长沙市雨花城市建设投资有限责任公司工程洽商（变更）、签证办法实施说明
一、工程洽商（变更）、签证的总体原则
1、合同范围内所有涉及到工程造价增减或费用增减或工期增减的事项，必须走工程洽商（变更）、签证的程序，并按本要求经过相关单位和人员的审批后，方可作为竣工结算审计的依据，否则发包人
不予办理竣工结算，所造成的后果及责任均由承包人承担。
2、工程洽商（变更）、签证的管理文件包括：
（1）“工程洽商（变更）现场审批记录表”、“工程洽商（变更）公司领导审批意见表”（简称洽商记录）、“工程变更通知单”。
（2）“工程量签证草签原始记录表”（简称草签表）。
（3）“长沙市雨花区工程建设签证单”（简称正式签证单）。
（4）现场测量记录文件。
（5）以上文件的格式详见发包人提供的“工程量签证草签本”（简称草签本）。
3、工程草签必须使用长沙市雨花城市建设投资有限责任公司预结算（合约）部统一制定的草签本。
4、签证必须说明签证原因，实行编号管理，不得漏页，且注明相对应的工程变更洽商资料。
5、现场洽商、签证项目要及时全面，做到一事一商、一事一签，及时处理，防止遗漏。
6、现场签证内容要明确真实，实测实量，要素齐全。
7、草签表要求数据清晰，草签涂改后的数据必须经所有人员重新确认，并加盖数据涂改人所在部门公章，签名前不能留空白，并注明日期。
8、承包人应按顺序签证并妥善保管草签本，作为日后向建设单位补办正式签证单的主要依据，草签本不得遗失、撕毁，否则后果由
承包人自行承担。
9、隐蔽工程承包人必须向发包人预结算（合约）部提供清晰可辨认的照片或者其他影像资料记录（含电子版），否则竣工结算审计中所带来的责任和后果均由承包人承担。
10、所有工程洽商（变更）、签证的管理文件必须及时办理，不搞事后补签。
二、工程洽商（变更）、签证管理文件的大体要求：
1、总体要求：
（1）工程洽商（变更）、签证的管理文件之间的关系解释：
①洽商记录：用于发包人审核该事项是否同意实施，为竣工结算审计中可依据的文件。
②工程变更通知单（含正式的设计变更、施工方案等附件）：用于发包人确认该事项实施的依据，为竣工结算审计中可依据的文件。
③草签表：用于发包人审核该事项实施后发生的具体工程量。为签证过程中的流程文件，竣工结算审计中不可依据该文件。
④正式签证单：用于发包人审核该事项最终或实际完成的工程量，为竣工结算审计中可依据的文件。
（2）工程洽商（变更）、签证的大体流程如下：
洽商(变更)按照变更意向、初步方案确定、洽商现场审批、正式变更设计或施工方案确认、发出变更通知单的程序。
① 变更意向：设计人、监理人、发包人、承包人中任意一方提出变更意向；
② 方案确定：项目部组织召集，区监察局、区财政局、区审计局、设计单位、监理单位、预结算（合约）部、总工室参与确定是否变更及拟变更的初步方案（必要时由设计单位出具初步变更设计草案）；
③工程洽商(变更)现场审批记录（附表15、附表15-1）：承包人根据意向方案呈报工程洽商，计算拟变更的工程量，附估算造价（工程量计算式及套价文件均需提供电子文档），由项目部完成相应的审批流程，预结算（合约）部按合同规定的变更估价原则初步审核变更价格，根据变更估算金额大小，确定是否需要走公司及董（监）事会审批程序，需要则由预结算（合约）部走相应的审批流程（附表16、表17）；
④ 变更通知单：工程洽商(变更)现场审批记录及审批表通过后，由设计单位出具正式的变更图或确定正式的施工方案，施工单位根据变更图或正式的施工方案计算拟变更的工程量，附变更价格，预结算（合约）部核定拟变更的工程量及单价（有合同清单的，按合同清单，没有合同清单的，由预结算（合约）部按合同规定的变更估价原则初步核定变更价格，最终价格由区财评在结算时审定），按变更金额大小，按不同权限签发变更通知单。
（3）工程中任一事项的工程变更，无论是设计人、监理人、发包人、承包人等单位和人员提出，都必须走洽商记录文件审批程序，工程洽商批准后，出具正式的变更通知单，未走洽商记录文件审批程序或未通过洽商记录文件审批程序中相关人员签字同意的工程洽商（变更），无正式变更通知单的，发包人在办理竣工结算审计过程中均一概不予办理。
