被检查单位纠正和完善，发现重大问题应写出书面检查报告，向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施，加以纠正和完善。
五、 附则
第二十五条本制度由办公室负责解释和修订。 第二十六条本制度自公司董事会批准后生效。
存货内控流程图
请购与采购 提出采购申请 是否批准 归口管理部门 开始 相关主管领导或代表 采购部门 检验部门 实物保管部门 使用部门 财务部门 存档 签订合同并采购 送货及检验 验收是否合格 采购合同 验收与保管 存货入库 入库单 核算付款 核算付款 使用与发出 存货出库 核算和收款 领料单或销售单 盘点与处置 存货盘点 存货处置 销帐 结束 盘点表
1、存货内控流程——存货入库控制图
商务部 开始 相关部门 仓管员 办公室主任 财务部 货物运到 质量检验 否 进入退货程序 是否合格 送货单 否 审查单是 单证是否齐全 批准 暂时未解决 存放暂存区督促采购部解决 解决 办理入库手续 入库单及汇总信息 入库单签字确认后 一联留存，一联采购 入库单及汇总信息 入库单及汇总 登记货物存放信息 填写库存卡片 更新库存台帐 更新财务库存根据合同进行付款 结束
1、存货入库流程控制表
存货入库流程控制 1、 存货入库时要保证达到质量标准。 控制目标 2、 入库的存货应及时且准确无误入账。 1、 存货只能根据有效的订单才能验收及入库，数量少于订单数，则以供应商送货单上的数量为准，并据此要求对方开票。 关键控制点 2、 存货收到后应先由采购员集齐原始单据才送到财务部入账。 3、 质量不合格的存货要及时的退回供应商或上报。 4、 管理人员应每月/每周查阅入库账单以保证账本的准确性。 1、 仓管员收到存货时应通知检验人员鉴定存货是否合格，如不合格，由检验人员发出不合格单据，并立即退回存货。 2、 当检验人员发出合格单据后，仓管员应审查到货单据是否合格，如合格则报办公室主任批准办理入库手续，把存货放入适当的仓库及位置；如不合格则要求采购员限期解决，未解决则进入退货程序。 3、 如收到的存货与订单不符，仓管员应上报办公室主任，办公室主任根据实际情况决定是控制过程 否拒收，仓管员根据办公室主任的指示来处理存货。 4、 未检先用的，由使用部门负责人批准，仓管员审核发货，并办理入库手续，待检后作相应处理。 5、 仓管员应记录实际收到存货的信息，如：数量、质量及对存货的描述等。 6、 仓管员应及时填写库存卡片、更新库存台帐。 7、 仓管员每月制作收货报告并及时报财务部、商务部备查。 相关应建规范 ◇《XXXX有限公司内部控制制度——存货内控制度》 规范 参照规范 ◇《企业内部控制应用指引》 ◇ 送货单及订货单 文件资料 ◇ 入库单及汇总表 责任部门 及责任人 商务部、办公室、财务部 办公室主任、检验人员、采购员、仓管员
2、存货内控流程——存货出库控制图
使用部门 开始 商务部 仓管员 办公室主任 财务部 领料单 退回领料单 审查单据是否合规 是 查看库存台帐，确定发货库位、库存量 去仓库领料 库存是否满足 解决 批准 仓管员经批准，先将库存已有货物发给使用部门，缺料情况在领料单注明 备货一般按先进先出原则领货 根据领料单发货并与领用人核实数量 更新库存不足 更新仓库库存台帐 更新仓库库存台帐 更新财务库存帐 结束
2、存货出库流程控制表
存货出库流程控制 1、 只有根据公司核准的单据才能出货。 控制目标 2、 出库的存货应及时且准确无误入账。 1、 仓库只能在收到经批准的领用单据时才能发出存货。 2、 领用单据须经适当的审核。 关键控制点 3、 现有库存无法满足领用需求的，先发出现有库存，而后启动紧急采购。 4、 所有发出存货的入账要及时和准确。 1、 存货使用部门根据实际需求填写领料单。 2、 领料单上需正确记录存货的种类、品名、数量、批准人和经办人的姓名。 3、 仓管员审查领用单据是否详实，批准权限是否恰当。 4、 审查正确无误后，查看库存台账确定发货的库位、库存量，库存满足需求的，控制过程 签字发货；库存不满足的，先发出现有库存，记录缺货情况，填写缺货表报商务部紧急采购补货。 5、 发货时，仓管员与领用人核对领用数量，确保发出货物正确无误。 6、 仓管员应及时更新库存卡片及库存台帐。 7、 仓库月末汇总领料情况报财务部。 相关应建规范 ◇《XXXX有限公司内部控制制度——存货内控制度》 规范 参照规范 ◇《企业内部控制应用指引》 ◇ 领料单或出库单 文件资料 ◇ 出库汇总表 责任部门 及责任人 使用部门、办公室、财务部、商务部 办公室主任、仓管员、领用人、采购员
