麦达尔电器有限公司 程 序 文 件 文件名称：文件控制程序 文件编号：QP/MDL01-2009 版号/修改状态： B/0 页 码：第1页 共4页 1．目的 对与组织质量管理体系有关的文件进行控制.确保各相关场所使用文件为有效版本。 2．范围 适用于与质量管理体系有关的文件控制。 ３ 职责 ３.１ 办公室负责质量手册(包括程序文件)及其它管理文件的组织编制、更改控制。 ３.２ 开发部负责技术文件的编制、更改控制。 ３.３ 资料室负责各类文件、资料的发放和管理。 ３.４ 品质工程部负责检验文件的编制、更改控制。 ４ 工作程序 ４.１ 文件分类及编号 ４.１.１ 文件分为如下几类： Ａ．质量手册(包括程序文件)； Ｂ．技术性文件和有关资料(包括外来文件)； Ｃ．其它管理文件； 4. １.2产品图样及设计文件编号按ZB N04 006-88《电工仪表产品图样及设计文件的分类编号》; 4．1．3《质量手册》编号为 QM / MDL XX -XXXX ; 文件发布年份号 发布顺序号 企业代号 质量手册代号 程序文件编号为 QP / MDL XX -XXXX ; 文件发布年份号 发布顺序号 企业代号 程序文件代号 管理制度编号按有关规定实施 编 制 日 期 审 核 日 期 批 准 日 期 文件编号：QP/MDL01-2009 版号/修改状态： B/0
页 码：第2页 共4页
４.１.4 检验文件、工艺文件编号按QJ/MDL01.01-03《工艺文件的编号方法》规定。
４.１.5 文件分为受控文件和非受控文件，受控文件的目录由各类文件编制部门提出，管理者代表批准。受控文件加盖“受控文件”印章并注分发号，非受控文件只进行编号。 ４.２ 文件的编写
４.２.１ 质量手册(包括程序文件)和其它管理文件由办公室组织编写。 ４.２.２ 开发部负责组织相关部门编写技术文件，包括产品企业标准、技术图样、工艺文件、工艺规程、采购规范、设备维护和操作规范等。 4．2．3 品质工程部负责检验卡片及相关检验文件的编号。 ４.３ 文件的审批
４.３.１ 质量手册由管理者代表审核，董事长批准。程序文件由各职能部门负责人会审，管理者代表批准。
４.３.２ 技术文件由开发审核，总工程师批准。检验文件由品质工程审核，总工程师批准。
４.３.３ 其它文件由各部门主管审核，管理者代表批准。 ４.４ 文件的发放
４.４.１ 文件发放按质量管理体系的需要，经管理者代表审批，由资料室加盖相关印章，按规定发放范围发放;检验卡片由资料室负责发放到相应检验人员，并作好发放记录。收文部门应在相应的收文登记表上做好收文登记。 ４.４.２ 文件的发放范围：
Ａ．质量手册(包括程序文件)按“文件发放审批表”发放，并加盖”受控”或”非受控”印章和分发号,便于追溯。
Ｂ．技术文件发放范围按本公司制定的QG/MDL08.02-2009《文件管理制度》执行。
４.４.３ 文件领用人必须在“文件发放登记表”上签名。
４.４.４ 当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借阅其他人的文件复印，应填写“文件发放审批表”，经管理者代表批准后，到资料室办理领用手续。公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的复印件，一经发现应立即由资料室管理员收回销毁。
４.４.５ 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到资料室办理更换手续，以旧换新，并沿用原文件分发号，资料管理员按规定将破损文件销毁。 ４.４.６ 当文件使用人丢失文件时，应按４．４．４条办理申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明（必要时应作出检讨）。资料员在补发文件时应给与新分发号，并注明丢失文件分发号，必要时通知各部门，以防误用。
麦达尔电器有限公司 程 序 文 件
文件名称：文件控制程序
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４.５ 文件的更改
４.５.１ 文件需更改时，应由更改人填写“文件更改通知单”说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。必要时对各相关场所使用的更改文件需进行评审与更新，并应得到重新批准。
4.５.２ 文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。
４.５.３ 文件更改的批准后，由资料室实施更改。文件更改时，注明更改标记和更改生效日期，并按“文件发放登记表”的名单发放修改后的文件，同时收回作废旧文件。对重要更改还应发放“文件更改通知单”告知文件使用人。
4. 5. 4技术文件的具体更改方法按公司制定的QJ/MDL05.02-2008《产品图样及设计文件工艺文件更改办法》执行。 ４.６ 文件的换版与作废 ４.６.１ 文件经多次更改（修改状态从０到９时）或文件需进行大幅度修改时，应进行换版，原版的文件作废，换发新版本。