（4）工程中任一事项是否构成工程变更，必须与以下内容相比较：
①发包人提供给承包人的招标图纸。
②发包人项目部和预结算（合约）部盖章确认的施工图纸。
③发包人和监理人批准的施工组织设计或施工方案。
（5）工程洽商（变更）、签证的管理文件应配套使用：
①无图纸的工程：任一事项的洽商记录文件应有与之配套的草签本中的草签表、正式签证单文件。
②有图纸的工程：任一事项的洽商记录文件应有与之配套的竣工图文件。
2、洽商记录、工程变更通知单文件大体要求：
（1）本表分现场审批表、公司领导审批表和董(监)事会审批表、工程变更通知单，现场审批表由承包人电脑打印填报，并由发包人项目部走完流程（承包人项目部配合走至预结算（合约）部会签完止），公司领导审批表和董(监)事会审批表由预结算（合约）部打印填报，并走完该表审核签字的工作流程，工程变更通知单由发包人预结算（合约）部打印填报，并由预结算（合约）部走完审核签字的工作流程。
（2）本表应有的其他支持文件（如设计人出具的设计变更单、工作联系单、技术核定单、图纸等，监理人出具的监理指令、监理通知书等，发包人项目部出具的函、通知、图纸、要求等，各方形成的会议纪要等），应按发包人预结算（合约）部要求，将原件作为附件附后，并在表中注明附件文件数及页码数。
（3）本表只能一事一洽商，洽商记录必须详细说明洽商事项发生的日期、部位、原因、范围以及洽商内容的大体做法。
（4）单一事项在5万元及5万元以上的工程洽商（变更），在工程洽商（变更）现场审批记录（表15-1）审批流程走完后，还须由发包人预结算（合约）部填报“工程洽商（变更）公司领导审批意见表” （表16）或“工程洽商(变更)公司董(监)事会审批意见表” （表17），报发包人公司或董（监）事会签字审批同意后才可实施。其中变更估算金额在5万元以下的，工程变更(洽商)由公司项目部和预结算(合约)部审核，工程变更通知单由项目联点领导签字，公司总经理签发；变更估算金额在5万-20万的工程变更(洽商)由总经理审批，工程变更通知单由项目联点领导签字，公司总经理签发；变更估算金额在20万以上或工程变更(洽商) 累计变更金额超过合同总价20%以上的重大设计变更、增加工程量或施工方案调整项目，工程变更(洽商)由公司董、监事会审批，工程变更通知单由董事长、公司总经理和监事会召集人三人共同签发。工程变更通知单中价格仅指分部分项单价或合价，其他费用（税金、规费等）待结算时统一调整。
（5）工程洽商事项只有在现场审批表、公司领导审批表或董(监)事会审批表审核流程走完，并经过各方签字同意，发出变更通知单后才可实施洽商的事项，否则，不论何种原因承包人提前实施该事项所导致的后果和责任均由承包人自身承担,遇特殊情况经请示财政、审计、纪检监察等相关部门批准后，采取特事特办，但要尽快按规定程序完成审批流程。
3、草签表的大体要求：
（1）本表由承包人手工填报，并由承包人走完本表各方审核签字的工作流程。
（2）本表必须在洽商记录得到发包人批准，洽商事项施工后予以签认，否则一切后果均由承包人承担。
（3）本表编号应与洽商记录、工程变更通知单相对应，且配套使用。
（4）本表实行一事一草签，如本页写不下，可在紧后页接着填写，本表应有的其他支持文件（如施工图纸、施工简图等），应按发包人预结算（合约）部要求，将图纸手工画在草签表中或将图纸原件作为附件粘贴附后，并在表中注明附件情况。
（5）草签表中的事项必须与洽商记录中的事项对应，草签表应包括草签事项的发生的日期、部位及分部分项工程的具体做法或工程量等。洽商记录里面没有附图纸的，草签中必须标明签证部位简图（或粘贴附后），标明工程部位的几何尺寸、标高、施工方法等。如果是确定施工机械台班数量或人工数量的签证，必须写明台班的数量、机械型号规格、发生的具体时间段等内容。否则，因承包人草签表中草签不详细而影响计价所带来的责任由承包人自身承担。
（6）本表由发包人预结算（合约）部印制并胶装成册后提供给承包人，承包人应按顺序签证并妥善保管，作为日后向各方办理正式签证的主要依据，本表不得遗失、撕毁。
4、正式签证单的大体要求：
（1）本表由承包人电脑打印填报，并由承包人走完本表各方审核签字的工作流程。