3、存货内控流程——闲置、报废物料处理控制图
仓库 开始 财务部 每月定期对库存物料进行分析 否 结束 是否有超期或长期闲置的物料 是 填写超期或长期闲置物料报告报办公室主任 经审核的报告 合同相关部门专业人员对物料情况和处理方法提出意见 否 是否权限内 上报总经理审批 同意 经审批后处理的报告 合同有关部门寻找合适的客户，并询价出售 财务部根据出售合同收款 更新资产明细帐 仓管员更新库存台帐 结束
3、存货闲置、报废处理流程控制表
存货闲置、报废处理流程控制 1、 确保闲置、报废存货得到及时处理。 控制目标 2、 账务处理及时、正确。 1、 仓库每月定期对存货进行检查分析，对闲置、报废的存货进行审核确定。 2、 对超过储存期限、长期闲置的存货报办公室主任及时处理。 关键控制点 3、 处理措施须适当审批。 4、 存货处理后，相关部门及时、正确进行账务处理。 1、 仓管员每月定期对存货进行检查分析，是否有超过储存期限、长期闲置或报废的存货。 2、 如有超过储存期限、长期闲置或报废的存货，仓管员填写超过储存期限、长期闲置或报废的存货报告报办公室主任审核。 控制过程 3、 仓库会同相关专业人员存货情况提出处理意见，根据权限进行审批。 4、 处理意见经审批后，由办公室会同相关部门寻找合适客户询价出售。 5、 财务部根据出售合同收款，并更新账务。 6、 仓管员根据处理情况更新库存台账 相关应建规范 ◇《XXXX有限公司内部控制制度——存货内控制度》 规范 参照规范 ◇《企业内部控制应用指引》 ◇ 检查报告及处理意见报告 文件资料 ◇ 出售合同 责任部门 及责任人 使用部门、技术部门、办公室、财务部、商务部 总经理、办公室主任、仓管员、技术人员
存货内控流程——存货盘点控制图
仓管员 办公室主任 财务部 财务部合同办公室主任制定盘点计划 总经理 仓管员进行盘点 制定盘点人员及盘点清查表 所有盘点结果记录在盘点表内 办公室主任及财务部进行复审抽查 了解差异原因，起草差异原因报告 不相符 帐套是否相符 相 符 财务经理审批并用月、年结 审阅报告并批示 调整明细帐及制定月、年结 结束
4、存货盘点流程控制表
存货盘点流程控制 1、 公司的存货盘点合规、合法。 控制目标 2、 所有的存货应保存完好。 3、 仓库应能清楚确定存货的位置。 1、 由仓管员定期进行盘点，差异应与存货台账、卡和会计账调节。 2、 盘点的时间应该统一，以免重复计算。 关键控制点 3、 盘点如果发现超过储存期限、长期闲置或报废存货等异常存货，应及时进行处理。 4、 盘点的结果应得到管理人员的复核及签字确认。 1、 根据公司规定的盘点周期，财务部会同办公室主任制定盘点计划，计划包括参与人员、盘点时间、盘点范围等。 2、 在规定的盘点日，盘点应由仓管员进行，办公室主任应进行盘点抽查。 3、 除了在年末审计时，财务应不定期进行复查或抽查，视公司实际情况决定进行全盘复查或抽查。 控制过程 4、 盘点完毕后，由参与盘点的工作人员起草存货盘点报告，财务部及仓管员复核签名。 5、 若有账实不符的情况，办公室主任应分析差异原因，起草盘点差异原因报告。 6、 管理层审阅报告，对差异的原因分析具体部门的责任，并考虑赏罚措施。 7、 如需调整存货明细账或清单，须有财务部经理审批。 相关应建规范 ◇《XXXX有限公司内部控制制度——存货内控制度》 规范 参照规范 ◇《企业内部控制应用指引》 ◇ 存货盘点计划表 文件资料 ◇ 存货盘点表 ◇ 存货盘点盈亏报告表 责任部门 及责任人 办公室、财务部 办公室主任、仓管员、盘点参与人员
