标题 1 目的 对质量管理体系有关的文件进行控制，防止使用失效、作废的文件，确保有效文件到达使用场所。 2 范围 适用于与质量管理体系有关的所有文件的控制，包括外来文件。 3 职责 3.1 总经理负责质量手册和程序文件的批准； 3.2 管理者代表负责质量管理体系文件化的组织工作和文件审核； 3.3行政财务部负责管理性文件的控制，包括外来管理性文件的控制； 3.4技术部负责技术性文件的控制，包括外来技术性文件的控制； 3.5其他各有关部门负责职能范围内文件的使用和管理。 4 措施及要求 4.1总则 4.1.1与质量管理体系有关的部门、岗位都能得到相应文件的有效版本； 4.1.2失效和作废的文件及时从使用场所收回，由控制部门处理； 4.1.3文件适用范围内，所涉及的所有部门和人员必须严格遵守文件的各项规定。 4.2文件的起草、批准及发布 4.2.1文件起草 文件在起草时应遵循五大原则：系统原则、协调原则、最优化原则、可操作原则、可证实原则。 4.2.2文件送审 4.2.2.1起草部门把管理性文件的初稿送至行政财务部，技术性文件初稿送至技术部进行编辑性修改和编 号，文件编号规则见附录A。 4.2.2.2文件编号后，由文件管理部门组织文件的审查会签，填写“文件会签单”，文件会签人员包括公司 主要领导，相关部门负责人等。 4.2.3文件批准 4.2.3.1质量手册和程序文件经会签后，由管理者代表审核，总经理批准。 4.2.3.2技术性文件由技术部负责人审核，总工程师批准。 4.2.3.3行政公文由部门负责人审核，总经理批准。 4.2.3.4其它管理性文件如涉及全公司的由行政财务部负责人审核，管理者代表批准；如仅为部门内使用 的文件由各部门负责人批准，并报行政财务部备案。 4.2.3.5 文件更改一般由原批准人批准，程序文件更改由管理者代表批准。 4.2.4文件的发布 文件发布由文件管理部门负责，管理性文件由行政财务部发放；技术性文件由技术部发放。发放部 文件控制程序 文件编号 页 码 第B版 第 0次修改 第1 页 共 10页
标题 文件控制程序 文件编号 页 码 第B版 第 0次修改 第2 页 共 10 页 门将文件登入“受控文件清单”，收文人在领取文件时，应在“文件发放记录”上签字。 4.3文件的更改与废止 4.3.1文件更改一般由文件起草部门提出，鼓励使用部门提出更改建议，文件管理部门的领导应积极、及时处理。 4.3.2文件更改时，填写“文件更改（废止）单”，并按原程序进行会签，按规定进行批准。 4.3.3 “文件更改（废止）单”经批准后，由文件管理部门负责更改。更改需确保所有同一受控文件得到同步更改，非受控文件可不更改。 4.3.4更改可采用划改、涂改、增行、增页、换页等方法。采用划改、涂改、增行方式时，在更改处加盖“更改”章（附录B）或在更改处加标记。每次更改都在页眉编号。 4.3.5当文件已不再适用时，应废止。由文件管理部门填写“文件更改（废止）单”，报原批准人批准后，由文件管理部门收回所有废止文件，需保留的加盖“作废留存”章（附录B），其余销毁。 4.4文件管理 4.4.1技术部负责技术文件的归档管理，品质部负责质量体系文件管理，行政财务部负责行政文件管理。 4.4.2各部门收到的受控文件都必须指定专人保管，不丢失、不外借，向外提供必须经主管领导批准。 4.4.3外来文件按技术性文件和管理性文件分别由技术部和行政财务部负责识别和管理，登记在“外来文件、图纸登记表”上。 4.4.4当顾客提供文件时，按顾客财产管理要求执行，由市场部负责接收，并转交文件管理部门识别并 ，严禁对外泄露。当发生丢失、损坏或不适用的情况时，应报告顾客。 4.4.5受控文件持有者，调离公司时，必须办好移交。 5 附录 附录A 文件编号规则 附录B 印章式样 -QP-01-01 文件会签单 -QP-01-02 文件发放记录 -QP-01-03 技术文件发放记录 -QP-01-04 文件更改（废止）单 -QP-01-05 外来文件、图纸登记表 -QP-01-06 受控文件清单
附录A
文件编号规则
A1文件编号及含义
/ -××-×× － ×××× 发布年份 发布顺序号
类别：QM---质量手册 QP---程序文件 GL---其他管理文件 GY---工艺文件 JY---检验文件 JS---其他技术文件 公司代号 企业标准代号
A2 记录编号及含义 / - ×× -××－×× 该文件的记录发布顺序号 文件编号
记录的使用编号单列，采用No.
A3 公文文件（包括行政性文件、通知、计划）编号及含义 （ × ）字 （ ×××× ） 第（ ×× ）号 文件发布顺序号 文件发布年份
文件拟稿部门：行---行政财务部 技---技术部 市---市场部 品---品保部 生---生产部 公司简称
附录B
印章式样
更改
作废留存
文件会签单
No. 文件编号 文件名称 文件附录 会签部门 审核意见 批准意见 会 签 意 见 审核人: 年 月 日 批准人: 年 月 日 管理部门 起草部门 起草人 会签人签名 会签日期
文件发放记录
No. 发文部门 文件编号 文件名称 文件附录 分发编号 收 文 部 门 份数 签 收 人 日 期 备 注 记录
技术文件发放记录
编号 文件名称 收文部门 份数 签 收 人 日 期 记录人：
文件更改（废止）单
No.
文件编号名称 提 出 部 门 更改(废止)理由 相关文件更改 更 改 内 容 原: 现: 更改方法 □划改 □涂改 □增行 □增页 □换页 （适用时填写） 在 制 品 处 理 意 见 会更改标记 □盖章 □其他 负责人 日期 性质 年 月 日 □更改 □废止 签 意 见 会签人： 年 月 日 批准意见 批准人： 年 月 日
外来文件、图纸登记表
No.
序号 文件、图 纸名称 文件、图 纸编号 文件、图 纸来源 收到份数 收到 日期 收到人 备 注 登记部门： 登记人：