４.６.２ 作废的文件由资料员按“文件发放登记表”收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，资料员填写“文件销毁清单”，经管理者代表批准后统一销毁。４.６.3对所需保留的作废文件、申请填写“文件留用申请单”，经管理者代表批准，由资料室加盖“作废文件仅供参考”印章方可留用。 ４.７ 文件的管理
４.７.１ 文件经拟制、审核、批准后，原版文件交资料室存档并填写“归档登记表”并列入“受控文件清单”中。
４.７.２ 需临时借阅文件的人员，填写“借阅登记表”，借阅者应在指定日期归还，原版文件一列不外借。
４.７.３ 资料室应定期（半年一次）检查在用文件资料，确保在用文件均为有效版本。
4.7.4 所有的文件应电脑备份，必要时刻录光盘，且刻录的光盘视为原版文件，并做好标示存档。 ４.８ 外部文件的控制
４.８.１ 开发部负责定期（每年初）到有关部门核查所使用的国际标准，国家标准，部颁标准、行业标准等外部文件是有效版本，及时更换过期文件。 ４.８.２ 开发部负责收集并检查企业所执行的有关的国家及地方等法律、法规性文件的有效性，同时交由资料室做好文件的登记和发放控制。
4．8．3 开发部负责按4.4条规定做好顾客提供图纸等文件的确认,并及时 交由资料室做好归档和发放控制工作。
４.８.4 资料室对发放到企业外部的受控文件（如供方的加工图样、技术规范等）进行发放登记及更改、作废的控制。
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5 相关文件
5.1记录控制程序 5.2技术文件管理制度
5.3产品图样及设计文件工艺文件更改办法 6 质量记录
6.1 文件发放审批表 QR/MDL01-01 6.2 技术文件发放登记表 QR/MDL01-02 6.3 质量文件发放登记表 QR/MDL01-03 6.4 文件销毁清单 QR/MDL01-04 6.5 文件归档登记表 QR/MDL01-05 6.6 技术文件(图纸)领用申请表 QR/MDL01-06 6.7 质量文件更改通知单 QR/MDL01-07 6.8 更改通知单 QR/MDL01-08 6.9 文件留用申请单 QR/MDL01-09 6.10 借阅登记表 QR/MDL01-10 6.11 受控文件清单 QR/MDL01-11 6.12 技术文件收文登记表 QR/MDL01-12 6.13 质量管理文件收文登记表 QR/MDL01-13 6.14 供方图纸发放登记表 QR/MDL01-14
麦达尔电器有限公司
文件发放审批表 QR/MDL01-01
年 月 日 编号: 序号
文件编号
文件名称
份数
发往部门
批 准 填 单
麦达尔电器有限公司
技术文件发放登记表 QR/MDL01-02
图 号
No:
发 放 收件人
名 称 日 期 份 数
部 门 签 字
备 注
麦达尔电器有限公司
质量文件发放登记表 QR/MDL01-03
No:
接收人
接收日期质量文件名称 质量文件编号 部 门版本号受控号非受控号 数量
签名
回收累计
备 注
日期份数
麦达尔电器有限公司
文件销毁清单 QR/MDL01-04
序号
文件编号
文件名称
份数
下列文件已失效，现予销毁： 年 月 日
备 注
批准： 填单：
麦达尔电器有限公司
文件归档登记表 QR/MDL01-05
No.
归档日期
文 件 编 号
文 件 名 称
数 量
移 交 部 门
移交人
作 废
交接人
日 期
备 注
麦达尔电器有限公司
技术文件（图纸）领用申请表 QR/MDL01-06
No： 申 请 部 门 发 放 单 位 地 址 联 系 电 话 申请图纸名称 图 号 申请理由:
`
申请人: 年 月 日
审批意见:
总工程师: 年 月 日
部门负责人
邮 编
联系人
数 量
麦达尔电器有限公司
更改通知单 QR/MDL01-08
产品名称及编号
处数
更改后
更 改原 因
更改实施日期
制品处理
共 页 第 页 发往部门
N0.
产品型号
零(部)件图号
产 品 名 称
更改前
标记 产品代号
会 签
工 艺 标准化
编制(日期) 审核(日期)
批准(日期)
麦达尔电器有限公司
质量文件更改通知单 QR/MDL01-07
编号： 年 月 日 文件编号 第 章第 页 更 改 前
修改状态
文件名称
更 改 后
更改实施日期
更改原因
发往部门
编 制
批 准
麦达尔电器有限公司
文件留用申请单 QR/MDL01-09
编号： No: 申请部门 文件编号
产品型号 文件名称
文件留用原因：
留用人： 日 期：
审批意见：
审批人： 日 期：
麦达尔电器有限公司
借阅登记表 QR/MDL01-10
No:
序号
代 号
名 称
借阅时间 借阅人
归还时间
麦达尔电器有限公司
受控文件清单 QR/MDL01-11
No:
序号
文件编号
文 件 名 称
备 注
麦达尔电器有限公司
技术文件收文登记表 QR/MDL01-12
部门： 产品型号名称：
日 期
图 号
名 称
份数 领用人
调 换 记 录
备 注
麦达尔电器有限公司
质量管理文件收文登记表 QR/MDL01-13
部门： 序收文号 日期
文件编号
文件名称
份数
回收日期
备 注
麦达尔电器有限公司
供方图纸发放登记表 QR/MDL01-14
No:
旧图回数序
备注 供方名称 签 名/日期 图纸名称 图号
收日期量 号