（2）本表必须在洽商记录、草签表得到发包人批准后，且洽商事项施工完成后再签认，否则一切后果均由承包人承担。
（3）本表编号应与草签表一致，并与洽商记录相对应。
（4）本表实行一事一签证，如本页写不下，可在紧后页接着填写，本表应有的其他支持文件（如竣工图纸、竣工简图等），应按发包人预结算（合约）部要求，将图纸原件作为附件粘贴附后，并在表中注明附件情况。
（5）正式签证单中的事项必须与洽商记录、草签表中的事项对应，正式签证单应包括工程名称、签证的日期、分项工程名称、单位、数量及详细的计算式、施工方法等。否则，因承包人正式签证单中签证内容填报不详细而影响计价所带来的责任由承包人自身承担。
三、工程洽商（变更）、签证管理文件上签字单位及人员要求：
1、承包人：必须有承包人本项目的项目负责人的签字。承包人本项目的项目负责人姓名： 。
2、监理人：必须要有专业监理工程师和总监理工程师签字。监理人本项目的建筑专业工程师姓名： ，监理人本项目的安装专业工程师姓名： ，监理人本项目的总监理工程师姓名： 。
3、设计人：必须有现场设计代表签字。设计人本项目的设计代表姓名： 。
4、发包人项目部：必须要有发包人现场专业工程师和项目经理签字。发包人本项目的建筑专业工程师姓名： ，发包人本项目的安装专业工程师姓名： ，发包人本项目的项目经理姓名： 。
5、发包人总工室：必须要有总工室专业工程师和总工签字。发包人总工室的建筑专业工程师姓名： ，发包人总工室安装专业工程师姓名： ，发包人总工室主任姓名： 。
6、发包人预结算（合约）部：必须要有预结算（合约）工程师和预结算（合约）部签字。发包人本项目的预结算（合约）工程师姓名： ，发包人预结算（合约）部姓名： 。
7、区财评：必须要有2位跟踪审计工程师签字。区财评本项目的2位审计工程师姓名： 。
8、区审计和区纪检监察由派出人员签字。
9、以上人员签字的手写字体在合同期内均应一致，并以第一次洽商记录上所签字体为准，同一人如因前后签字字体不一致或未签字或未按本条以上要求签字的，在竣工结算审计过程中，发包人将不予认可和办理结算，所带来的责任和后果由承包人承担。
10、合同期内，各方的签字人员如有更换，职能部门人员由发包人通知，其他人员须经发包人批准后，由需要更换人员的单位第一时间书面告知以上其它各方后，新更换的人员才有权签字，否则发包人将不予认可。
四、工程洽商（变更）、签证管理文件的编号要求：
1、洽商记录：YCT-AAAA-BBBB-QSJL-三位数字，三位数字自001编号起；
2、工程变更通知单：YCT-AAAA-BBBB-BGTZ-三位数字，三位数字自001编号起；
3、草签表：YCT-AAAA-BBBB-CQB-三位数字，三位数字自001编号起；
4、正式签证单：YCT-AAAA-BBBB-QZD-三位数字，三位数字自001编号起；
5、编号规则及字母说明：
（1）YCT：代表雨花城投。
（2）AAAA：代表项目名称每个字的汉语拼音的第一个字母的大写。如黎锦苑为LJY，黎雅苑为LYY，瑞景苑为RJY，莲景苑为LJY(1)，颐景苑为YJY，桃花苑为THY，三力公寓为SLGY，月雅苑为YYY等;
（3）BBBB：代表签证事项合同类别名称每个字的汉语拼音的第一个字母的大写。如土方合同为TFHT，主体施工合同2标段为SGHT（2）。
（4）QSJL：代表洽商记录文件。
（5）BGTZ：代表变更通知文件。
（6）CQB：代表草签表文件。
（7）QZD：代表正式签证单文件。
6、其他经济方面的资料编号：按发包人预结算（合约）部要求编号。
7、所有工程洽商（变更）、签证管理文件实行编号管理，由承包人按本要求编号，编号过程中不得漏编号或错编号或重编号或缺编号等，每张工程洽商记录与工程变更通知单、签证单（含草签）的编号要求对应，且内容为同一事项。草签及正式签证记录必须同号，且编号必须连续，并在签证记录上注明所对应的工程变更通知单和洽商记录的编号。
五、工程洽商（变更）、签证管理文件的盖章要求：
1、本项目承包人、设计人、监理人、发包人项目部、发包人总工室、发包人预结算（合约）部均需要制作一个项目部的公章或单位公章或部门公章，代替各方行政公章用于本项目，与各方行政公章具有同等法律效力。请各方在交底会议后14天内制作，并将各方（项目部）鲜章用印原件，报发包人预结算（合约）部备查、备案。
