电子商务 中国市场２０１０年第４９期（总第６０８期） 用好Ｗｏｒｄ ２００７“文档比较’’ 提高标书编制效率 杨龙武 （福建农林大学 国有资产管理处，福建 福州［摘３５０００２） 要］本文向广大招标工作者介绍Ｗｏｒｄ ２００７的文档比较功能以帮助提高标书编制效率。 ［关键词］Ｗｏｒｄ ２００７；文档比较；标书 ［中图分类号］Ｆ７２４ ［文献标识码］Ａ ［文章编号］１００５—６４３２（２０１０）４９—００９２一ｏ４ １前言 （图２）。 对于从事招标工作的同志们来说，标书编制是枯燥 而又必须谨慎小心的事。招标工作的组织、评定、签订 合同等都是依据标书进行。编制过程中哪怕出现一丝差 错都有可能带来完全不同的结果，因此核对工作是非常 重要的。 爨 ｉ 图２ 但是，在标书编制、确认过程中，可能需要经用户反 复修改多次，因此每次收到用户发来的修订版都要仔细核 对。现在的标书动辄几十页，工作量大，难免会出错。尤 其有些用户不习惯使用审阅修订模式修订标书，习惯使用 色彩标注的方式标示修改处，以至于工作人员在接收到修 订版后必须人工查找、核对更改处。更有甚者，用户可能 因误操作使一些不显眼的地方被修改，导致招标流程出 在弹出的对话框中“原文档”一栏选择较早的标书 版本，即ＦＹＺＢ—Ｓ１—２００９０２６ａ．ｄｏｅ；“修订的文档”一栏 选择用户单位的修改版标书，即ＦＹＺＢ—ＳＩ一 ２００９０２６ｂ．ｄｏｅ（图３）。 错。为提高核对效率，许多工作人员想到了借助文档比较 软件。市面上有不少文档比较软件，但多为外文版本，中 文支持不好，且操作不便，比对效果也差强人意。这里笔 者用实例介绍最贴近广大招标工作者，最符合大众操作习 惯，也是与．ｄｏｅ．ｄｏｅｘ格式文件兼容性最好的Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆ－ ｉｆｃｅ Ｗｏ ２００７（以下简称Ｗｏｒｄ ２００７）的“文档比较”功 能。 一图３ ２操作步骤 例如，有两个．ｄｏｅ格式的文档，ＦＹＺＢ—ｓ１— ２００９０２６ｍ ｄｏｅ是标书初稿，ＦＹＺＢ—Ｓ１—２００９０２６ｂ．ｄｏｅ是 般按默认点击“确定”即可进行下一步操作。也 可点击左下角的“更多”下拉菜单，会出现更多设置和 过滤选项，设置“比较设置”一栏可根据实际情况滤掉 一些条件，避免下一步出现太多比较结果影响阅览。这里 用户在ＦＹＺＢ—Ｓ１—２００９０２６ｍ ｄｏｅ基础上修改后发来的修 订稿（图１）。 保持默认全选。“修订的显示级别”选择“字符级别”， “修订的显示位置”保持默认的新文档（图４）。 点击“确定”后即可看到比较的结果。结果界面分 左中右三列，最左边一列“摘要”显示各类型修改的摘 要信息，可以直观地看出哪里被修改过；中问“比较的 文档”一列以审阅模式直接将未修改和修改过的内容同 图１ 时显示在同一文件中，这一列是可以编辑的；右边一列又 分为上下两栏，分别显示原文档ＦＹＺＢ—Ｓ１— ２００９０２６ａ．ｄｏｅ的内容和修订的文档ＦＹＺＢ—Ｓ１— ２００９０２６ｂ．ｄｏｅ的内容，这一列是不可编辑的。这三列的内 启动ｗｏｒｄ ２００７，点击功能“审阅”选项卡，点击选 择“比较”功能下的“比较文档的两个版本（精确比 ２０］０．１２ 杨龙武：用好Ｗｏｒｄ ２００７“文档比按” 提高标书编制效率 电子商务 其余两列就会跳转到相应的文档位置，核对时非常方便。 但是，这里应注意Ｗｏｒｄ ２００７程序对修改处的表示方式： 除单纯的删除和插入操作外，每一处被修改过的地方被表 示为一处删除“原文档”里相应部分的内容后插入一处 “修订的文档”里相应的内容（图５）。 根据Ｗｏｒｄ ２００７程序对修改的表示方式及“摘要”显 示的内容，可以发现本例中实际有四处被修改。其中三处 修改过的地方被用户以黄色背景标明，说明这是用户确实 需要修改的地方。而另外一个依据相关法规收取服务费的 图４ 条款将１．２％改为５％，修改处没有黄色背景标明，从逻 辑上推断，此处不应也不可能是用户单位想修改的地方， 应属于误操作产生的，可以与用户单位联系确认（图６）。 容显示是同步的，只要点击“摘要”列里的修改处摘要， 唾 舞８ ｝ 尊 瑟 瑟 耩灭酶内霉 蕤７５分辨塞一 ．鍪 ｏ ｈ 皤量范围内，雌２６艘∞ 扫萤 Ｉ 璧描速度时分辨幸可达到。 一嚣 鄂分按碱收取 １００万一５００万元 部分按ｏ ８８划受取 服务赞接差餐 按 照冀照盏澎 塞曩 照 ．＋ ｉ ｌ ６扫描速率 昔洒扫描 ，｛ｏｈ 快霾 ｝ｊ描＿ ∞０一…＋ 定率嚣进法计冀 中标骓务费在壤 碗盘等搿靛方式一次性擞清。 菇 —３００（姚 矮爨蒋蒜搿 戳０岳００ 招｛ ７ｌ，※扫描方式 选捧离子扫描、 ｉ 全蓊 ￥ｌ取 标通知书前以支票、汇累、； 橱ｊ 淫囊鳟霉辨辜母逡辩 ｓ一 ２液相色谱部分（配置质蘸专用型觚ｓ泵） 霾 ； ｉ ７．ｌ耋 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