2、洽商记录和正式签证单均需要各方签字盖章，草签表只需要各方签字，无须各方盖章。
3、区财评：两位审计工程师共同签字，经两位审计工程师共同签字认可的资料文件由区财评统一盖雨花区财政投资评审中心行政章。
4、区审计：由经办人员签字并盖部门或单位公章。
5、工程洽商（变更）、签证管理文件未按本条以上要求盖章的，项目相关方不予以签字，所造成的一切后果均由承包人承担。
六、工程洽商（变更）、签证管理文件的完成时间要求：
1、洽商记录：承包人必须在需要洽商的事项施工之前走完审批洽商的流程。
2、草签表：在洽商（变更）事项完成后草签，但洽商（变更）事项中的隐蔽工程，承包人必须在隐蔽前走完审批草签的流程。
3、正式签证单：承包人必须在签证事项施工完成并经各方现场验收合格后14天内走完审批正式签证单的流程。
七、工程洽商（变更）、签证管理文件的份数要求：
1、工程洽商记录：
（1）发包人现场审批表：原件一式六份。保存单位如下：承包人二份（用于竣工结算文件编制），监理人一份，发包人项目部一份，发包人预结算（合约）部一份,区财评中心一份。走完审批流程后，由发包人预结算（合约）部送总工室、审计、纪检监察各一份复印件。
（2）发包人公司领导审批表：一式二份，其中原件一份，复印件一份。保存单位如下：发包人项目部复印件一份，发包人预结算（合约）部原件一份。
（3）工程洽商(变更)公司董(监)事会审批意见表：一式二份，其中原件一份，复印件一份。保存单位如下：发包人项目部复印件一份，发包人预结算（合约）部原件一份。
2、工程草签表：原件一式一份，由承包人保存。
3、正式签证单：原件一式六份，保存单位如下：承包人二份（用于竣工结算文件编制），监理人一份，发包人项目部一份，发包人预结算（合约）部一份,区财评中心一份。
4、工程变更通知单：本表一式六份，一份为原件留发包人预结算（合约）部，其中承包人执二份复印件，监理人、发包人项目部、区财评各执一份复印件。
工程洽商（变更）、签证管理文件在所有各方签字人员均签完字给出意见后，由承包人在3天内送到各方保存，如承包人未送或未按规定时间送，项目各方不予以再次签证，所造成的一切后果均由承包人承担。
八、其他要求：
1、工程洽商（变更）、签证管理文件的审核、审批工作顺序：
（1）洽商记录（现场审批表）：按承包人、监理人、设计人（如有）、发包人项目部、发包人总工室、发包人预结算（合约）部、区财评、区审计、区纪检监察的顺序进行工作上的审核、审批。
（2）草签表：按承包人、监理人、发包人项目部、发包人预结算（合约）部、区财评的顺序进行工作上的审核、审批。
（3）正式签证单：按承包人、监理人、发包人项目部、发包人预结算（合约）部、区财评的顺序进行工作上的审核、审批。
2、承包人只有按以上要求办理的工程洽商（变更）、签证管理文件，才能作为依据进入本工程竣工结算审计。
3、承包人未按以上要求进行工程洽商（变更）、签证的，由此造成的一切后果（如工期拖延、工程造价增加、结算不予认可等）均由承包人自行承担。
4、并非所有按以上要求办理的工程洽商（变更）、签证管理文件均能带来造价或费用或工期的增减，竣工结算审计的依据为本工程的合同文件。
5、 根据区财评要求，所有变更图纸和施工方案均必须由公司项目部和预结算（合约）部联合签名和盖章才能交由施工单位施工，否则结算时不予认定；
相关部门人员参加所形成的会议纪要，用来指导具体工作的开展，但不能代替洽商（变更）流程，所议定的事项仍须按规定程序和流程办理洽商和变更审批手续;
区审计和区纪检监察参与方案的讨论制订、会议纪要的会签和洽商（变更）审批记录的审签，计量签证时由承包人、监理人、发包人项目部、发包人预结算（合约）部、区财评五方共同确认。
6、如上级有关部门有新的文件精神，则相关流程按有关部门的文件相应调整，并由发包人预结算（合约）部根据文件精神制定具体的实施细则，经报批后，以书面的形式予以明确。
7、本要求中的不明之处，由发包人预结算（合约）部以书面形式负责解释。
（以下无正文）
